Finanzamt Registrierung als EPU: So geht's richtig
Gewerbe angemeldet — und jetzt? Die steuerliche Erfassung beim Finanzamt ist ein eigenständiger Schritt, der oft vergessen wird. Hier erfährst du, wie du dich als EPU oder Kleinunternehmer beim Finanzamt registrierst, was du ausfüllen musst und welche Entscheidungen du dabei triffst.
1. Warum musst du dich beim Finanzamt registrieren?
In Österreich sind alle Personen, die selbstständige Einkünfte erzielen, verpflichtet, sich beim zuständigen Finanzamt steuerlich zu erfassen. Das gilt sowohl für Gewerbetreibende als auch für Freiberufler, die kein Gewerbe angemeldet haben (z.B. Ärzte, Rechtsanwälte, Künstler).
Die Gewerbeanmeldung bei der Bezirksbehörde und die steuerliche Erfassung beim Finanzamt sind zwei getrennte Vorgänge. Die Behörden tauschen zwar Daten aus, aber du bist selbst dafür verantwortlich, dass du beim Finanzamt registriert bist — und das zeitnah.
Wichtig: Gemäß österreichischer Abgabenordnung (BAO) musst du das Finanzamt innerhalb eines Monats über die Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit informieren. Versäumst du das, kann das Finanzamt von sich aus tätig werden. ⚠️ NICHT VERIFIZIERT: Bitte die genaue Frist beim Finanzamt oder Steuerberater bestätigen.
2. Wann muss die Registrierung erfolgen?
Die steuerliche Registrierung sollte zeitnah nach Beginn der selbstständigen Tätigkeit erfolgen. In der Praxis bedeutet das:
- Nach der Gewerbeanmeldung: so bald wie möglich, spätestens bevor du deine erste Rechnung stellst
- Auch wenn du (noch) kein Gewerbe hast, aber bereits selbstständige Einnahmen erzielst
- Beim Überschreiten der Kleinunternehmergrenze: unverzüglich
Das Finanzamt erfährt in der Regel früher oder später von deiner Tätigkeit — sei es durch die Meldung der WKO, durch Zahlungsmeldungen von Kunden oder bei der Jahressteuererklärung. Es ist immer besser, proaktiv zu handeln.
3. Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
Das zentrale Dokument für die Erstregistrierung ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (Verf 24). Darin gibst du an, wie deine Tätigkeit aussieht, welche Einkünfte du erwartest und welche Steuerform du wählst.
Was wird im Fragebogen abgefragt?
- Persönliche Daten & Kontaktangaben
- Art der Tätigkeit und Beginn der selbstständigen Einkünfte
- Voraussichtliche Umsätze und Einkünfte im ersten Jahr
- Option auf Regelbesteuerung (Umsatzsteuer) oder Kleinunternehmerregelung
- Betriebsstättenadresse
- Bankverbindung für Rückzahlungen des Finanzamts
- Angaben zu etwaigen Vorsteuerbeträgen
Wo bekomme ich den Fragebogen?
- Online: Auf bmf.gv.at als PDF zum Download (Formular Verf 24)
- Direkt beim Finanzamt: Persönlich abholen oder per Post zuschicken lassen
- FinanzOnline: Teils auch digital einreichbar über das Online-Portal
💡 Praxis-Tipp: Schätz realistisch
Du wirst nach deinen voraussichtlichen Einnahmen im ersten Jahr gefragt. Diese Schätzung beeinflusst, ob und wie hoch Vorauszahlungen festgesetzt werden. Sei ehrlich und realistisch — zu hohe Schätzungen führen zu unnötig hohen Vorauszahlungen, die du dann zurückfordern musst.
4. FinanzOnline: Dein digitales Finanzamt
FinanzOnline ist das kostenlose E-Government-Portal des österreichischen Finanzministeriums. Nach der Registrierung läuft praktisch alles über diese Plattform. Es lohnt sich, sich so früh wie möglich anzumelden.
Was du über FinanzOnline erledigst
- ✦ Jahressteuererklärung einreichen
- ✦ Umsatzsteuervoranmeldung (UVA)
- ✦ Steuerbescheide einsehen
- ✦ Kommunikation mit dem Finanzamt
- ✦ Zahlungsreferenzen & Buchungsabfragen
- ✦ Fristverlängerungen beantragen
Wie du dich registrierst
- Option 1: Online-Registrierung auf finanzonline.bmf.gv.at (mit ID Austria / Handy-Signatur)
- Option 2: Persönlich beim Finanzamt mit Lichtbildausweis
- Option 3: Per Post (dauert länger)
Nach Registrierung bei FinanzOnline ist die elektronische Zustellung aktiviert. Das bedeutet: Bescheide und amtliche Post kommen nicht mehr per Brief, sondern ins FinanzOnline-Postfach. Richte dir daher Benachrichtigungen per E-Mail ein, damit du keine Fristen versäumst.
5. Steuernummer vs. UID-Nummer
Viele Neugründer verwechseln Steuernummer und UID-Nummer. Dabei handelt es sich um zwei verschiedene Identifikationsnummern mit unterschiedlichem Zweck.
| Merkmal | Steuernummer | UID-Nummer |
|---|---|---|
| Vergabe durch | Zuständiges Finanzamt | Finanzamt (auf Antrag) |
| Format | XX-XXX/XXXX | ATU + 8 Ziffern |
| Zweck | Interne Steueridentifikation | EU-Geschäfte, Umsatzsteuer |
| Pflicht auf Rechnung | Nein (nur interne Nutzung) | Ja, wenn umsatzsteuerpflichtig oder EU-Geschäfte |
| Wann beantragen? | Bei der Erstregistrierung | Bei Überschreiten der KU-Grenze oder EU-Handel |
💡 UID-Nummer als Kleinunternehmer
Als Kleinunternehmer (unter der Umsatzgrenze) musst du keine UID-Nummer auf Rechnungen angeben. Sobald du aber Dienstleistungen in andere EU-Länder erbringst oder Waren aus dem EU-Ausland beziehst, brauchst du eine UID-Nummer — auch unterhalb der Kleinunternehmergrenze. Die UID-Nummer ist kostenlos und wird über FinanzOnline beantragt.
6. Kleinunternehmerregelung: Ja oder Nein?
Eine der wichtigsten Entscheidungen bei der Finanzamt-Registrierung ist die Frage: Kleinunternehmerregelung oder nicht? Diese Entscheidung hat direkte Auswirkungen auf deine Rechnungen und Pflichten.
✅ Kleinunternehmerregelung
Geeignet wenn du:
- Überwiegend Privatpersonen (B2C) als Kunden hast
- Geringe Betriebsausgaben hast
- Unter der Umsatzgrenze bleibst (aktuell prüfen auf bmf.gv.at)
- Buchhaltung einfach halten willst
Vorteil: Keine USt auf Rechnungen, keine UVA-Pflicht, weniger Administrationsaufwand.
📊 Regelbesteuerung (USt-pflichtig)
Geeignet wenn du:
- Hauptsächlich B2B-Kunden hast (Vorsteuerabzug beim Kunden)
- Hohe Betriebsausgaben mit USt hast (Vorsteuerabzug nutzen)
- Schnell über die KU-Grenze kommen wirst
- EU-Geschäfte planst
Nachteil: UVA-Pflicht (monatlich oder vierteljährlich), mehr Buchhaltungsaufwand.
Für Details zur Umsatzgrenze und was bei einem Überschreiten passiert, lies unseren Guide: Umsatzgrenze überschritten — was nun?
7. Umsatzsteuervoranmeldung & Fristen
Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist (also nicht unter Kleinunternehmerregelung fällst), musst du regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) einreichen und die Umsatzsteuer abführen.
Voranmeldungszeitraum
Der Voranmeldungszeitraum (ob monatlich oder vierteljährlich) richtet sich nach deinem Vorjahresumsatz. Für Neugründer gilt in der Regel der Kalendermonat als Voranmeldungszeitraum im ersten Jahr. ⚠️ NICHT VERIFIZIERT: Aktuelle Grenzen beim Finanzamt oder auf bmf.gv.at prüfen.
Frist für die UVA
Die UVA muss bis zum 15. des übernächsten Monats nach Ende des Voranmeldungszeitraums eingereicht und die Steuer abgeführt sein. Beispiel: UVA für Jänner ist bis 15. März fällig. ⚠️ NICHT VERIFIZIERT: Bitte aktuelle Fristen auf finanzonline.bmf.gv.at prüfen.
Jährliche Steuererklärung
Zusätzlich zur UVA musst du jährlich eine Einkommensteuererklärung (E1 / E1a) und bei USt-Pflicht eine Umsatzsteuerjahreserklärung (U1) einreichen. Die Frist ist in der Regel der 30. April des Folgejahres (papiermäßig) oder 30. Juni bei elektronischer Einreichung via FinanzOnline. ⚠️ NICHT VERIFIZIERT.
8. Laufende Steuerpflichten als EPU
Nach der Registrierung laufen die steuerlichen Pflichten. Hier ein Überblick über alles, was als EPU auf dich zukommt:
Einkommensteuererklärung (jährlich)
Als Selbstständiger bist du verpflichtet, eine Steuererklärung einzureichen, sobald dein Einkommen über dem Grundfreibetrag liegt.
Umsatzsteuervoranmeldung (monatlich / vierteljährlich)
Gilt nur wenn du nicht unter Kleinunternehmerregelung fällst.
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Als EPU ohne doppelte Buchhaltungspflicht reicht die E/A-Rechnung. Du erfasst alle Einnahmen und Ausgaben geordnet.
Einkommensteuervorauszahlungen
Das Finanzamt setzt Vorauszahlungen fest, wenn du Einkommensteuer schuldest. Diese werden vierteljährlich fällig.
SVS-Beiträge
Laufende Sozialversicherungsbeiträge an die SVS, basierend auf dem tatsächlichen Einkommen.
Belegaufbewahrung
Alle Belege und Buchhaltungsunterlagen müssen 7 Jahre aufbewahrt werden.
💡 Steuerberater: Wann lohnt er sich?
Im ersten Jahr lohnt sich ein Steuerberater fast immer. Er hilft dir bei der Erstregistrierung, der optimalen Wahl der Steuerform, den ersten Steuererklärungen und möglichen Förderungen. Die Kosten sind als Betriebsausgabe absetzbar. Viele WKO-Fachgruppen bieten auch Kooperationen mit Steuerberatern zu günstigen Konditionen an.
Weiterführende Guides
9. FAQ
Wie lange dauert es, bis ich meine Steuernummer bekomme?
Nach Einreichung des Fragebogens erhältst du die Steuernummer in der Regel innerhalb weniger Wochen per Post. Bei elektronischer Einreichung über FinanzOnline geht es oft etwas schneller.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine UID-Nummer?
Grundsätzlich nicht, wenn du ausschließlich im Inland tätig bist. Sobald du aber Leistungen in andere EU-Länder erbringst oder EU-Waren einkaufst, brauchst du eine UID-Nummer — auch unter der Kleinunternehmergrenze.
Was ist FinanzOnline und muss ich es nutzen?
FinanzOnline ist das offizielle Online-Portal des österreichischen Finanzministeriums. Für Unternehmer ist die elektronische Übermittlung von Steuererklärungen in der Regel verpflichtend (ab bestimmten Umsatzgrenzen). ⚠️ NICHT VERIFIZIERT: Bitte aktuelle Verpflichtungsgrenzen bei Steuerberater oder bmf.gv.at prüfen.
Kann ich die Kleinunternehmerregelung später wechseln?
Ja. Du kannst auf Antrag auf die Regelbesteuerung optieren. Umgekehrt ist ein Wechsel zurück zur Kleinunternehmerregelung erst nach einer Bindungsfrist möglich. Lass dich hierzu von einem Steuerberater beraten.
Was passiert, wenn ich die Registrierung vergesse?
Das Finanzamt kann durch Meldungen der WKO oder anderer Behörden von deiner Tätigkeit erfahren und dann von sich aus eine Steuernummer vergeben. Eine freiwillige, zeitnahe Registrierung ist immer besser als eine erzwungene nachträgliche Erfassung.
Bereit für deine erste Rechnung?
Nach der Finanzamt-Registrierung geht es los. Mit Rechnito erstellst du sofort rechtskonforme Rechnungen mit Steuernummer, UID-Nummer und allen Pflichtangaben — automatisch und fehlerfrei.
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