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Pflichtangaben auf Rechnungen 2026 — Was muss drauf?

Vollständige Übersicht aller Pflichtangaben für Kleinunternehmer, Freiberufler und Selbstständige. Mit praktischer Checkliste und häufigen Fehlern.

📅 Aktualisiert: Februar 2026⏱️ 8 Min. Lesezeit

📋 Inhalt

1. Die 10 Pflichtangaben nach §14 UStG

Das Umsatzsteuergesetz (§14 UStG) schreibt genau vor, welche Angaben auf einer Rechnung stehen müssen. Fehlt eine davon, ist die Rechnung formal nicht korrekt — und der Rechnungsempfänger kann den Vorsteuerabzug verlieren.

✅ Die 10 Pflichtangaben:

  1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  3. Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers
  4. Ausstellungsdatum der Rechnung
  5. Fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig vergeben)
  6. Menge und Art der Lieferung/Leistung
  7. Zeitpunkt der Lieferung/Leistung (oder: Rechnungsdatum = Leistungsdatum)
  8. Nettobetrag (Entgelt ohne Steuer)
  9. Anzuwendender Steuersatz (19%, 7%, 0%) und Steuerbetrag
  10. Bruttobetrag (Gesamtsumme inkl. Steuer)

Erläuterungen zu den wichtigsten Punkten:

🏢 Name und Anschrift

Die vollständige Firmenbezeichnung oder bei Einzelunternehmern der volle Name plus Adresse. Bei GmbHs muss auch die Rechtsform genannt werden.

🔢 Steuernummer vs. USt-IdNr.

Sie können entweder Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben — beides ist gültig. Die USt-IdNr. ist bei EU-Geschäften empfohlen.

📝 Fortlaufende Rechnungsnummer

Jede Rechnungsnummer darf nur einmal verwendet werden. Das Format ist frei wählbar (z.B. RE-2026-001 oder 2026/001). Lücken sind erlaubt, Dopplungen nicht.

2. Sonderfall: Kleinunternehmer (§19 UStG)

Als Kleinunternehmer mit weniger als 22.000€ Jahresumsatz gelten besondere Regeln. Sie müssen keine Umsatzsteuer ausweisen, brauchen aber trotzdem die meisten Pflichtangaben.

⚠️ Wichtig für Kleinunternehmer:

  • ✅ Alle Pflichtangaben außer Steuersatz/Steuerbetrag
  • ✅ Nur den Bruttobetrag (= Nettobetrag, da keine MwSt)
  • ✅ Pflichthinweis: Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gem. §19 UStG

Ohne diesen Hinweis könnte das Finanzamt unterstellen, dass Sie Umsatzsteuer schulden, obwohl Sie sie nicht ausgewiesen haben.

3. Checkliste: Ist Ihre Rechnung vollständig?

✓ Rechnungs-Checkliste

Absender (Sie):

  • ☐ Name/Firmenname
  • ☐ Vollständige Adresse
  • ☐ Steuernummer oder USt-IdNr.

Empfänger (Kunde):

  • ☐ Name/Firmenname
  • ☐ Vollständige Adresse

Rechnungsdaten:

  • ☐ Rechnungsdatum
  • ☐ Eindeutige Rechnungsnummer
  • ☐ Leistungszeitraum/-datum

Beträge:

  • ☐ Beschreibung der Leistung
  • ☐ Nettobetrag
  • ☐ Steuersatz + Steuerbetrag
  • ☐ Bruttobetrag

4. Die 5 häufigsten Fehler bei Rechnungen

❌

1. Fehlender Leistungszeitraum

Wann wurde die Leistung erbracht? Das muss auf jeder Rechnung stehen. Notlösung: Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum

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2. Doppelte Rechnungsnummern

Jede Nummer darf nur einmal vorkommen. Excel-Listen führen oft zu Dopplungen. Besser: Rechnungssoftware mit automatischer Nummerierung.

❌

3. Falscher/fehlender Steuersatz

19% ist Standard, aber manche Leistungen haben 7% (Bücher, Lebensmittel). Kleinunternehmer: 0%, aber mit Pflichthinweis!

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4. Unvollständige Adresse

Max Müller, Berlin reicht nicht. Vollständig: Max Müller, Musterstraße 1, 12345 Berlin

❌

5. Kleinunternehmer-Hinweis vergessen

Ohne den §19-Hinweis könnte das Finanzamt Umsatzsteuer nachfordern. Immer drauf achten!

5. Muster-Rechnung mit allen Pflichtangaben

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6. Häufige Fragen (FAQ)

Muss ich eine Rechnung schreiben?

Bei B2B-Geschäften (Unternehmer an Unternehmer) sind Sie verpflichtet, innerhalb von 6 Monaten eine Rechnung zu stellen. Bei Privatkunden nur auf Verlangen.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

10 Jahre in Deutschland und Österreich. Die Aufbewahrungspflicht beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde.

Darf ich Rechnungen per E-Mail versenden?

Ja, seit 2011 ist die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt. PDF per E-Mail ist vollkommen gültig.

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Bei Rechnungen bis 250€ brutto gelten vereinfachte Regeln. Sie brauchen dann z.B. keine vollständige Empfängeradresse.

Was passiert bei fehlerhaften Rechnungen?

Der Empfänger kann den Vorsteuerabzug verlieren. Sie sollten eine korrigierte Rechnung ausstellen (Stornorechnung + neue Rechnung).

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