Rechnung schreiben in Deutschland: Schritt-für-Schritt Anleitung für Kleinunternehmer
Eine korrekte Rechnung spart Zeit, Geld und Rückfragen vom Finanzamt. In dieser Anleitung bekommst du eine klare Schritt- für-Schritt-Checkliste, die gesetzlichen Mindestangaben für Kleinunternehmerrechnungen nach §34a UStDV und ein Beispiel, das du sofort anpassen kannst.
🇩🇪 Dieser Guide gilt für Deutschland — Mindestangaben für Kleinunternehmerrechnungen nach §34a UStDV und die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG. Du schreibst Rechnungen in Österreich? Dann lies unseren Guide für Österreich →
1. Grundlagen: Wann brauchst du eine Rechnung?
Als Kleinunternehmer solltest du grundsätzlich immer dann eine Rechnung schreiben, wenn du eine Leistung gegen Entgelt erbringst. Gegenüber Unternehmen (B2B) und in bestimmten Privatkundenfällen bestehen gesetzliche Rechnungspflichten; in den übrigen Fällen ist eine Rechnung aus Beweis- und Buchhaltungsgründen sinnvoll. Eine saubere Rechnung schützt dich vor Rückfragen und erleichtert die Buchhaltung.
Dieser Guide bezieht sich auf die Rechtslage in Deutschland — insbesondere die Mindestangaben für Kleinunternehmerrechnungen nach §34a UStDV und die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG. Für reguläre Rechnungen gelten die weitergehenden Angaben nach §14 UStG. Schreibst du Rechnungen in Österreich, findest du die passenden Angaben in unserem Österreich-Guide.
2. Die Mindestangaben nach §34a UStDV im Überblick
Seit 2025 legt §34a UStDV fest, welche Mindestangaben eine Rechnung über nach §19 UStG steuerfreie Umsätze — also eine Kleinunternehmerrechnung — enthalten muss. Diese Liste ist bewusst schlanker als die Pflichtangaben nach §14 UStG, die für reguläre (umsatzsteuerpflichtige) Rechnungen gelten.
✅ Mindestangaben der Kleinunternehmerrechnung (§34a UStDV):
- Vollständiger Name und Anschrift von leistendem Unternehmer und Leistungsempfänger
- Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer des Leistenden
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
- Entgelt in einer Summe sowie ein Hinweis auf die Steuerbefreiung als Kleinunternehmer
- Ggf. die Angabe „Gutschrift“, wenn die Rechnung vom Leistungsempfänger oder einem Dritten erstellt wird
Beachte: Eine fortlaufende Rechnungsnummer und das Leistungsdatum gehören bei einer Kleinunternehmerrechnung nach §34a UStDV nicht zur gesetzlichen Mindestliste. Für eine saubere Buchhaltung und die eindeutige Zuordnung sind beide Angaben trotzdem sinnvoll. Bei regulären, umsatzsteuerpflichtigen Rechnungen gelten dagegen die weitergehenden Pflichtangaben nach §14 UStG (u.a. Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt, Steuersatz und Steuerbetrag).
3. Schritt-für-Schritt Anleitung für deine Rechnung
Kundendaten prüfen
Name und Anschrift müssen vollständig sein. Bei Firmen: Rechtsform ergänzen (z.B. GmbH, e.K.).
Eigene Daten eintragen
Verwende stets dieselbe Schreibweise für deinen Namen und deine Adresse. Das wirkt professionell und vermeidet Fehler.
Rechnungsnummer vergeben (empfohlen)
Für eine Kleinunternehmerrechnung nach §34a UStDV ist eine fortlaufende Nummer keine Pflicht, für die Buchhaltung aber klar empfehlenswert. Nutze ein System wie 2026-001, 2026-002 usw. Bei regulären Rechnungen ist sie nach §14 UStG Pflicht.
Leistung beschreiben
Beschreibe die Leistung verständlich und konkret. „Design Website“ ist zu vage. Besser: „Konzeption und Design Landingpage, Januar 2026“.
Leistungsdatum angeben (empfohlen)
Bei einer Kleinunternehmerrechnung nach §34a UStDV gehört das Leistungsdatum nicht zur Mindestliste, für die saubere Zuordnung ist es aber sinnvoll. Wenn Leistung und Rechnungsdatum gleich sind, kannst du das explizit erwähnen. Bei regulären Rechnungen ist der Leistungszeitpunkt nach §14 UStG Pflicht.
Beträge klar ausweisen
Als Kleinunternehmer gibst du in der Regel nur den Gesamtbetrag an (kein USt-Ausweis). Achte auf klare, runde Beträge und eine saubere Auflistung.
Zahlungsbedingungen setzen
Definiere Zahlungsziel, Bankverbindung und ggf. Skonto. Eine klare Frist reduziert Rückfragen und Zahlungsverzug.
4. Kleinunternehmer-Hinweis richtig formulieren
Als Kleinunternehmer darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen musst du einen Hinweis auf die Steuerbefreiung aufnehmen. Ein gebräuchlicher Satz lautet:
„Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Wichtig ist: Fehlt dieser Hinweis, ist die Rechnung unvollständig und korrekturbedürftig — allein dadurch entsteht aber keine Umsatzsteuerschuld. Der Kleinunternehmerstatus nach §19 UStG gilt, solange du die gesetzlichen Umsatzgrenzen nicht überschreitest.
5. Häufige Fehler und wie du sie vermeidest
Unvollständige Adressen
Name plus Stadt reicht nicht. Immer Straße, Hausnummer und Postleitzahl angeben.
Leistungsdatum weglassen
Bei regulären Rechnungen ist das Leistungsdatum nach §14 UStG Pflicht; bei Kleinunternehmerrechnungen nach §34a UStDV ist es zwar nicht vorgeschrieben, aber empfehlenswert. Notfalls: „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“.
Doppelte Rechnungsnummern
Jede Nummer darf nur einmal vergeben werden. Nutze ein System oder ein Tool mit automatischer Nummerierung.
USt-Ausweis trotz Befreiung
Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen. Ein falscher Ausweis kann zu Nachzahlungen führen.
6. Beispiel-Rechnung (Muster)
Nutze dieses vereinfachte Muster als Orientierung. Passe Daten, Leistungen und Beträge an deinen Fall an.
Rechnung Nr. 2026-014 Ausstellungsdatum: 09.02.2026 Leistungsdatum: 05.02.2026 Max Muster, Musterstraße 1, 10115 Berlin Steuernummer: 12/345/6789 Kunde: Schmidt Consulting GmbH Beispielweg 7 10115 Berlin Leistung: Konzeption und Design Landingpage, Januar 2026 Betrag: 1.200,00 € Hinweis: Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. Zahlungsziel: 14 Tage Bankverbindung: DE89 3704 0044 0532 0130 00
7. Checkliste vor dem Versand
Bevor du eine Rechnung abschickst, lohnt sich ein kurzer Qualitätscheck. Damit vermeidest du Korrekturen und beschleunigst den Zahlungseingang.
- Stimmen Namen und vollständige Adressen beider Seiten?
- Ist deine Steuernummer bzw. USt-IdNr. angegeben?
- Sind Menge/Art der Leistung und das Entgelt klar?
- Ist der Kleinunternehmer-Hinweis (§19 UStG) enthalten?
- Empfohlen: Rechnungsnummer und Leistungsdatum vergeben (bei regulären Rechnungen §14-Pflicht)?
- Sind Zahlungsziel und Bankdaten klar ersichtlich?
Gerade bei wiederkehrenden Kunden lohnt es sich, eine Vorlage zu nutzen. So sparst du Zeit und reduzierst Fehler auf ein Minimum.
8. FAQ
Muss ich eine Rechnung schreiben?
Gegenüber Unternehmen (B2B) und in bestimmten Privatkundenfällen bestehen gesetzliche Rechnungspflichten. In den übrigen Fällen ist eine Rechnung aus Beweis- und Buchhaltungsgründen sinnvoll — im Zweifel ist sie immer die sichere Wahl.
Darf ich Rechnungen per E-Mail schicken?
Ja. Elektronische Rechnungen sind zulässig. Achte aber darauf, dass der Empfänger das Format akzeptiert und die Rechnung vollständig ist.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
In Deutschland gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Rechnungen (§14b UStG). Bewahre Rechnungen ordentlich und unverändert auf, am besten digital und mit Backup.
Kann ich eine Rechnung korrigieren?
Ja. Üblich ist eine Stornorechnung mit Verweis auf die Originalrechnung und anschließend eine korrigierte Rechnung.
Was ist mit Kleinbetragsrechnungen?
Für sehr kleine Beträge gelten vereinfachte Regeln. Trotzdem sollten Name, Datum, Leistung und Betrag klar erkennbar sein.
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