E-Rechnung Pflicht 2025: Was Kleinunternehmer jetzt wissen müssen
Ab Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Was bedeutet das für dich als Freelancer oder Kleinunternehmer? Hier erfährst du alles, was du wissen musst.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach nur eine PDF per E-Mail. Sie ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Dokument, das automatisch von Buchhaltungssystemen verarbeitet werden kann.
Der entscheidende Unterschied: Während ein PDF nur für Menschen lesbar ist, enthält eine echte E-Rechnung alle Daten in einem standardisierten XML-Format. Das ermöglicht automatische Verarbeitung ohne Medienbruch.
Wichtig: Ein einfaches PDF ist KEINE E-Rechnung im Sinne des Gesetzes! Nur strukturierte Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung gelten als E-Rechnung.
Der Zeitplan: Wann gilt was?
Das Wachstumschancengesetz (§14 UStG) legt einen gestaffelten Zeitplan für die E-Rechnungspflicht in Deutschland fest:
| Datum | Was gilt |
|---|---|
| 01.01.2025 | Empfangspflicht für alle B2B-Unternehmen |
| 2025–2026 | Papier/PDF noch erlaubt (mit Zustimmung Empfänger) |
| 01.01.2027 | Sendepflicht für Unternehmen >800k€ Umsatz |
| 01.01.2028 | Pflicht für ALLE B2B-Transaktionen |
Das bedeutet: Ab sofort solltest du E-Rechnungen empfangen können. Spätestens 2028 musst du sie auch versenden.
Sonderregelungen für Kleinunternehmer
Gute Nachrichten für Kleinunternehmer nach §19 UStG: Es gibt Erleichterungen!
- Empfangspflicht: Ja, auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Das ist ab 2025 Pflicht.
- Sendepflicht: Kleinunternehmer sind vom Versand befreit, können aber freiwillig E-Rechnungen erstellen.
Unser Tipp: Auch wenn du nicht musst – mit E-Rechnungen wirkst du professioneller und Großkunden bevorzugen Lieferanten, die E-Rechnungen können!
Welche E-Rechnungsformate gibt es?
In Deutschland sind zwei Formate besonders relevant:
ZUGFeRD 2.x
Das Hybrid-Format für den Alltag: Ein PDF für Menschen mit eingebettetem XML für Maschinen. Perfekt für Freelancer und KMUs, weil der Empfänger das PDF auch ohne spezielle Software lesen kann.
XRechnung
Das reine XML-Format – Pflicht für Rechnungen an deutsche Behörden. Benötigt die sogenannte Leitweg-ID des Empfängers und ist ohne Software nicht menschenlesbar.
Beide Formate sind EN 16931-konform, dem europäischen Standard für elektronische Rechnungen.
Wie sieht es in Österreich aus?
In Österreich gibt es (noch) keine allgemeine B2B-Pflicht. Aber:
- B2G (an Behörden): E-Rechnung ist seit 2014 Pflicht (Format: ebInterface)
- B2B: Freiwillig, aber wer nach Deutschland liefert, braucht E-Rechnungen
- Trend: Immer mehr österreichische Großkunden fordern E-Rechnungen von ihren Lieferanten
Die deutsche Pflicht hat also indirekte Auswirkungen auf österreichische Unternehmen. Wer grenzüberschreitend arbeitet, sollte vorbereitet sein.
So bereitest du dich vor
Die gute Nachricht: E-Rechnungen sind kein Hexenwerk. So gehst du vor:
E-Rechnungen empfangen
Stelle sicher, dass du ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien öffnen kannst. Die meisten modernen PDF-Reader zeigen zumindest die PDF-Komponente an.
Rechnungstool auswählen
Nutze ein Tool, das E-Rechnungen erstellen kann. Rechnito unterstützt ZUGFeRD und XRechnung direkt.
Kunden informieren
Frag deine B2B-Kunden, ob sie E-Rechnungen bevorzugen. Viele werden begeistert sein!
Bereit für E-Rechnungen?
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Zusammenfassung
- Ab 1.1.2025 musst du in Deutschland E-Rechnungen empfangen können
- Ab 1.1.2028 ist E-Rechnung für alle B2B- Transaktionen Pflicht
- Kleinunternehmer müssen empfangen, aber nicht senden
- ZUGFeRD ist das praktischste Format für KMUs
- In Österreich gibt es noch keine B2B-Pflicht, aber Vorbereitung lohnt sich