Betriebsausgaben richtig absetzen — Was EPU wissen müssen (2026)

Als Selbstständiger oder EPU in Österreich kannst du viele Ausgaben steuerlich geltend machen — von Bürokosten über das Auto bis zur Fortbildung. Doch welche Ausgaben sind tatsächlich absetzbar, wie hoch ist der abzugsfähige Anteil, und was verlangt das Finanzamt als Nachweis? Dieser Ratgeber gibt dir die vollständige Antwort — mit konkreten Beispielen, Tabellen und Tipps für die Praxis.

1. Was sind Betriebsausgaben laut §4 Abs. 4 EStG?

Das Einkommensteuergesetz definiert Betriebsausgaben in §4 Abs. 4 EStG wie folgt: "Betriebsausgaben sind die Aufwendungen oder Ausgaben, die durch den Betrieb veranlasst sind." Damit ist das entscheidende Kriterium der betriebliche Veranlassungszusammenhang: Eine Ausgabe muss objektiv mit dem Betrieb zusammenhängen und subjektiv auf betriebliche Gründe zurückzuführen sein.

Auf der anderen Seite schließt §20 Abs. 1 EStG ausdrücklich aus, was nicht abzugsfähig ist: Aufwendungen für die private Lebensführung, auch wenn sie mittelbar dem Beruf förderlich sind. Das ist die zentrale Trennlinie zwischen absetzbaren Betriebsausgaben und nicht abzugsfähigen Privatausgaben.

Betriebsausgaben mindern den steuerlichen Gewinn. Je höher deine legitimen Betriebsausgaben, desto niedriger ist dein zu versteuerndes Einkommen — und damit deine Einkommensteuer (ESt) sowie indirekt deine SVS-Beiträge.

2. Vollständige Betriebsausgaben-Liste mit Abzugsfähigkeit

Die folgende Tabelle gibt dir einen Überblick über die wichtigsten Betriebsausgaben-Kategorien für EPU und Selbstständige in Österreich — inklusive des abzugsfähigen Anteils und der Besonderheiten:

3. Bürokosten — Miete, Einrichtung, Homeoffice

Büromiete und alle damit zusammenhängenden Kosten für externe Büros oder Coworking-Spaces sind zu 100% als Betriebsausgabe absetzbar, sofern der Mietvertrag auf das Unternehmen läuft. Dasselbe gilt für Reinigung, Betriebskosten und Einrichtungsgegenstände, die ausschließlich betrieblich genutzt werden.

Homeoffice — Arbeitszimmer absetzen

Ein häusliches Arbeitszimmer kannst du anteilig als Betriebsausgabe geltend machen, wenn es sich um einen abgeschlossenen Raum handelt, der überwiegend (mehr als 50%) für betriebliche Zwecke genutzt wird. Entscheidend ist der Flächenanteil:

4. Handy & Telefon

Handy- und Telefonkosten sind für die meisten Selbstständigen gemischte Ausgaben — betrieblich und privat. Der betriebliche Anteil wird durch eine glaubwürdige Schätzung ermittelt. Das Finanzamt akzeptiert keine genaue Minutenaufzeichnung; wichtig ist die Plausibilität zur ausgeübten Tätigkeit.

5. Computer & Software

Laptops, Computer, Tablets und Peripheriegeräte sind als Betriebsausgaben absetzbar — bei gemischter Nutzung anteilig. Bei Anschaffungskosten über €1.000 netto ist eine Abschreibung über die Nutzungsdauer (AfA) erforderlich. Für Computer gilt eine typische AfA-Dauer von 3 Jahren.

Software und SaaS-Abonnements (z.B. Rechnungsprogramme, Adobe Creative Suite, Microsoft 365, Projektmanagement-Tools) sind als laufende Betriebsausgabe sofort und vollständig absetzbar — keine AfA, da laufende Kosten.

6. Auto — Kilometergeld & Fahrtenbuch

Das Auto ist für viele Selbstständige eine der größten Betriebsausgaben-Positionen. In Österreich gibt es zwei Methoden: die Kilometergeld-Pauschale oder das Fahrtenbuch mit tatsächlichen Kosten.

Methode 1: Kilometergeld (einfacher)

Du rechnest die betrieblich gefahrenen Kilometer mit dem amtlichen Kilometersatz ab — unabhängig von den tatsächlichen Fahrzeugkosten:

Methode 2: Fahrtenbuch mit tatsächlichen Kosten

Das Fahrtenbuch weist jede betriebliche Fahrt nach. Du setzt den betrieblichen Anteil der tatsächlichen Kfz-Gesamtkosten ab (AfA, Sprit, Versicherung, Service, Reparaturen). Das lohnt sich bei teuren Fahrzeugen mit hohem betrieblichem Anteil.

7. Reisekosten — Diäten & Nächtigungsgeld

Reisen aus betrieblichem Anlass (Kundenbesuche, Messen, Kongresse) berechtigen zu Reisekostenersatz. Selbstständige können in Österreich folgende Pauschalbeträge ansetzen — ohne Einzelnachweise:

8. Bewirtungskosten — Die 50%-Regel

Geschäftsessen, Bewirtungen von Kunden oder Geschäftspartnern sind in Österreich zu 50% als Betriebsausgabe absetzbar— aber nur unter bestimmten Voraussetzungen.

Voraussetzungen für die 50%-Abzugsfähigkeit

• Die Bewirtung muss betrieblich veranlasst sein (nicht privat)
• Es muss ein Werbezweck oder eine Geschäftsanbahnung glaubhaft gemacht werden
• Der Beleg muss Name des Bewirteten und Anlass vermerken (Rückseite des Kassenbons)
• Keine Vorsteuer abzugsfähig — das ist gesetzlich ausgeschlossen

9. Fortbildung & Fachliteratur

Kosten für berufliche Weiterbildung sind in Österreich vollständig als Betriebsausgaben abzugsfähig, wenn ein ausreichender Zusammenhang mit der ausgeübten Tätigkeit besteht. Das gilt für:

• Seminare, Kurse, Workshops (Präsenz und online)
• Kongresse und Fachtagungen (inkl. Reisekosten)
• Online-Kurse und E-Learning-Abos
• Fachliteratur und Fachzeitschriften
• Coachings mit beruflichem Bezug
• Berufsverbandsmitgliedschaften

Nicht absetzbar als Betriebsausgabe (wohl aber als Sonderausgabe oder Werbungskosten): Umschulungskosten für einen vollständig anderen Beruf, allgemeine Persönlichkeitsentwicklung ohne konkreten Berufsbezug.

10. Versicherungen

Versicherungen, die das betriebliche Risiko abdecken, sind als Betriebsausgaben absetzbar. Private Versicherungen hingegen nicht.

11. Werbung & Marketing

Ausgaben für Werbung und Marketing zur Gewinnung von Kunden oder zur Bekanntmachung des Unternehmens sind vollständig als Betriebsausgaben absetzbar. Das umfasst:

• Google Ads, Meta Ads, LinkedIn-Werbung
• Website-Kosten (Hosting, Domain, Webdesign, CMS-Abos wie WordPress)
• Visitenkarten, Flyer, Broschüren
• Werbegeschenke bis €40 netto pro Empfänger und Jahr (darüber: Betriebsausgabe, aber Aufmerksamkeitswert prüfen)
• PR und Pressearbeit, Social-Media-Management
• Logo und Corporate Design (Designkosten)

12. Privatanteil korrekt ausscheiden

Bei gemischt genutzten Wirtschaftsgütern — Handy, Laptop, Auto, Homeoffice — muss der Privatanteil ausgeschieden werden. Nur der betriebliche Anteil ist als Betriebsausgabe absetzbar. Dies ist gesetzlich in §20 Abs. 1 Z 2 EStG verankert.

Wie du den Privatanteil korrekt berechnest und welche Pauschalregelungen für Kfz, PC und Handy gelten, erklärt unser ausführlicher Guide:

13. Belege aufbewahren — Die 7-Jahres-Regel

Alle Belege für Betriebsausgaben müssen in Österreich 7 Jahre lang aufbewahrt werden — das ist in §132 BAO geregelt. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Ein Beleg aus März 2026 muss also bis Ende 2033 aufbewahrt werden.

Mehr zur Aufbewahrungspflicht und zur rechtssicheren digitalen Archivierung:

14. Basispauschalierung — 6% und 12%

Wer keine Lust hat, alle Betriebsausgaben einzeln zu erfassen, kann die Basispauschalierung nutzen. Dabei wird eine Pauschale auf die Einnahmen angewendet, die alle Betriebsausgaben abgilt — ohne Einzelnachweise:

Bei der Basispauschalierung kannst du zusätzlich noch SVS-Pflichtbeiträge und Sozialversicherungsbeiträge als Betriebsausgabe ansetzen — die Pauschale deckt diese nicht ab. Auch Lohnkosten für Dienstnehmer sind zusätzlich absetzbar.

Basispauschalierung: Wann lohnt sie sich?

Die Pauschalierung ist vorteilhaft, wenn deine tatsächlichen Betriebsausgaben (ohne SVS) unter 12% der Einnahmen liegen. Das ist typisch für:

• Berater und Coaches mit geringen Sachkosten
• IT-Freelancer, die hauptsächlich Wissen verkaufen
• Selbstständige, die ein Fahrzeug per Kilometergeld abrechnen (Kilometergeld zusätzlich zur Pauschale absetzbar)

15. Häufige Fragen (FAQ)