Inhaltsverzeichnis
- 1. Was ist die Betriebsausgaben-Pauschalierung?
- 2. Wer kann die 12%-Pauschalierung nutzen?
- 3. Wie funktioniert die Basispauschalierung?
- 4. Pauschalierung vs. Einzelnachweis: Rechenbeispiel
- 5. Welche Ausgaben sind trotzdem einzeln absetzbar?
- 6. Gaststätten- & Handelspauschalierung vs. Basispauschalierung
- 7. So beantragst du die Pauschalierung in der E1a
- 8. Kombinierbar mit dem Gewinnfreibetrag?
- 9. Wann wechseln / wann besser Einzelnachweis?
- 10. FAQ
1. Was ist die Betriebsausgaben-Pauschalierung?
Die Betriebsausgaben-Pauschalierung — auch Basispauschalierung genannt — ist eine steuerliche Vereinfachungsmöglichkeit nach §17 EStG (Einkommensteuergesetz). Sie erlaubt es Selbstständigen, anstatt jede einzelne Betriebsausgabe zu belegen und nachzuweisen, einen pauschalen Betrag von 12% der Betriebseinnahmen als Betriebsausgaben abzuziehen.
Der entscheidende Vorteil: Du brauchst für diese 12% keine einzige Rechnung, keinen Beleg, kein Kassabuch. Das Finanzamt akzeptiert den pauschalen Abzug, ohne dass du irgendwelche Ausgaben nachweisen musst. Das spart nicht nur Steuern, sondern vor allem auch Zeit und Bürokratieaufwand.
Die Basispauschalierung auf einen Blick
Die gesetzliche Grundlage ist §17 Abs. 1 EStG. Dort heißt es sinngemäß: Steuerpflichtige, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ermitteln und deren Umsätze im vorangegangenen Wirtschaftsjahr €220.000 nicht überstiegen haben, können ihre Betriebsausgaben mit einem Pauschbetrag von 12% der Betriebseinnahmen ansetzen.
Wichtig: Die Pauschalierung ersetzt nur die nicht einzeln nachgewiesenen Betriebsausgaben. Pflichtbeiträge zur SVS (Sozialversicherung der Selbstständigen) und andere gesetzlich vorgeschriebene Abgaben dürfen zusätzlich zum Pauschale abgezogen werden. Dazu mehr in Abschnitt 5.
2. Wer kann die 12%-Pauschalierung nutzen?
Die Basispauschalierung nach §17 EStG steht einer breiten Gruppe von Selbstständigen offen — aber nicht allen. Die wichtigsten Voraussetzungen im Überblick:
Wer die Pauschalierung nutzen KANN
- • Freiberufler (Ärzte, Anwälte, Berater, IT-Freelancer, Architekten …)
- • Neue Selbstständige (Trainer, Coaches, Künstler, Vortragende …)
- • Gewerbetreibende mit Umsatz unter €220.000
- • Einnahmen-Ausgaben-Rechner (keine Bilanzierungspflicht)
- • Kleinunternehmer (USt-befreit oder nicht)
- • EPU in der Gründungsphase
Wer die Pauschalierung NICHT nutzen kann
- • Buchführungspflichtige Unternehmen (Bilanzierung)
- • Unternehmen mit Jahresumsatz über €220.000
- • GmbHs, AGs und andere Körperschaften
- • Gaststätten- und Handelsbetriebe (eigene Pauschalierungsregeln)
- • Gesellschafter-Geschäftsführer mit mehr als 25% Beteiligung an Kapitalgesellschaft
- • Land- und Forstwirte (eigene Pauschalierung)
Die Umsatzgrenze von €220.000
Die Pauschalierung ist an eine Umsatzgrenze von €220.000 geknüpft. Maßgeblich ist der Umsatz des vorangegangenen Wirtschaftsjahres. Das heißt: Wenn du im Jahr 2025 mehr als €220.000 Umsatz hattest, darfst du für das Steuerjahr 2026 keine Pauschalierung anwenden — unabhängig davon, wie hoch dein 2026er Umsatz ist.
Für die allermeisten EPU und Freelancer in Österreich stellt diese Grenze kein Problem dar: Der Durchschnittsumsatz von EPU liegt deutlich darunter. Die Pauschalierung ist damit de facto für den Großteil der Selbstständigen zugänglich.
Gründer-Tipp: Im ersten Jahr der Selbstständigkeit gibt es keine Vorjahresumsätze — du kannst die Pauschalierung also von Anfang an nutzen. Das ist besonders praktisch, da du in der Gründungsphase oft noch kein ausgefeiltes Belegmanagement hast.
3. Wie funktioniert die Basispauschalierung?
Die Mechanik der Basispauschalierung ist denkbar einfach. Du berechnest 12% deiner gesamten Betriebseinnahmen (netto, ohne Umsatzsteuer) und setzt diesen Betrag als pauschale Betriebsausgaben an — ohne auch nur eine einzige Rechnung vorzeigen zu müssen.
Die Formel:
Der Deckel von €26.400
Das Pauschale ist mit €26.400 pro Jahr gedeckelt. Das entspricht einem Jahresumsatz von €220.000 (12% davon = €26.400). Da die Pauschalierung ohnehin nur bis zu einem Umsatz von €220.000 anwendbar ist, trifft der Deckel in der Praxis kaum jemanden — er greift genau dort, wo die Umsatzgrenze liegt.
Nettobasis oder Bruttobasis?
Die 12% werden auf die Nettoeinnahmen (ohne Umsatzsteuer) berechnet. Wenn du Kleinunternehmer bist und keine USt verrechnest, sind deine Einnahmen ohnehin netto. Wenn du USt-pflichtig bist, ziehst du die vereinnahmte Umsatzsteuer vorab ab — das verbleibende Netto ist die Bemessungsgrundlage für das Pauschale.
Ausnahme Kleinunternehmer: Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt (Umsatz unter €55.000/Jahr ab 2025) und keine Umsatzsteuer verrechnet, entsprechen deine Bruttoeinnahmen den Nettoeinnahmen. Du kannst das Pauschale direkt auf deine Gesamteinnahmen anwenden.
4. Pauschalierung vs. Einzelnachweis: Das Rechenbeispiel
Am konkreten Beispiel wird der Unterschied deutlich. Betrachten wir eine IT-Freelancerin mit €50.000 Jahresumsatz (netto). Ihre tatsächlichen Betriebsausgaben (Büromaterial, Software, Fortbildung, Fachliteratur) betragen €3.500. SVS-Beiträge: €5.200.
| Position | Einzelnachweis | 12%-Pauschalierung |
|---|---|---|
| Betriebseinnahmen (netto) | € 50.000 | € 50.000 |
| Betriebsausgaben | − € 3.500 (Einzelnachweis) | − € 6.000 (12% × €50.000) |
| SVS-Pflichtbeiträge | − € 5.200 | − € 5.200 |
| Steuerpflichtiger Gewinn | € 41.300 | € 38.800 |
| Differenz Gewinn | Pauschalierung spart €2.500 Gewinn | |
| Steuerersparnis (ca. 42% Grenzsteuersatz) | ≈ €1.050 weniger Einkommensteuer | |
In diesem Beispiel spart die IT-Freelancerin durch die Pauschalierung rund €1.050 Einkommensteuer, obwohl ihre tatsächlichen Ausgaben nur €3.500 betragen. Das Pauschale von €6.000 liegt €2.500 über ihren echten Kosten — und das ohne einen einzigen Beleg sammeln zu müssen.
Wann kippt das Verhältnis?
Sobald deine tatsächlichen Betriebsausgaben die 12%-Grenze übersteigen, ist der Einzelnachweis günstiger. Bei €50.000 Umsatz wäre das bei realen Ausgaben über €6.000. Wer also beispielsweise ein Büro mietet, regelmäßig Geschäftsreisen macht oder teure Ausrüstung anschafft, sollte den Einzelnachweis wählen.
| Jahresumsatz | Pauschale (12%) | Lohnt sich wenn echte Ausgaben… |
|---|---|---|
| € 20.000 | € 2.400 | unter €2.400 sind |
| € 40.000 | € 4.800 | unter €4.800 sind |
| € 60.000 | € 7.200 | unter €7.200 sind |
| € 100.000 | € 12.000 | unter €12.000 sind |
| € 220.000 | € 26.400 (max.) | unter €26.400 sind |
* Zusätzlich zu diesen Ausgaben sind SVS-Pflichtbeiträge immer separat absetzbar — in beiden Varianten.
5. Welche Ausgaben sind trotzdem einzeln absetzbar?
Das 12%-Pauschale ersetzt nur die typischen laufenden Betriebsausgaben. Bestimmte Ausgaben darfst du jedoch zusätzlich zum Pauschale einzeln abziehen. Das ist ein wesentlicher Vorteil der Pauschalierung — du bekommst das Pauschale obendrauf zu diesen speziellen Abzügen:
Pflichtbeiträge zur SVS (Sozialversicherung der Selbstständigen)
Die Pflichtbeiträge zur SVS (Kranken-, Pensions- und Unfallversicherung) sind immer in voller Höhe absetzbar — zusätzlich zum 12%-Pauschale. Das ist einer der größten Vorteile: SVS-Beiträge können mehrere tausend Euro pro Jahr betragen und mindern den steuerpflichtigen Gewinn erheblich.
Sozialaufwand für Dienstnehmer
Wenn du selbst Mitarbeiter beschäftigst und Dienstnehmer-Beiträge (Sozialversicherung, Lohnnebenkosten) abführst, kannst du diese separat abziehen. Das Pauschale deckt nicht den Sozialaufwand für dein Personal.
Investitionen & Abschreibungen (AfA)
Größere Anschaffungen (Computer, Maschinen, Fahrzeuge) werden über die Nutzungsdauer abgeschrieben (AfA — Absetzung für Abnutzung). Diese AfA-Beträge dürfen zusätzlich zum Pauschale abgesetzt werden. Allerdings: Kleinere Wirtschaftsgüter bis €1.000 (GWG — geringwertige Wirtschaftsgüter) kannst du sofort absetzen.
Hinweis: Freiwillige Versicherungen
Freiwillige Beiträge (z.B. Selbstständigen-Vorsorge, Berufsunfähigkeitsversicherung) sind grundsätzlich durch das Pauschale abgegolten und können nicht separat abgezogen werden — im Unterschied zu den gesetzlichen SVS-Pflichtbeiträgen. Im Zweifelsfall: Steuerberater fragen.
Beispiel: IT-Berater mit Investition
6. Gaststätten- & Handelspauschalierung vs. Basispauschalierung
§17 EStG kennt mehrere verschiedene Pauschalierungsformen. Die 12%-Basispauschalierung ist nur eine davon. Für bestimmte Branchen gibt es eigene, branchenspezifische Pauschalierungsverordnungen:
| Pauschalierungsart | Zielgruppe | Pauschalsatz | Besonderheit |
|---|---|---|---|
| Basispauschalierung | Freiberufler, neue Selbstständige, allg. Gewerbetreibende | 12 % | Umsatzgrenze €220.000; SVS separat absetzbar |
| Gaststättenpauschalierung | Gastgewerbe, Restaurants, Cafés | Verschiedene Sätze | Eigene VO; berücksichtigt Wareneinsatz |
| Handelspauschalierung | Händler (Einzelhandel, Großhandel) | Verschiedene Sätze | Eigene VO; Wareneinsatz zentral |
| Land- & Forstwirtschaft | Bauern, Forstwirte | Einheitswert-basiert | Eigene LuF-Pauschalierung; sehr komplex |
| Kleinunternehmer-Pauschalierung | Kleinunternehmer bis €40.000 Einnahmen | 45% / 20% | Alternativ zur Basispauschalierung; höherer Satz! |
Wichtiger Hinweis: Kleinunternehmer-Pauschalierung
Für Kleinunternehmer mit bis zu €40.000 Jahreseinnahmen gibt es seit 2020 eine besonders attraktive Alternative: Die Kleinunternehmer-Pauschalierungmit einem Pauschalsatz von 45% der Einnahmen (für Dienstleister) bzw. 20% (für Handel und Produktion). Das ist deutlich mehr als die 12% der Basispauschalierung!
Wer als Kleinunternehmer unter der €40.000-Grenze liegt, sollte unbedingt prüfen, ob die Kleinunternehmer-Pauschalierung nicht vorteilhafter ist. Bei einem Dienstleister mit €35.000 Einnahmen würde das Pauschale bei 45% ganze €15.750 betragen — gegenüber nur €4.200 bei der Basispauschalierung (12%).
Tipp: Kleinunternehmer sollten beide Pauschalierungsvarianten vergleichen. Die Kleinunternehmer-Pauschalierung (45% / 20%) ist oft deutlich günstiger als die Basispauschalierung (12%), hat aber die strengere Einkommensgrenze von €40.000.
7. So beantragst du die Pauschalierung in der Steuererklärung (FinanzOnline E1a)
Die Betriebsausgaben-Pauschalierung wird im Rahmen der jährlichen Einkommensteuererklärung beantragt. Für Selbstständige mit Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist das Formular E1a über FinanzOnline (finanzonline.bmf.gv.at) das zuständige Formular.
FinanzOnline aufrufen und E1a öffnen
Melde dich bei FinanzOnline an (finanzonline.bmf.gv.at). Wähle unter 'Eingaben' → 'Erklärungen' → 'Einkommensteuer'. Als Selbstständiger mit Einnahmen-Ausgaben-Rechnung verwendest du das Beilageformular E1a ('Einkünfte aus Gewerbebetrieb oder selbstständiger Arbeit mit Einnahmen-Ausgaben-Rechnung').
Betriebseinnahmen eintragen
Trage deine gesamten Betriebseinnahmen des Jahres (netto, ohne USt) in den entsprechenden Feldern ein. Bei Kleinunternehmern ohne USt-Pflicht entspricht das den Bruttoeinnahmen. Alle Einnahmequellen (Honorare, Provisionen, etc.) addieren.
Pauschalierung wählen
Im Abschnitt 'Betriebsausgaben' findest du die Option für die Pauschalierung nach §17 EStG. Aktiviere diese Option und trage den Pauschalbetrag (12% deiner Nettoeinnahmen, max. €26.400) in das entsprechende Feld ein. Das System berechnet in manchen FinanzOnline-Versionen den Betrag automatisch.
SVS-Beiträge separat eintragen
Trage deine SVS-Pflichtbeiträge (Sozialversicherung der Selbstständigen) in das dafür vorgesehene separate Feld ein. Diese Beiträge werden zusätzlich zum Pauschale abgezogen. Du findest den genauen Betrag auf deinen SVS-Vorschreibungen oder deiner SVS-Jahresabrechnung.
Ggf. AfA und Investitionen eintragen
Falls du im betreffenden Jahr größere Investitionen (Computer, Fahrzeug, etc.) getätigt hast, kannst du die Abschreibungen (AfA) ebenfalls zusätzlich eintragen. Für jedes Wirtschaftsgut: Anschaffungskosten geteilt durch Nutzungsdauer in Jahren = jährliche AfA.
Erklärung einreichen und Bescheid abwarten
Nach vollständiger Eingabe aller Daten kannst du die Erklärung elektronisch einreichen. Der Steuerbescheid wird in der Regel innerhalb weniger Wochen bis Monate ausgestellt. Bei Unklarheiten: Steuernummer und Kontakt des Finanzamts bereithalten.
Wichtig — Jahresweise Entscheidung: Du kannst jedes Jahr neu entscheiden, ob du die Pauschalierung oder den Einzelnachweis nutzt. Es gibt keine Bindungsfrist. Vergleiche am besten jedes Jahr beide Varianten, bevor du die Steuererklärung einreichst.
8. Kombinierbar mit dem Gewinnfreibetrag? Ja — und sehr effektiv!
Die Betriebsausgaben-Pauschalierung und der Gewinnfreibetrag (§10 EStG)sind vollständig kombinierbar — und diese Kombination ist eine der wirkungsvollsten Steueroptimierungsstrategien für österreichische EPU und Freiberufler.
Die Logik dahinter: Zuerst reduzierst du deinen Gewinn durch das 12%-Pauschale (und SVS-Abzug). Dann wendest du auf den bereits reduzierten Gewinn den Gewinnfreibetrag von 15% an (automatisch für Gewinne bis €36.000). Das ergibt eine doppelte Steuerentlastung.
Kombinations-Rechenbeispiel: Trainer mit €45.000 Einnahmen
Von €45.000 Einnahmen werden nur €28.305 versteuert — das sind 37% Steuerreduktion allein durch Pauschalierung + Grundfreibetrag (ohne echte Ausgaben!).
Die Kombination funktioniert besonders gut für Dienstleister und Freiberufler, die geringe echte Betriebsausgaben haben: Coaches, Trainer, IT-Berater, Therapeuten, Journalisten, Berater. Diese Gruppe profitiert am meisten, weil die pauschalen 12% oft höher sind als ihre tatsächlichen Ausgaben.
Mehr zum Gewinnfreibetrag: Detaillierte Infos zur 15%-Regelung, dem investitionsbedingten GFB und Wertpapieren für den GFB findest du in unserem Guide Gewinnfreibetrag 2026 Österreich.
9. Wann wechseln — wann ist der Einzelnachweis besser?
Die Entscheidung zwischen Pauschalierung und Einzelnachweis sollte jedes Jahr neu getroffen werden. Es gibt keine Bindungsfrist — du kannst jedes Jahr wechseln. Die wichtigsten Signale, dass ein Wechsel sinnvoll sein könnte:
Pauschalierung beibehalten wenn…
Deine echten Ausgaben unter 12% des Umsatzes liegen
Du hauptsächlich Dienstleistungen erbringst (kein Wareneinsatz)
Du keinen teuren Fuhrpark oder Büroräume hast
Du wenig Kapazität für Belegsammlung und Buchhaltung hast
Du im ersten Jahr selbstständig bist und noch keine Ausgabenstruktur siehst
Deine Tätigkeit kaum Materialkosten verursacht (Berater, Coach, Trainer)
Zum Einzelnachweis wechseln wenn…
Deine echten Betriebsausgaben über 12–15% des Umsatzes liegen
Du Büroräume mietest (Miete ist oft ein großer Posten)
Du ein betriebliches Fahrzeug nutzt (hohe Kfz-Kosten)
Du Mitarbeiter beschäftigst (Lohnkosten dominieren)
Du teures Equipment anschaffst (Maschinen, Instrumente)
Du intensive Reisetätigkeit hast (Tages- und Nächtigungsgelder)
Praktische Entscheidungshilfe
Am einfachsten geht das so: Summiere am Jahresende alle deine Betriebsausgaben-Belege (ohne SVS). Wenn dieser Betrag unter 12% deines Jahresumsatzes liegt, nimmst du die Pauschalierung. Wenn er darüber liegt, machst du Einzelnachweis.
Da du erst bei der Steuererklärung (oft bis Ende April des Folgejahres) die endgültige Entscheidung triffst, kannst du das tatsächliche Ergebnis des abgelaufenen Jahres zugrunde legen. Das ist ein großer Vorteil gegenüber anderen Ländern — du entscheidest mit vollständiger Information.
Tipp für die Praxis: Auch wenn du die Pauschalierung nutzt, empfehlen wir, die wichtigsten Belege aufzubewahren — nicht für die Steuererklärung, aber als Grundlage für die jährliche Entscheidung, ob du die Pauschalierung weiter nutzen solltest. Eine einfache Tabelle in einer App wie Rechnito reicht dafür völlig aus.
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Was ist die Betriebsausgaben-Pauschalierung in Österreich?▼
Wer kann die 12%-Basispauschalierung nutzen?▼
Wie hoch ist die Betriebsausgaben-Pauschalierung?▼
Kann ich die Pauschalierung mit dem Gewinnfreibetrag kombinieren?▼
Wie beantrage ich die Pauschalierung in der Steuererklärung?▼
Wann lohnt sich der Einzelnachweis mehr als die Pauschalierung?▼
Weiterführende Ratgeber
Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient zur allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Steuergesetze und -sätze können sich ändern. Bitte konsultiere für deine persönliche Situation einen österreichischen Steuerberater (WKO-Steuerberaterliste) oder das zuständige Finanzamt. Aktuelle Informationen findest du auf bmf.gv.at, wko.at und svs.at.