Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Der komplette Guide für Österreich
Die E/A-Rechnung ist die einfachste Form der Gewinnermittlung — und für die meisten Selbstständigen in Österreich völlig ausreichend. Hier erfährst du, wie sie funktioniert, wer sie nutzen darf und wie du typische Fehler vermeidest.
1. Was ist eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (kurz: E/A-Rechnung oder EAR) ist die einfachste Form der Gewinnermittlung nach §4 Abs. 3 EStG. Das Prinzip ist simpel:
Einnahmen − Ausgaben = Gewinn (oder Verlust)
Du erfasst nur, was tatsächlich auf dein Konto fließt (Einnahmen) und was du tatsächlich bezahlst (Ausgaben). Keine Forderungen, keine Verbindlichkeiten, keine Abgrenzungen — es zählt nur der tatsächliche Geldfluss.
💡 Gut zu wissen: In Deutschland heißt das Äquivalent "Einnahmenüberschussrechnung" (EÜR). Das Prinzip ist fast identisch, die steuerlichen Details unterscheiden sich aber.
2. Wer darf die E/A-Rechnung nutzen?
Nicht jeder darf die einfache E/A-Rechnung machen. In Österreich gilt:
⚠️ Achtung: Die Grenze liegt bei € 700.000 Umsatz (nicht Gewinn!). Wenn du diese Grenze in zwei aufeinanderfolgenden Jahren überschreitest, musst du ab dem Folgejahr bilanzieren.
3. Das Zufluss-Abfluss-Prinzip
Das Herzstück der E/A-Rechnung ist das Zufluss-Abfluss-Prinzip: Es zählt nur, wann Geld tatsächlich fließt.
📥 Zufluss (Einnahme)
Der Moment, in dem das Geld auf deinem Konto eingeht oder du Bargeld erhältst.
Beispiel: Du stellst am 15. Jänner eine Rechnung. Der Kunde zahlt am 10. Februar. → Die Einnahme zählt im Februar!
📤 Abfluss (Ausgabe)
Der Moment, in dem du tatsächlich bezahlst — Überweisung, Kartenzahlung, Bargeld.
Beispiel: Du kaufst am 20. Dezember Büromaterial. Du zahlst am 5. Jänner. → Die Ausgabe zählt im Jänner!
💡 Steuer-Trick: Durch das Zufluss-Abfluss-Prinzip kannst du deinen Gewinn beeinflussen: Ausgaben noch im alten Jahr zahlen (Gewinn senken) oder Rechnungen erst im neuen Jahr stellen (Einnahmen verschieben). Aber Achtung: Das muss wirtschaftlich sinnvoll sein!
4. Aufbau: So sieht eine E/A-Rechnung aus
Du brauchst keine komplizierte Software. Im einfachsten Fall reicht eine Tabelle mit diesen Spalten:
| Datum | Beleg-Nr. | Beschreibung | Einnahme | Ausgabe |
|---|---|---|---|---|
| 03.01. | E-001 | Honorar Webdesign Firma A | € 2.400,00 | |
| 05.01. | A-001 | Adobe Creative Cloud | € 59,99 | |
| 12.01. | A-002 | Büromaterial | € 45,00 | |
| 20.01. | E-002 | Beratung Firma B | € 800,00 | |
| Summe Jänner | € 3.200,00 | € 104,99 | ||
| = Gewinn Jänner | € 3.095,01 | |||
Am Jahresende addierst du alle Monate zusammen → das ist dein Jahresgewinn (oder -verlust), der in die Steuererklärung kommt.
5. Praxis-Beispiel: Ein Jahr als Freelance-Designer
Lisa, 28, Grafikdesignerin in Wien (Kleinunternehmerin)
📥 Einnahmen 2025
- Webdesign-Aufträge: € 28.000
- Logo-Design: € 6.500
- Workshops: € 3.200
- Gesamt: € 37.700
📤 Ausgaben 2025
- Software (Adobe, Figma): € 1.200
- Laptop (AfA 3 Jahre): € 500
- Coworking Space: € 2.400
- Fortbildung: € 800
- Telefon/Internet: € 600
- Reisekosten: € 400
- Büromaterial: € 300
- Gesamt: € 6.200
Gewinn 2025: € 37.700 − € 6.200 = € 31.500
Davon gehen dann Einkommensteuer + Sozialversicherung (SVS) ab.
6. E/A-Rechnung vs. doppelte Buchführung
| E/A-Rechnung | Doppelte Buchführung | |
|---|---|---|
| Komplexität | ⭐ Einfach | ⭐⭐⭐ Komplex |
| Prinzip | Zufluss-Abfluss | Soll und Haben |
| Forderungen | Nicht erfasst | Erfasst |
| Bilanz nötig? | ❌ Nein | ✅ Ja |
| Steuerberater nötig? | Optional | Empfohlen |
| Für wen? | EPU, Freiberufler, KMU | GmbH, AG, große Unternehmen |
| Gewinn-Steuerung | Einfach (Zahlungszeitpunkt) | Eingeschränkt |
7. Die 5 häufigsten Fehler
In Österreich gilt eine Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren. Ohne Beleg keine Betriebsausgabe!
Ein eigenes Geschäftskonto ist nicht Pflicht, aber DRINGEND empfohlen. Sonst verlierst du den Überblick.
Anschaffungen über € 1.000 (netto) musst du über die Nutzungsdauer abschreiben (AfA). Ein Laptop für € 1.500 ist KEINE Ausgabe in einem Jahr!
Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist: Die USt die du ans Finanzamt zahlst, ist eine Ausgabe. Die USt die du vom Finanzamt zurückbekommst (Vorsteuer), ist eine Einnahme.
Die E/A-Rechnung muss zum 31.12. abgeschlossen werden. Offene Posten, die erst im neuen Jahr bezahlt werden, gehören ins neue Jahr!
8. Steuer-Tipps für E/A-Rechner
🎯 GWG nutzen (geringwertige Wirtschaftsgüter)
Anschaffungen bis € 1.000 (netto) kannst du sofort als Ausgabe absetzen — kein Abschreiben über Jahre nötig. Ideal für Laptop, Monitor, Büromöbel.
🏠 Arbeitszimmer absetzen
Wenn du ein eigenes Arbeitszimmer hast (ausschließlich beruflich genutzt), kannst du den anteiligen Mietzins, Strom, Heizung, Internet absetzen.
📱 Telefon & Internet
Geschäftliche Nutzung anteilig absetzbar. Führe eine Aufstellung über den geschäftlichen Anteil (z.B. 60% geschäftlich = 60% absetzbar).
📅 Gewinnverschiebung zum Jahresende
Dank Zufluss-Abfluss-Prinzip: Rechnungen erst im neuen Jahr stellen oder Ausgaben noch im alten Jahr bezahlen. So steuerst du deinen Gewinn legal.
💰 Gewinnfreibetrag
Bis € 33.000 Gewinn bekommst du automatisch 15% Gewinnfreibetrag (Grundfreibetrag). Darüber brauchst du begünstigte Wertpapiere.
9. Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?▼
Die einfachste Form der Gewinnermittlung: Einnahmen minus Ausgaben = Gewinn. Es zählt nur der tatsächliche Geldfluss (Zufluss-Abfluss-Prinzip).
Wer darf die E/A-Rechnung machen?▼
Einzelunternehmer und Freiberufler unter € 700.000 Jahresumsatz. Freiberufler sogar ohne Umsatzgrenze. GmbH und AG müssen immer bilanzieren.
Muss ich als Kleinunternehmer eine E/A-Rechnung machen?▼
Ja! Auch Kleinunternehmer müssen Einnahmen und Ausgaben aufzeichnen. Du bist nur von der USt befreit, nicht von der Aufzeichnungspflicht.
Wie lange muss ich Belege aufheben?▼
7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres. Also ein Beleg von Dezember 2025 muss bis Ende 2032 aufbewahrt werden.
Brauche ich einen Steuerberater?▼
Für eine einfache E/A-Rechnung nicht zwingend. Aber ab ca. € 30.000+ Gewinn lohnt sich ein Steuerberater meistens — die Ersparnis ist oft höher als das Honorar.
E/A-Rechnung automatisch erstellen
Rechnito erfasst deine Einnahmen automatisch bei jeder Rechnung. Der Steuerhelfer zeigt dir Umsatz, Gewinn und Steuerschätzung in Echtzeit — damit du nie wieder überrascht wirst.
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