Rechnungsnummern richtig vergeben: Pflichten und Tipps
Die Rechnungsnummer klingt nach Nebensache — ist sie aber nicht. Falsch oder unvollständig nummerierte Rechnungen können bei einer Betriebsprüfung zum Problem werden und den Vorsteuerabzug deiner Kunden gefährden. Hier erfährst du, was das Gesetz verlangt, welche Systeme sich bewähren und wie du typische Fehler vermeidest.
1. Rechtliche Pflicht: Was das UStG vorschreibt
In Österreich regelt das Umsatzsteuergesetz (UStG), genauer §11 UStG, die Pflichtangaben auf Rechnungen. Eine davon ist die fortlaufende Rechnungsnummer:
§11 Abs. 1 UStG (sinngemäß): Rechnungen müssen eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben werden, enthalten.
Konkret bedeutet das:
- Fortlaufend: Die Nummern müssen in einer nachvollziehbaren Reihenfolge vergeben werden
- Einmalig: Jede Rechnungsnummer darf nur ein einziges Mal vergeben werden
- Identifizierbar: Über die Nummer muss jede Rechnung eindeutig zugeordnet werden können
Eine fehlende oder fehlerhafte Rechnungsnummer ist kein Bagatelldelikt. Sie kann dazu führen, dass dein Kunde keinen Vorsteuerabzug geltend machen kann, und zieht bei Betriebsprüfungen Erklärungsbedarf nach sich.
2. Bewährte Nummerierungssysteme
Das Gesetz schreibt kein spezifisches Format vor — du hast Gestaltungsfreiheit. Diese Systeme haben sich in der Praxis bewährt:
Option 1: Jahr + laufende Nummer
2026-001, 2026-002, 2026-003, ...Vorteile: Auf einen Blick erkennbar, aus welchem Jahr die Rechnung stammt. Jährlicher Neustart bei 001. Ideal für Betriebe mit wenigen Rechnungen pro Jahr.
Option 2: Jahr + Monat + laufende Nummer
2026-03-001, 2026-03-002, ...Vorteile: Sehr genaue zeitliche Zuordnung. Praktisch bei hohem Rechnungsvolumen. Nachteil: längere Rechnungsnummern.
Option 3: Einfache laufende Nummer (ohne Jahreskennung)
0001, 0002, 0003, ... (über alle Jahre hinweg)Vorteile: Einfachstes System, immer klar. Nachteil: Kein direkter Jahresbezug auf Anhieb erkennbar.
Option 4: Präfix + Nummer
RE-2026-001, INV-2026-001Vorteile: Unterscheidung verschiedener Dokumententypen (RE = Rechnung, GS = Gutschrift). Sehr strukturiert und professionell.
✅ Empfehlung für EPU
Für die meisten EPU ist das Format JJJJ-NNN (z.B. 2026-001) ideal — einfach, übersichtlich und zeitlich klar zugeordnet. Führende Nullen helfen bei der alphabetischen Sortierung (001 statt 1).
3. Lücken in der Nummerierung: Erlaubt?
Diese Frage stellen sich viele. Die Antwort ist nuanciert:
✅ Erlaubte Lücken
- Stornierte Rechnungen (Nummer wurde vergeben, aber Rechnung storniert)
- Verschiedene Nummernkreise (z.B. einer für AT, einer für EU-Kunden)
- Technische Fehler in der Software (gut dokumentiert)
❌ Problematische Lücken
- Unerklärbare fehlende Nummern ohne Stornorechnung
- Lücken, die auf nicht verbuchte Einnahmen hindeuten könnten
- Bewusstes Auslassen von Nummern
Das Finanzamt schaut bei Betriebsprüfungen auf die Vollständigkeit der Nummerierung. Lücken wecken Verdacht auf nicht erfasste Einnahmen. Wenn du Nummern aussparst (z.B. weil du Rechnungen storniert hast), sollte für jede fehlende Nummer eine Stornorechnung vorhanden sein.
4. Stornorechnungen & Gutschriften
Was tust du, wenn du eine Rechnung stornieren musst? Hier kommt das Zusammenspiel von Rechnungsnummern, Stornorechnungen und Gutschriften ins Spiel:
Regel 1: Nie überschreiben
Eine einmal ausgestellte Rechnung darf nicht einfach gelöscht oder überschrieben werden. Stattdessen musst du eine Stornorechnung (oder Gutschrift) mit einer eigenen Nummer ausstellen, die auf die ursprüngliche Rechnung verweist.
Regel 2: Stornorechnung erhält eigene Nummer
Eine Stornorechnung bekommt die nächste laufende Nummer im Nummernkreis. Sie enthält einen negativen Betrag (oder umgekehrte Positionen) und den Verweis auf die Originalrechnung. Optional: eigener Nummernkreis mit Präfix (z.B. STORNO-2026-001).
Regel 3: Neue Rechnung mit neuer Nummer
Wenn du nach der Stornierung eine korrigierte Rechnung ausstellst, erhält diese wieder die nächste laufende Nummer — nicht die alte Nummer der ursprünglichen Rechnung.
Details dazu findest du in unserem Guide: Stornorechnung schreiben: Anleitung & Muster
5. Jahreswechsel: Neu beginnen oder weiternummerieren?
Zum Jahreswechsel stellen sich viele EPU die Frage: Beginne ich am 1. Jänner wieder bei 1 — oder mache ich einfach mit der nächsten Nummer weiter?
| Variante | Beispiel | Geeignet für |
|---|---|---|
| Jährlicher Neustart mit Jahreskennzeichnung | 2025-050 → 2026-001 | Empfohlen, klare Jahresgliederung |
| Fortlaufende Nummerierung über Jahre | 0050 → 0051 → 0052 | Einfache Systeme ohne Jahreszuordnung |
Fazit: Beide Varianten sind rechtlich erlaubt. Der jährliche Neustart mit Jahreskennzeichnung ist für die meisten EPU praktischer, weil die Rechnung dadurch zeitlich besser einzuordnen ist — für dich, deinen Kunden und das Finanzamt.
6. Mehrere Nummernkreise: Wann sinnvoll?
Das UStG erlaubt ausdrücklich mehrere Zahlenreihen (Nummernkreise). Das kann in bestimmten Situationen sinnvoll sein:
Sinnvolle Anwendungsfälle
- Separate Kreise für Rechnungen und Gutschriften (RE-xxxx / GS-xxxx)
- Unterschiedliche Nummernkreise für inländische und ausländische Kunden
- Verschiedene Leistungsbereiche (z.B. Beratung / Produkte)
Was dabei zu beachten ist
- Jeder Nummernkreis muss für sich fortlaufend und eindeutig sein
- Das System muss dokumentiert und nachvollziehbar sein
- Nicht zu viele Kreise — Komplexität steigt unnötig
7. Typische Fehler & wie du sie vermeidest
Diese Fehler passieren bei der Rechnungsnummerierung am häufigsten:
❌ Fehler: Doppelte Vergabe derselben Nummer
Folge: Zwei Rechnungen mit gleicher Nummer — Vorsteuerabzug gefährdet, Betriebsprüfung-Risiko
✅ Lösung: Rechnungssoftware mit automatischer Nummerierung nutzen
❌ Fehler: Rückdatierte Rechnungen mit alten Nummern
Folge: Durchbricht die fortlaufende Chronologie, wirkt manipuliert
✅ Lösung: Immer die nächste aktuelle Nummer vergeben, Rechnungsdatum entsprechend setzen
❌ Fehler: Manuelles Nummerieren ohne System
Folge: Fehler, Lücken, doppelte Nummern kaum vermeidbar
✅ Lösung: Automatisierte Nummerierung in Rechnungssoftware nutzen
❌ Fehler: Jahreswechsel vergessen neu anzufangen
Folge: Keine direkten Rechtsprobleme, aber unübersichtlich
✅ Lösung: System von Anfang an mit Jahreskennzeichnung wählen
❌ Fehler: Proforma-Rechnungen / Angebote als echte Rechnungsnummern vergeben
Folge: Lücken in der Nummerierung echter Rechnungen, Verwirrung
✅ Lösung: Proforma-Dokumente mit eigenem Präfix versehen (PRO-xxxx)
8. Automatisierung: Nie mehr manuell nummerieren
Manuelles Nummerieren ist fehleranfällig. Die einfachste Lösung: Rechnungssoftware die automatisch nummeriert, fortlaufend und lückenlos.
Rechnito vergibt Rechnungsnummern automatisch nach einem von dir definierten Schema. Stornorechnungen werden automatisch mit Verweis auf die Originalrechnung nummeriert. Du musst nie mehr manuell prüfen, welche Nummer als nächste drankommt.
Was eine gute Rechnungssoftware dabei leistet:
- ✓Automatische, fortlaufende Nummerierung
- ✓Konfigurierbare Formate (JJJJ-NNN, RE-xxxx etc.)
- ✓Stornorechnung mit Verweis auf Originalrechnung
- ✓Vollständige Rechnungshistorie — für die Betriebsprüfung immer greifbar
- ✓Jahresübersicht mit allen Rechnungen sortiert nach Nummer
Weiterführende Guides
9. FAQ
Darf eine Rechnungsnummer Lücken haben?
Lücken sind nicht per se verboten, müssen aber erklärbar sein. Eine Stornierung der ausgelassenen Nummer (Stornorechnung) ist die korrekte Dokumentation. Unerklärliche Lücken können bei Betriebsprüfungen als Hinweis auf nicht verbuchte Einnahmen interpretiert werden.
Muss ich jedes Jahr bei Rechnungsnummer 1 anfangen?
Nein, das ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Du kannst jedes Jahr neu beginnen (mit Jahreskennzeichnung, z.B. 2026-001) oder fortlaufend über alle Jahre hinweg nummerieren. Entscheidend ist, dass jede Nummer eindeutig und einmalig ist.
Was passiert, wenn ich eine Rechnungsnummer doppelt vergebe?
Doppelte Rechnungsnummern sind ein Fehler. Eine der Rechnungen muss storniert und mit einer korrekten neuen Nummer neu ausgestellt werden. Bei Betriebsprüfungen kann das zu Rückfragen führen und den Vorsteuerabzug des Kunden gefährden.
Sind Buchstaben in der Rechnungsnummer erlaubt?
Ja. Das UStG schreibt kein reines Zahlenformat vor. Buchstaben und Sonderzeichen (z.B. RE-2026-001) sind erlaubt, solange die Nummer eindeutig und fortlaufend ist.
Gilt die Rechnungsnummer auch für Kleinunternehmer ohne USt?
Ja. Die Pflicht zur fortlaufenden Rechnungsnummer gilt auch für Kleinunternehmer, die keine Umsatzsteuer ausweisen. Auch Kleinbetragsrechnungen sollten nummeriert werden, obwohl die Anforderungen dort etwas gelockert sind.
Nie mehr manuell nummerieren
Rechnito vergibt Rechnungsnummern automatisch nach deinem gewünschten Schema. Kein Vergessen, kein Doppelvergeben, keine Lücken — und alle Pflichtangaben sind immer dabei.
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