Aufbewahrungspflicht für Belege in Österreich: Der Ratgeber 2026
7 Jahre aufbewahren — aber was genau, und ab wann? Welche Belege darf ich wegwerfen, welche muss ich behalten? Und was passiert, wenn das Finanzamt kommt und Unterlagen fehlen? Dieser Guide gibt dir klare Antworten für deinen Alltag als EPU oder Kleinunternehmer in Österreich.
1. Rechtliche Grundlage: §132 BAO
Die Aufbewahrungspflicht für Bücher, Aufzeichnungen und Belege ist in Österreich in der Bundesabgabenordnung (BAO) geregelt, konkret in §132 BAO:
§132 BAO (sinngemäß): Bücher und Aufzeichnungen sowie die dazugehörigen Belege sind sieben Jahre aufzubewahren. Bei Liegenschaften beträgt die Frist zwölf Jahre. Die Unterlagen müssen auf Verlangen der Abgabenbehörde vorgelegt werden können.
Daneben gibt es weitere relevante Rechtsgrundlagen:
- UGB §212 (Unternehmensgesetzbuch): Für buchführungspflichtige Unternehmen gilt ebenfalls eine 7-Jahres-Frist
- UStG §11: Für Rechnungen, die den Vorsteuerabzug begründen
- Sondergesetze: In bestimmten Branchen (Bau, Lebensmittel, Medizin) können längere Aufbewahrungsfristen gelten ⚠️ NICHT VERIFIZIERT: Bitte branchenspezifisch prüfen.
2. Aufbewahrungsfristen im Überblick
In der Praxis gibt es in Österreich vor allem zwei relevante Fristen:
| Frist | Gilt für | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| 7 Jahre | Bücher, Aufzeichnungen, Belege (allgemein) | §132 BAO, §212 UGB |
| 12 Jahre | Unterlagen mit Liegenschaftsbezug (Kauf, Miete, Grundstücksgeschäfte) | §132 BAO |
| Länger (variabel) | Haftungsunterlagen, offene Rechtsstreitigkeiten, branchenspezifisch | Je nach Einzelfall ⚠️ NICHT VERIFIZIERT |
💡 Faustformel
Im Zweifel: 7 Jahre aufbewahren. Wenn Immobilien oder Grundstücke involviert sind: 12 Jahre. Wenn du unsicher bist, ob ein Sonderfall vorliegt — deinen Steuerberater fragen.
3. Welche Belege müssen aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungspflicht ist weit gefasst. Grob gilt: Alles, was für die Buchhaltung oder Steuerermittlung relevant ist.
📄 Einnahmen-Belege
- Ausgestellte Rechnungen (Originalbelege oder Kopien)
- Kassabons und Quittungen
- Zahlungsnachweise / Kontoauszüge
- Auftragsbestätigungen und Verträge
- Lieferscheine (soweit vorhanden)
📄 Ausgaben-Belege
- Eingangsrechnungen von Lieferanten
- Kassenbons für Betriebsausgaben
- Tankbelege, Reisekostenbelege
- Mietverträge für Geschäftsräume
- Leasingverträge
- Zahlungsbelege für Betriebskosten
📄 Buchhaltungsunterlagen
- Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A-Rechnung)
- Jahresabschlüsse
- Steuererklärungen und Steuerbescheide
- Kontoauszüge (Geschäftskonto)
- Gehaltsabrechnungen (wenn Mitarbeiter)
📄 Korrespondenz mit steuerlicher Relevanz
- E-Mails mit Auftragsbestätigung oder Preisvereinbarung
- Korrespondenz mit Finanzamt und SVS
- Angebote und Kostenvoranschläge (wenn Grundlage für Rechnung)
⚠️ Was nicht aufbewahrt werden muss
Privatbelege ohne Bezug zur betrieblichen Tätigkeit müssen nicht steuerlich aufbewahrt werden. Wenn du aber gemischte Nutzung hast (z.B. Privatanteil beim Auto), sind die Belege trotzdem relevant. Im Zweifel: behalten.
4. Wann beginnt die Frist zu laufen?
Die 7-Jahres-Frist beginnt nicht ab dem Tag der Ausstellung des Belegs, sondern mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Beispielrechnungen:
Wichtig: Die Frist kann sich verlängern, wenn das Finanzamt eine Betriebsprüfung ankündigt oder ein Rechtsmittelverfahren läuft. In diesem Fall müssen die betroffenen Unterlagen bis zum Abschluss des Verfahrens aufbewahrt werden — auch wenn die Grundfrist bereits abgelaufen wäre.
5. Digitale Archivierung: Rechtliche Anforderungen
Die digitale Belegarchivierung ist in Österreich grundsätzlich anerkannt. Du musst nicht jede Papierrechnung im Ordner lagern. Das Finanzministerium hat jedoch klare Anforderungen:
Unveränderlichkeit
Gespeicherte Belege dürfen nachträglich nicht verändert oder gelöscht werden. Ein einfaches Word-Dokument erfüllt diese Anforderung nicht — PDF/A oder revisionssichere Archivsysteme schon.
Vollständigkeit
Das digitale Abbild muss den Beleg vollständig und identisch wiedergeben. Qualität muss ausreichen, um alle relevanten Informationen lesbar zu machen.
Jederzeitige Lesbarkeit
Die Belege müssen über die gesamten 7 Jahre (oder 12 Jahre) abrufbar und lesbar bleiben. Achte auf Formatstabilität (kein proprietäres Format das in 7 Jahren nicht mehr geöffnet werden kann).
Systematische Ordnung
Belege müssen auffindbar sein. Eine klare Ordnerstruktur oder ein Belegverwaltungssystem ist notwendig, damit du auf Anfrage des Finanzamts schnell liefern kannst.
Dokumentation des Prozesses
Es empfiehlt sich, den Archivierungsprozess schriftlich zu dokumentieren (wann gescannt, welches System genutzt). ⚠️ NICHT VERIFIZIERT: Formale Anforderungen an die Prozessdokumentation beim Steuerberater prüfen.
6. Papierbelege einscannen und vernichten?
Die gute Nachricht: In Österreich ist es grundsätzlich möglich, Papierbelege einzuscannen und das Original zu vernichten — wenn die Qualität des Scans ausreichend ist und der digitale Beleg unveränderlich gespeichert wird.
⚠️ Wichtige Ausnahmen — diese Belege NICHT vernichten:
- Urkunden, die rechtlich nur im Original gültig sind (z.B. notariell beglaubigte Verträge)
- Dokumente, bei denen das Original für Beweiszwecke erforderlich ist
- Belege mit steuerlicher Zusatzwirkung (z.B. Quittungen mit echtem Stempel der Behörde)
⚠️ NICHT VERIFIZIERT: Im Einzelfall mit Steuerberater klären, ob ein Beleg zwingend im Original aufbewahrt werden muss.
✅ So scannst du Belege rechtssicher
- Beleg vollständig und lesbar einscannen (min. 300 dpi, als PDF/A speichern)
- Datei sinnvoll benennen (Datum-Lieferant-Betrag, z.B. 2026-03-09_Lieferant-A_149EUR.pdf)
- In revisionssicheres System oder zumindest unveränderlichen Cloud-Speicher ablegen
- Backup anlegen (lokale + Cloud-Kopie)
- Original bei Bedarf vernichten
7. Was passiert bei Verstößen?
Fehlende oder unvollständige Unterlagen können bei einer Betriebsprüfung zu ernsthaften Problemen führen:
❌ Schätzung durch das Finanzamt
Fehlen Unterlagen, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Schätzungen fallen in der Regel zu Ungunsten des Steuerpflichtigen aus — höhere angenommene Einnahmen, niedrigere Betriebsausgaben.
❌ Finanzordnungswidrigkeiten
Verletzungen von Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten können als Finanzordnungswidrigkeit geahndet werden. Das kann zu Geldstrafen führen. ⚠️ NICHT VERIFIZIERT: Konkrete Strafrahmen beim Steuerberater oder Finanzstrafrecht nachschlagen.
⚠️ Verlust des Vorsteuerabzugs
Wenn Eingangsrechnungen fehlen, die den Vorsteuerabzug begründen, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug versagen. Du musst dann die Umsatzsteuer nachzahlen, ohne Gegenbuchung.
Das Risiko einer Betriebsprüfung steigt mit der Dauer der Selbstständigkeit. Besonders im ersten Jahr, wenn das Finanzamt noch wenig über dich weiß, ist eine saubere Belegorganisation besonders wichtig.
8. Praxis-Tipps für EPU
Mit diesen Gewohnheiten hältst du deine Belegarchivierung dauerhaft im Griff — ohne großen Aufwand:
Sofort-Scan-Gewohnheit
Beleg erhalten → sofort einscannen oder fotografieren (App auf dem Handy nutzen). Nicht stapeln lassen.
Klare Ordnerstruktur
Ordner nach Jahr und Monat, getrennt für Einnahmen und Ausgaben. Z.B.: 2026/Ausgaben/03-März/
Monatliche Buchung
Einmal im Monat alle Belege buchen — nicht alles auf einmal am Jahresende. Fehler fallen sofort auf.
Cloud-Backup
Alle gescannten Belege in der Cloud speichern (Google Drive, iCloud etc.). Lokale Festplatte kann kaputtgehen.
Steuerberater als Check
Lass einmal jährlich prüfen, ob deine Archivierung den Anforderungen entspricht. Kostet wenig, schützt vor Schätzungen.
Rechnungssoftware nutzen
Ausgestellte Rechnungen in einer Software wie Rechnito sind automatisch archiviert, nummeriert und jederzeit abrufbar.
9. Tools für die Belegarchivierung
Du brauchst kein teures Enterprise-System. Für die meisten EPU reichen einfache, günstige Lösungen:
📲 Scan-Apps fürs Handy
- Adobe Scan: Kostenlos, gute Qualität, direkt zu PDF
- Microsoft Lens: Gut für Dokumente, direkt in OneDrive
- iOS/Android Kamera: Einfache Fotos reichen für viele Belege
☁️ Cloud-Speicher für Belege
- Google Drive: 15 GB kostenlos, gute Ordnerstruktur
- iCloud: Für Apple-Nutzer nahtlos integriert
- Dropbox: Robust, gut für Teams
⚡ Rechnito: Ausgestellte Rechnungen automatisch archiviert
Alle Rechnungen, die du mit Rechnito erstellst, sind automatisch in deinem Konto gespeichert — mit fortlaufender Nummerierung, Datum und Kundenzuordnung. Das erfüllt die Aufbewahrungspflicht für deine ausgestellten Rechnungen ohne jeden Zusatzaufwand. Für Eingangsbelege brauchst du noch ein ergänzendes System.
Weiterführende Guides
10. FAQ
Wie lange müssen Belege in Österreich aufbewahrt werden?
Die allgemeine Frist beträgt 7 Jahre gemäß §132 BAO. Für Unterlagen mit Liegenschaftsbezug gilt eine Frist von 12 Jahren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.
Darf ich Belege nur digital aufbewahren?
Ja, die digitale Archivierung ist in Österreich grundsätzlich zulässig. Die Belege müssen unveränderlich, vollständig und jederzeit lesbar gespeichert sein. Ausnahmen gibt es für Urkunden, die im Original erhalten bleiben müssen.
Was passiert, wenn ich Belege nicht aufbewahre?
Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt fehlende Unterlagen durch Schätzungen ersetzen — oft zu deinen Ungunsten. Zusätzlich drohen Finanzordnungswidrigkeiten. Der Vorsteuerabzug aus fehlenden Eingangsrechnungen kann versagt werden.
Ab wann beginnt die Aufbewahrungsfrist zu laufen?
Die 7-Jahres-Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Ein Beleg aus März 2024 muss also bis Ende 2031 aufbewahrt werden.
Müssen Kassenbons auch aufbewahrt werden?
Ja, wenn sie betriebliche Ausgaben belegen. Das gilt auch für Tankbelege, Supermarktbons für Betriebsausgaben etc. Problematisch bei Kassenbons: Die Thermotinte verblasst nach einigen Jahren. Daher empfehlen sich sofortige Scans als sicherere Kopie.
Müssen auch Angebote und E-Mails aufbewahrt werden?
Angebote und E-Mails, die Grundlage für eine Rechnung oder einen Vertrag sind, können aufbewahrungspflichtig sein. Im Zweifelsfall gilt: Je mehr dokumentiert ist, desto besser bist du bei einer Betriebsprüfung abgesichert.
Ausgestellte Rechnungen automatisch aufbewahrt
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