ZUGFeRD & XRechnung erklärt: Was Kleinunternehmer 2026 wissen müssen
E-Rechnung ist mehr als ein PDF per E-Mail. Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Dieser Guide erklärt die wichtigsten Formate (ZUGFeRD & XRechnung), den EU-Standard EN 16931 und was 2026 in Österreich relevant ist.
1. Was ist eine E-Rechnung wirklich?
Eine E-Rechnung ist kein einfaches PDF. Sie ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format, das automatisch von Buchhaltungssystemen verarbeitet werden kann. Während ein PDF nur für Menschen lesbar ist, enthält eine echte E-Rechnung XML-Daten, die alle Rechnungsinformationen in standardisierter Form enthalten.
Wichtig: Ein PDF per E-Mail gilt nicht als E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Pflicht. Nur strukturierte Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung erfüllen die Anforderungen.
2. ZUGFeRD: Das hybride Format
ZUGFeRD kombiniert das Beste aus beiden Welten: Ein normales PDF für den Menschen und eingebettete XML-Daten für Maschinen. Das ist besonders praktisch für Kleinunternehmer, weil Kunden die Rechnung auch ohne Spezialsoftware lesen können.
- PDF + XML in einer Datei
- EN-16931-konform in den relevanten Profilen
- Einfacher Einstieg für kleine Betriebe
3. XRechnung: Pflichtformat für Behörden
XRechnung ist ein reines XML-Format. Es wird vor allem im B2G-Bereich (Rechnungen an öffentliche Stellen) verlangt. Für Menschen ist es ohne Software nicht lesbar, dafür perfekt standardisiert und automatisierbar.
Wenn du an deutsche Behörden lieferst, wirst du XRechnung benötigen — inklusive Leitweg-ID des Empfängers.
4. EN 16931: Der europäische Standard
EN 16931 ist der europäische Standard für elektronische Rechnungen. Er definiert Pflichtfelder, Datenformate und Prozesse, damit E-Rechnungen EU-weit kompatibel sind. Sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung können EN-16931-konform sein.
Für dich bedeutet das: Setzt du auf ein EN-16931-konformes Format, bist du zukunftssicher aufgestellt.
5. Pflichtfelder & Datenqualität
E-Rechnungen sind nur dann gültig, wenn alle Pflichtfelder korrekt befüllt sind. Dazu zählen unter anderem Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, Lieferantendaten, Kundendaten, Steuerkennzeichen und der Gesamtbetrag. Fehlende oder fehlerhafte Daten führen schnell zu Ablehnung durch den Empfänger — besonders im B2G-Bereich.
Deshalb ist Datenqualität entscheidend: Stammdaten müssen stimmen, Artikeltexte sollten eindeutig sein und die Zahlungsbedingungen klar definiert sein. Wer saubere Datenprozesse etabliert, spart sich Korrekturen und Diskussionen.
Kurz-Check
- Eindeutige Rechnungsnummer vorhanden?
- Leistungsdatum bzw. Zeitraum korrekt?
- Kundendaten vollständig (Adresse, USt-ID)?
- Zahlungsziel klar angegeben?
6. Empfangspflicht in Deutschland & Zeitplan
Seit dem 1.1.2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Versandpflicht wird gestaffelt eingeführt. Für Kleinunternehmer bedeutet das: Empfangsfähigkeit ist Pflicht, der Versand folgt mit Übergangsfristen.
| Datum | Regelung |
|---|---|
| 01.01.2025 | Empfangspflicht für B2B |
| 2025–2027 | Übergangsphase: Papier/PDF nur mit Zustimmung |
| 01.01.2028 | Pflichtversand für alle B2B |
Das Ziel ist klar: E-Rechnungen sollen Standard werden. Wer heute schon Empfang und Versand vorbereitet, spart später Zeit und Kosten.
7. Österreich: aktueller Stand & Ausblick
In Österreich gibt es aktuell keine allgemeine Pflicht für E-Rechnungen im B2B-Bereich. Im öffentlichen Bereich sind E-Rechnungen allerdings bereits etabliert. Für Kleinunternehmer ist es daher sinnvoll, sich frühzeitig mit dem Thema zu beschäftigen — vor allem, wenn du mit deutschen Kunden arbeitest.
Auf EU-Ebene wird die E-Rechnung weiter ausgebaut (ViDA-Agenda). Es ist daher realistisch, dass auch Österreich mittelfristig strengere Vorgaben einführt. Wer jetzt digital aufstellt, ist später im Vorteil.
8. Praktische Tipps für Kleinunternehmer
Empfang testen
Lass dir testweise eine ZUGFeRD- oder XRechnung schicken und prüfe, ob du sie öffnen kannst. Viele Tools bieten kostenlose Viewer.
Formatstrategie festlegen
ZUGFeRD ist ideal für Standardkunden, XRechnung brauchst du für Behörden. Mit beiden Formaten bist du flexibel.
Prozesse anpassen
E-Rechnungen brauchen klare Stammdaten. Prüfe deine Kunden- und Artikelstammdaten regelmäßig.
Tool nutzen
Eine Software wie Rechnito erstellt ZUGFeRD und XRechnung automatisch und minimiert Fehler.
9. FAQ
Reicht ein PDF per E-Mail?
Für die gesetzliche E-Rechnungspflicht nicht. Ein PDF ist nur eine elektronische Rechnung im allgemeinen Sinn, aber keine strukturierte E-Rechnung nach EN 16931.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?
In Deutschland ja, seit 2025. Empfangen können bedeutet, dass du technisch in der Lage bist, strukturierte E-Rechnungen zu öffnen und zu archivieren.
Brauche ich beide Formate?
Für die meisten Kleinunternehmer reicht ZUGFeRD. Wenn du an Behörden oder bestimmte Großkunden lieferst, brauchst du zusätzlich XRechnung.
Wie archiviere ich E-Rechnungen?
E-Rechnungen müssen unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert werden. Das gilt sowohl für eingehende als auch ausgehende Rechnungen.
Was kostet die Umstellung?
Viele Tools bieten E-Rechnungen ohne große Mehrkosten an. Der wichtigste Aufwand liegt im Einrichten sauberer Daten.
Weiterführende Guides
E-Rechnung empfangen & versenden mit Rechnito
Rechnito unterstützt ZUGFeRD und XRechnung out of the box. Du kannst E-Rechnungen empfangen, prüfen und archivieren — ohne technisches Setup.
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