Mahnung schreiben: Vorlagen, Fristen & Tipps für Selbstständige
Wenn Kunden nicht zahlen, geht schnell wertvolle Zeit verloren. Mit einer klaren Mahnstrategie sicherst du deinen Cashflow und bleibst trotzdem professionell. Hier findest du die wichtigsten Regeln, konkrete Vorlagen und Tipps für Österreich und Deutschland.
1. Zahlungserinnerung vs. Mahnung
Die Zahlungserinnerung ist der freundliche Einstieg. Sie erinnert an eine offene Rechnung, ohne sofort Druck aufzubauen. Eine Mahnung ist formeller und setzt eine konkrete Frist. Beide Schritte sind wichtig, um Kundenbeziehungen zu schützen und gleichzeitig verbindlich zu bleiben.
In der Praxis bedeutet das: Erst freundlich erinnern, dann klar mahnen. So bleibst du professionell, ohne dich zu unter Wert verkaufen.
2. Die 3 Mahnstufen in der Praxis
Zahlungserinnerung
Freundlicher Hinweis, dass eine Rechnung offen ist. Oft reicht das bereits, um die Zahlung auszulösen.
1. Mahnung
Klare Frist (z.B. 7 bis 10 Tage) und Hinweis auf Konsequenzen wie Verzugszinsen.
2. Mahnung / Letzte Mahnung
Deutliche Sprache, kurze Frist und Ankündigung weiterer Schritte (Inkasso, Mahnverfahren).
3. Fristen & Verzug: Das solltest du wissen
Verzug tritt ein, wenn eine Rechnung trotz Fälligkeit nicht bezahlt wird. In Deutschland gilt die sogenannte 30-Tage-Regel: Bei Unternehmern reicht der Ablauf von 30 Tagen nach Zugang der Rechnung, bei Verbrauchern ist ein Hinweis in der Rechnung erforderlich. In Österreich ist eine klare Fälligkeitsangabe besonders wichtig, damit du Verzug sauber begründen kannst.
Praxis-Tipp: Setze ein konkretes Zahlungsziel (z.B. 14 Tage) und nenne es bereits auf der Rechnung. Dadurch vermeidest du Diskussionen und kannst Verzugszinsen einfacher begründen.
4. Verzugszinsen in AT & DE
Verzugszinsen sollen dich für den verspäteten Zahlungseingang entschädigen. Die genaue Höhe richtet sich nach Land und Geschäftsbeziehung.
| Land | B2B | B2C | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Deutschland | 9 Prozentpunkte über Basiszins | 5 Prozentpunkte über Basiszins | §288 BGB |
| Österreich | 9,2 Prozentpunkte über Basiszins | 4% pro Jahr | §456 UGB |
Achtung: Der Basiszinssatz ändert sich regelmäßig. Für die exakte Berechnung lohnt ein aktueller Zinsrechner. Für deine Mahnung reicht meist der Hinweis, dass Verzugszinsen geltend gemacht werden.
5. Vorlagen für Zahlungserinnerung & Mahnung
Zahlungserinnerung
Hallo Frau/Herr [Name],
unsere Rechnung [Nr.] vom [Datum] über [Betrag] ist noch offen. Wahrscheinlich ist sie im Alltag untergegangen. Ich freue mich, wenn Sie die Zahlung bis [Datum] veranlassen. Vielen Dank!
1. Mahnung
Hallo Frau/Herr [Name],
leider habe ich bisher keinen Zahlungseingang zu Rechnung [Nr.] vom [Datum] festgestellt. Bitte begleichen Sie den offenen Betrag von [Betrag] bis spätestens [Datum].
Letzte Mahnung
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],
trotz Erinnerung ist die Rechnung [Nr.] weiterhin offen. Bitte zahlen Sie bis [Datum]. Danach muss ich weitere Schritte (Inkasso/Mahnverfahren) prüfen.
6. Dokumentation & Kommunikation
Eine saubere Dokumentation macht den Unterschied, wenn es später doch zu Streitfällen kommt. Halte fest, wann die Rechnung versendet wurde, welche Fristen gesetzt wurden und welche Mahnungen rausgingen. Das zeigt Professionalität und erhöht die Chance auf eine schnelle Einigung.
Gleichzeitig lohnt es sich, den Tonfall im Blick zu behalten. Selbst in der letzten Mahnstufe solltest du respektvoll und klar bleiben. Kunden zahlen eher, wenn sie sich fair behandelt fühlen.
Dokumentations-Checkliste
- Versanddatum der Rechnung dokumentieren
- Fälligkeit und Zahlungsziel festhalten
- Mahnstufen mit Datum protokollieren
- Kommunikation per E-Mail oder Telefon notieren
7. Inkasso und gerichtliches Mahnverfahren
Wenn Mahnungen erfolglos bleiben, kannst du ein Inkassobüro einschalten oder ein gerichtliches Mahnverfahren starten. In Deutschland ist der „Mahnbescheid“ üblich, in Österreich gibt es ebenfalls ein gerichtliches Mahnverfahren. Beides kann Druck auf den Schuldner erhöhen, verursacht aber zusätzliche Kosten.
Prüfe, ob der Forderungsbetrag hoch genug ist, um den Aufwand zu rechtfertigen. Oft hilft bereits eine klare letzte Mahnung mit Fristsetzung.
8. FAQ
Wie viele Mahnungen sind Pflicht?
Rechtlich ist keine feste Anzahl vorgeschrieben. In der Praxis haben sich drei Stufen etabliert, weil sie freundlich beginnen und am Ende klaren Druck aufbauen.
Darf ich Mahngebühren verlangen?
In vielen Fällen ja, wenn der Kunde im Verzug ist. Die Höhe sollte angemessen sein und muss nachweisbar entstehen.
Welche Frist ist sinnvoll?
Für Mahnungen sind 7 bis 14 Tage üblich. Kürzere Fristen wirken oft zu aggressiv, längere verzögern den Zahlungseingang.
Was, wenn der Kunde widerspricht?
Dann solltest du die Forderung prüfen und dokumentieren. Bei berechtigtem Einwand ist eine Korrektur sinnvoll, bei unberechtigtem Widerspruch hilft eine klare Begründung.
Kann ich Mahnungen automatisieren?
Ja. Mit Tools wie Rechnito kannst du Fristen, Mahnstufen und Vorlagen automatisieren und sparst dir viel Zeit.
Weiterführende Guides
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