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Wiederkehrende Rechnung Österreich: Automatisieren, Rechtliches & Tipps für EPU

Hast du Kunden, die du regelmäßig — monatlich oder vierteljährlich — gleich abrechnest? Dann kostet dich das jedes Mal wertvolle Zeit. Wiederkehrende Rechnungen, automatisch erstellt und versendet, sparen EPU und Freelancern in Österreich Stunden pro Monat. Hier erfährst du, wie das rechtssicher funktioniert.

Zuletzt aktualisiert: April 2026 · Lesedauer: ca. 7 Minuten

Inhaltsverzeichnis

  1. 1. Was ist eine wiederkehrende Rechnung?
  2. 2. Wann macht sie Sinn?
  3. 3. Dauerrechnung nach österreichischem Recht
  4. 4. Pflichtangaben & was enthalten sein muss
  5. 5. Wie du wiederkehrende Rechnungen automatisierst
  6. 6. Praxisbeispiele aus der EPU-Praxis
  7. 7. Tipps & häufige Fehler
  8. 8. FAQ

1. Was ist eine wiederkehrende Rechnung?

Eine wiederkehrende Rechnung (auch: Abonnement-Rechnung, Dauerrechnung oder Wiederholungsrechnung) ist eine Rechnung, die für die gleiche Leistung in regelmäßigen Abständen ausgestellt wird — etwa monatlich, vierteljährlich oder jährlich.

Statt jedes Mal von Null anzufangen, wird die Rechnung automatisch generiert: gleicher Empfänger, gleiche Leistungsbeschreibung, gleicher Betrag — nur der Abrechnungszeitraum ändert sich.

🔄

Regelmäßig

Monatlich, quartalsweise, jährlich — du bestimmst das Intervall

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Automatisch

Einmal einrichten, Rechnungen werden automatisch erstellt und versendet

✅

Rechtssicher

Mit allen Pflichtangaben nach § 11 UStG Österreich

2. Wann sind wiederkehrende Rechnungen sinnvoll?

Wiederkehrende Rechnungen eignen sich für alle Geschäftsmodelle mit regelmäßigen, vorhersehbaren Leistungen. Typische Anwendungsfälle in der EPU-Praxis:

IT & Webentwicklung

Monatliche Wartungsverträge, Hosting, Support-Retainer, SLA-Verträge

Beratung & Coaching

Monatliche Coaching-Programme, Business-Coaching, HR-Retainer

Marketing & SEO

Monatliche SEO-Betreuung, Social Media Management, Content-Abos

Design & Kreativ

Monatliche Design-Retainer, Brand-Management, Newsletter-Erstellung

Buchhaltung & Steuer

Monatliche Buchhaltungsleistungen, Lohnverrechnung

Übersetzungen & Lektorat

Monatliche Sprachdienstleistungen für Unternehmen

Faustregel: Wenn du mehr als 3 Mal im Jahr die gleiche Rechnung an den gleichen Kunden schreibst, lohnt sich die Automatisierung. Bei 10 Kunden mit monatlicher Abrechnung sparst du damit bis zu 2 Stunden pro Monat.

3. Dauerrechnung nach österreichischem Recht — was gilt?

Das österreichische UStG erlaubt es, für Dauerleistungen eine sogenannte Dauerrechnung auszustellen. Das bedeutet: Du stellst einmal eine Rechnung aus, die für einen bestimmten Zeitraum gilt — z.B. "monatliche Betreuungsleistung für 2026". Der Kunde braucht dann keine neue Rechnung für jeden Monat.

Voraussetzung für eine gültige Dauerrechnung:

  • Der Leistungszeitraum ist klar definiert (z.B. "01.01.2026 – 31.12.2026")
  • Der Leistungsinhalt ist hinreichend beschrieben
  • Der periodisch fällige Betrag ist klar ersichtlich
  • Alle Pflichtangaben nach § 11 UStG sind enthalten

Dauerrechnung vs. monatliche Einzelrechnungen — Was ist besser?

KriteriumDauerrechnungMonatliche Einzelrechnungen
Aufwand für RechnungsstellerMinimal (einmalig)Mittel (jeden Monat)
Übersichtlichkeit für KundenGeringer (ein Dokument für alles)Hoch (jede Periode klar)
Eignung bei variablen BeträgenSchlechtGut
Eignung bei fixen BeträgenSehr gutGut
USt-Fälligkeit (Rechnungsdatum)Einmalig bei AusstellungMonatlich
Automatisierung möglichJa (als Vorlage)Ja (vollständig automatisch)

Empfehlung der Praxis: Die meisten EPU wählen monatliche automatische Einzelrechnungen, weil das für den Kunden einfacher nachvollziehbar ist. Mit einem guten Rechnungsprogramm ist der Aufwand praktisch null.

4. Pflichtangaben einer wiederkehrenden Rechnung in Österreich

Jede wiederkehrende Rechnung muss dieselben Pflichtangaben enthalten wie jede andere Rechnung nach § 11 UStG. Zusätzlich sollte bei wiederkehrenden Rechnungen immer der Leistungszeitraum klar erkennbar sein:

✅Name & Adresse Rechnungssteller
✅Name & Adresse Empfänger
✅UID-Nummer (falls vorh.)
✅Fortlaufende Rechnungsnummer
✅Rechnungsdatum
✅Leistungszeitraum (z.B. April 2026)
✅Leistungsbeschreibung
✅Nettobetrag
✅USt-Satz und -Betrag
✅Bruttobetrag (Gesamtbetrag)
💡Zahlungsziel / Fälligkeitsdatum (empfohlen)
💡Bankverbindung / IBAN (empfohlen)

Wichtig für den Vorsteuerabzug des Kunden: Der Leistungszeitraum muss klar auf der Rechnung stehen — z.B. "Leistungszeitraum: April 2026" oder "Betreuungsmonat: 04/2026". Ohne klar erkennbaren Leistungszeitraum kann der Kunde die Vorsteuer möglicherweise nicht abziehen.

5. Wie du wiederkehrende Rechnungen automatisierst

Das manuelle Erstellen der gleichen Rechnung jeden Monat ist ineffizient und fehleranfällig. Mit einem guten Rechnungsprogramm richtest du wiederkehrende Rechnungen einmal ein und vergisst sie — das Programm erstellt und versendet automatisch.

1

Neue wiederkehrende Rechnung anlegen

Erstelle eine neue Rechnung wie gewohnt. Füge Empfänger, Leistungsbeschreibung und Betrag hinzu.

2

Wiederholungsintervall wählen

Wähle das Intervall: monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich. Lege das Startdatum fest.

3

Automatischen Versand aktivieren

Aktiviere den automatischen E-Mail-Versand an den Kunden. Optional: Erinnerung für dich selbst.

4

Fertig — läuft automatisch

Rechnito erstellt und versendet die Rechnung automatisch zum Fälligkeitsdatum — jeden Monat, ohne dein Zutun.

Wiederkehrende Rechnungen in Rechnito

Rechnito bietet eine eingebaute Funktion für wiederkehrende Rechnungen. Einmal einrichten — monatlich automatisch versenden. Kostenlos testen, keine Kreditkarte erforderlich.

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6. Praxisbeispiele: So nutzen EPU wiederkehrende Rechnungen

Beispiel 1: Webentwickler mit Wartungsvertrag

Thomas, Webentwickler (EPU), betreut 8 Websites seiner Kunden monatlich (Backups, Updates, Monitoring). Er rechnet jeden Kunden mit €150 + 20 % USt. = €180 brutto monatlich ab.

Vorher: Früher: 8 × manuelle Rechnung pro Monat = ~45 Minuten Arbeit
Nachher: Heute: 8 wiederkehrende Rechnungen eingerichtet. Rechnito versendet am 1. jedes Monats. Thomas braucht 0 Minuten.

💡 45 Min/Monat × 12 = 9 Stunden/Jahr gespart

Beispiel 2: Business Coach mit Coaching-Retainer

Sandra, Business Coach, bietet monatliche Coaching-Pakete (4 Sessions/Monat, €800 + USt.) an. Ihre 6 Retainer-Kunden zahlen monatlich.

Vorher: Früher: 6 Rechnungen am Monatsanfang manuell erstellen und per E-Mail senden
Nachher: Heute: 6 automatische Rechnungen werden am 28. jeden Monat versendet, damit Kunden rechtzeitig überweisen

💡 Monatliche Routine eliminiert. Sandra konzentriert sich auf Coaching, nicht Verwaltung.

Beispiel 3: SEO-Agentur mit Quartalsabrechnung

Max, SEO-Berater, rechnet manche Kunden quartalsweise ab (€600/Quartal). Die wiederkehrende Rechnung wird automatisch vierteljährlich erstellt.

Vorher: Früher: Erinnerung in Kalender, manuelle Erstellung alle 3 Monate
Nachher: Heute: Automatischer Versand am 1. Jänner, April, Juli, Oktober

💡 Kein Vergessen mehr. Keine verpassten Rechnungen. Stabiler Cashflow.

7. Tipps & häufige Fehler bei wiederkehrenden Rechnungen

💡 Tipps

Schreibe den Leistungszeitraum immer klar auf die Rechnung — der Kunde braucht das für seinen Vorsteuerabzug.

Stelle die wiederkehrende Rechnung ein paar Tage vor Fälligkeit zu, damit Kunden rechtzeitig überweisen.

Nutze eine separate Rechnungsnummernreihe für wiederkehrende Rechnungen (z.B. ABO-2026-001) für bessere Übersicht.

Prüfe quartalsweise, ob Preise noch stimmen — Preiserhöhungen musst du ankündigen, dann die Vorlage anpassen.

Sende bei neuen Kunden erst eine manuelle Rechnung mit kurzem Erklärungstext — dann auf automatisch umstellen.

⚠️ Häufige Fehler

Kein Leistungszeitraum auf der Rechnung → Vorsteuerabzug des Kunden gefährdet.

Rechnungsnummern nicht fortlaufend → Lücken können bei Prüfung auffallen.

Preiserhöhung ohne Ankündigung → Kundenärger oder Storno.

Vergessene Kündigung: automatische Rechnungen auch nach Vertragsende senden → Rückforderungsrisiko.

Kein Zahlungsabgleich: wiederkehrende Rechnungen generieren, aber nicht prüfen ob gezahlt wurde → offene Forderungen unbewusst.

8. Häufige Fragen zu wiederkehrenden Rechnungen

Was ist eine wiederkehrende Rechnung (Dauerrechnung)?▼
Eine wiederkehrende Rechnung (auch Dauerrechnung oder Abonnement-Rechnung) ist eine Rechnung, die regelmäßig — monatlich, vierteljährlich oder jährlich — für die gleiche Leistung oder das gleiche Produkt ausgestellt wird. Statt jedes Mal manuell eine neue Rechnung zu erstellen, wird die Rechnung automatisch wiederholt. In Österreich ist sie besonders bei Dienstleistern, Beratern, IT-Unternehmen und Agenturen verbreitet.
Was ist eine Dauerrechnung nach österreichischem Steuerrecht?▼
Das österreichische Umsatzsteuergesetz (§ 11 UStG) erlaubt sogenannte Sammelrechnungen oder Dauerrechnungen. Eine Dauerrechnung ist eine einmalig ausgestellte Rechnung für wiederkehrende Leistungen, die für einen bestimmten Zeitraum gilt — ohne dass für jede Periode eine neue Rechnung ausgestellt werden muss. Voraussetzung: Alle Pflichtangaben nach § 11 UStG müssen enthalten sein, inklusive Abrechnungszeitraum.
Brauche ich jeden Monat eine neue Rechnung wenn ich monatlich verrechne?▼
Nein, nicht zwingend. Wenn du eine Dauerrechnung ausstellst, die einen Dauerzeitraum abdeckt (z.B. 'monatliche Beratung, Betrag: €X, gültig ab 01.01.2026'), muss der Empfänger für jede Periode keine neue Rechnung anfordern. Allerdings verwenden viele EPU trotzdem monatliche Einzelrechnungen, weil das für den Kunden einfacher nachvollziehbar ist und die Buchhaltung übersichtlicher bleibt. Für die Vorsteuerabzugsberechtigung des Kunden ist eine klare Zuordnung zum Leistungszeitraum entscheidend.
Was muss eine wiederkehrende Rechnung in Österreich enthalten?▼
Eine wiederkehrende Rechnung muss dieselben Pflichtangaben wie jede andere Rechnung enthalten: Name und Adresse von Rechnungssteller und Empfänger, UID-Nummern (falls zutreffend), Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum (z.B. 'April 2026'), Nettobetrag, USt-Satz und USt-Betrag, Bruttobetrag. Besonders wichtig: der Leistungszeitraum muss klar erkennbar sein.
Wie automatisiere ich wiederkehrende Rechnungen als EPU?▼
Die einfachste Methode ist ein Rechnungsprogramm mit Funktion für wiederkehrende Rechnungen (z.B. Rechnito). Du richtest die Rechnung einmal ein — mit Betrag, Leistung, Empfänger und Intervall — und das Programm erstellt die Rechnung automatisch zum gewählten Datum und versendet sie per E-Mail an den Kunden. So sparst du jedes Monat die Zeit für manuelle Rechnungserstellung.

Weiterführende Ratgeber

→ Rechnung schreiben: Anleitung für Österreich→ Pflichtangaben auf österreichischen Rechnungen→ Rechnungsnummern richtig vergeben→ Mahnung schreiben Guide→ Rechnung als EPU stellen→ Umsatzsteuer in Österreich

Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient zur allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Bitte konsultiere für deine individuelle Situation einen österreichischen Steuerberater. Aktuelle gesetzliche Regelungen findest du auf ris.bka.gv.at und bmf.gv.at.