Rechnung schreiben als Kleinunternehmer: Schritt-für-Schritt Anleitung
Eine korrekte Rechnung spart Zeit, Geld und Rückfragen vom Finanzamt. In dieser Anleitung bekommst du eine klare Schritt- für-Schritt-Checkliste, alle Pflichtangaben nach §14 UStG und ein Beispiel, das du sofort anpassen kannst.
1. Grundlagen: Wann brauchst du eine Rechnung?
Als Kleinunternehmer solltest du grundsätzlich immer dann eine Rechnung schreiben, wenn du eine Leistung gegen Entgelt erbringst. Im B2B-Bereich ist eine Rechnung Pflicht, im B2C-Bereich oft nur auf Wunsch des Kunden. Eine saubere Rechnung schützt dich vor Rückfragen und erleichtert die Buchhaltung.
Für Österreich gelten vergleichbare Grundsätze, auch wenn die Gesetzesstellen anders heißen. Dieser Guide fokussiert auf §14 UStG (DE), ist aber inhaltlich auch für AT hilfreich.
2. Die Pflichtangaben nach §14 UStG im Überblick
Eine Rechnung ist nur dann korrekt, wenn alle Pflichtangaben enthalten sind. Fehlt eine Angabe, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug beim Empfänger verweigern — und das führt fast immer zu Rückfragen.
✅ Pflichtangaben:
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungserbringers
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der Lieferung oder Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
- Entgelt (Nettobetrag)
- Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag
- Gesamtbetrag (Bruttobetrag)
Für Kleinunternehmer fallen Punkt 9 und der Umsatzsteuerbetrag weg, dafür ist der Kleinunternehmer-Hinweis Pflicht.
3. Schritt-für-Schritt Anleitung für deine Rechnung
Kundendaten prüfen
Name und Anschrift müssen vollständig sein. Bei Firmen: Rechtsform ergänzen (z.B. GmbH, e.U.).
Eigene Daten eintragen
Verwende stets dieselbe Schreibweise für deinen Namen und deine Adresse. Das wirkt professionell und vermeidet Fehler.
Fortlaufende Nummer vergeben
Jede Rechnung braucht eine eindeutige Nummer. Nutze ein klares System wie 2026-001, 2026-002 usw.
Leistung beschreiben
Beschreibe die Leistung verständlich und konkret. „Design Website“ ist zu vage. Besser: „Konzeption und Design Landingpage, Januar 2026“.
Leistungsdatum angeben
Der Leistungszeitpunkt ist Pflicht. Wenn Leistung und Rechnungsdatum gleich sind, kannst du das explizit erwähnen.
Beträge klar ausweisen
Als Kleinunternehmer gibst du in der Regel nur den Gesamtbetrag an (kein USt-Ausweis). Achte auf klare, runde Beträge und eine saubere Auflistung.
Zahlungsbedingungen setzen
Definiere Zahlungsziel, Bankverbindung und ggf. Skonto. Eine klare Frist reduziert Rückfragen und Zahlungsverzug.
4. Kleinunternehmer-Hinweis richtig formulieren
Als Kleinunternehmer darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen musst du einen Hinweis auf die Steuerbefreiung aufnehmen. Ein gebräuchlicher Satz lautet:
„Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
In Österreich wird der Hinweis entsprechend auf §6 Abs. 1 Z 27 UStG bezogen. Wichtig ist: Ohne Hinweis kann das Finanzamt eine Steuerpflicht unterstellen.
5. Häufige Fehler und wie du sie vermeidest
Unvollständige Adressen
Name plus Stadt reicht nicht. Immer Straße, Hausnummer und Postleitzahl angeben.
Fehlendes Leistungsdatum
Das Leistungsdatum ist Pflicht. Notfalls: „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“.
Doppelte Rechnungsnummern
Jede Nummer darf nur einmal vergeben werden. Nutze ein System oder ein Tool mit automatischer Nummerierung.
USt-Ausweis trotz Befreiung
Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen. Ein falscher Ausweis kann zu Nachzahlungen führen.
6. Beispiel-Rechnung (Muster)
Nutze dieses vereinfachte Muster als Orientierung. Passe Daten, Leistungen und Beträge an deinen Fall an.
Rechnung Nr. 2026-014 Ausstellungsdatum: 09.02.2026 Leistungsdatum: 05.02.2026 Max Muster, Musterstraße 1, 1010 Wien Steuernummer: 12/345/6789 Kunde: Schmidt Consulting GmbH Beispielweg 7 10115 Berlin Leistung: Konzeption und Design Landingpage, Januar 2026 Betrag: 1.200,00 € Hinweis: Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. Zahlungsziel: 14 Tage Bankverbindung: AT12 1234 5678 9012 3456
7. Checkliste vor dem Versand
Bevor du eine Rechnung abschickst, lohnt sich ein kurzer Qualitätscheck. Damit vermeidest du Korrekturen und beschleunigst den Zahlungseingang.
- Stimmen Namen und vollständige Adressen?
- Ist die Rechnungsnummer eindeutig und fortlaufend?
- Ist das Leistungsdatum korrekt angegeben?
- Passt der Betrag zur Vereinbarung?
- Ist der Kleinunternehmer-Hinweis enthalten?
- Sind Zahlungsziel und Bankdaten klar ersichtlich?
Gerade bei wiederkehrenden Kunden lohnt es sich, eine Vorlage zu nutzen. So sparst du Zeit und reduzierst Fehler auf ein Minimum.
8. FAQ
Muss ich eine Rechnung schreiben?
Bei Geschäften mit Unternehmen ist eine Rechnung Pflicht. Bei Privatkunden reicht es oft, wenn der Kunde sie verlangt. Im Zweifel ist eine Rechnung immer die sichere Wahl.
Darf ich Rechnungen per E-Mail schicken?
Ja. Elektronische Rechnungen sind zulässig. Achte aber darauf, dass der Empfänger das Format akzeptiert und die Rechnung vollständig ist.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
In Deutschland und Österreich gelten mehrjährige Aufbewahrungsfristen. Bewahre Rechnungen ordentlich und unverändert auf, am besten digital und mit Backup.
Kann ich eine Rechnung korrigieren?
Ja. Üblich ist eine Stornorechnung mit Verweis auf die Originalrechnung und anschließend eine korrigierte Rechnung.
Was ist mit Kleinbetragsrechnungen?
Für sehr kleine Beträge gelten vereinfachte Regeln. Trotzdem sollten Name, Datum, Leistung und Betrag klar erkennbar sein.
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