Gutschrift schreiben: Anleitung, Vorlage & Pflichtangaben
Eine fehlerhafte Rechnung verschickt? Ein Kunde reklamiert? Dann brauchst du eine Gutschrift oder Stornorechnung. Aber Achtung: Steuerrechtlich sind das zwei verschiedene Dinge. Hier erfährst du den Unterschied, welche Pflichtangaben gelten und bekommst konkrete Vorlagen für Österreich und Deutschland.
1. Was ist eine Gutschrift?
Der Begriff Gutschrift wird im Alltag oft falsch verwendet. Steuerrechtlich gibt es eine klare Definition: Eine Gutschrift ist eine Rechnung, die nicht vom Leistungserbringer, sondern vom Leistungsempfänger ausgestellt wird. Das nennt man das Gutschriftverfahren.
Typisches Beispiel: Du bist Affiliate-Partner eines Unternehmens. Am Monatsende erstellt nicht du die Rechnung, sondern das Unternehmen stellt dir eine Gutschrift über deine Provisionen aus. Das spart beiden Seiten Arbeit.
Was im Alltag oft als „Gutschrift“ bezeichnet wird — nämlich die Korrektur einer fehlerhaften Rechnung — ist steuerrechtlich eine Stornorechnung oder Korrekturrechnung. Seit 2013 verlangt das Umsatzsteuergesetz in Deutschland ausdrücklich die Bezeichnung „Gutschrift“ auf dem Dokument, wenn es sich um eine echte Gutschrift handelt.
⚠️ Wichtig
Verwende das Wort „Gutschrift“ nur, wenn der Empfänger die Abrechnung erstellt. Für Rechnungskorrekturen nutze „Stornorechnung“ oder „Korrekturrechnung“. Falsche Bezeichnungen können zu Problemen beim Vorsteuerabzug führen.
2. Gutschrift vs. Stornorechnung — der wichtige Unterschied
Der Unterschied klingt akademisch, hat aber praktische Konsequenzen für deine Buchhaltung und den Vorsteuerabzug:
| Merkmal | Gutschrift | Stornorechnung |
|---|---|---|
| Wer erstellt? | Leistungsempfänger | Leistungserbringer (Rechnungssteller) |
| Zweck | Abrechnung durch den Kunden | Korrektur einer fehlerhaften Rechnung |
| Bezeichnung auf Dokument | „Gutschrift“ (Pflicht!) | „Stornorechnung“ oder „Korrekturrechnung“ |
| Beispiel | Provisionsabrechnung, Affiliate | Falscher Betrag, fehlende Angaben |
| Vorsteuerabzug | Beim Gutschrift-Ersteller | Korrektur des ursprünglichen Abzugs |
In der Praxis sind Stornorechnungen deutlich häufiger als echte Gutschriften. Wenn du eine Rechnung korrigieren willst, brauchst du in den allermeisten Fällen eine Stornorechnung — nicht eine Gutschrift.
3. Wann brauchst du eine Gutschrift?
Typische Anwendungsfälle für eine echte Gutschrift (Gutschriftverfahren):
- Provisionsabrechnungen: Ein Unternehmen rechnet deine Vermittlungsprovision ab und erstellt dir die Gutschrift.
- Affiliate-Programme: Der Affiliate-Netzwerk-Betreiber erstellt Gutschriften über deine Werbeeinnahmen.
- Landwirtschaft: Bei Erzeugergemeinschaften erstellt oft der Abnehmer die Abrechnung per Gutschrift.
- Lieferanten-Vereinbarungen: Wenn vertraglich vereinbart ist, dass der Kunde die Abrechnung übernimmt.
Typische Anwendungsfälle für eine Stornorechnung (was die meisten meinen):
- Falscher Betrag auf der Rechnung
- Fehlende oder falsche Pflichtangaben
- Kunde gibt Ware zurück (Teilstorno)
- Nachträglicher Rabatt oder Skonto
- Doppelt ausgestellte Rechnung
- Leistung wurde nicht erbracht
4. Pflichtangaben einer Gutschrift
Eine Gutschrift muss alle Pflichtangaben einer regulären Rechnung enthalten, plus die ausdrückliche Bezeichnung als „Gutschrift“. Die Rechtsgrundlage ist §14 Abs. 4 UStG (Deutschland) bzw. §11 UStG (Österreich).
Checkliste Pflichtangaben
- ✓Bezeichnung „Gutschrift“ (bei echter Gutschrift)
- ✓Vollständiger Name und Anschrift des Gutschrift-Ausstellers (Leistungsempfänger)
- ✓Vollständiger Name und Anschrift des Leistungserbringers
- ✓Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistungserbringers
- ✓Fortlaufende, eindeutige Gutschriftnummer
- ✓Ausstellungsdatum
- ✓Zeitpunkt der Leistung / Lieferung
- ✓Art und Umfang der Leistung
- ✓Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag
- ✓Bruttobetrag
🇦🇹 Österreich-Hinweis
In Österreich regelt §11 UStG die Rechnungsausstellung. Die Pflichtangaben sind weitgehend identisch mit Deutschland. Bei Kleinbetragsrechnungen (bis €400) gelten vereinfachte Regeln. Für Gutschriften gibt es keine gesonderte Kleinbetragsregelung — hier gelten immer die vollen Pflichtangaben.
5. Muster-Gutschrift zum Nachmachen
Hier ein Beispiel, wie eine echte Gutschrift aussehen kann. Du kannst sie als Vorlage für deine eigene Gutschrift verwenden:
GUTSCHRIFT
Gutschrift-Nr.: GS-2026-0001
Datum: 28.02.2026
Gutschrift-Aussteller:
TechStart Wien GmbH
Mariahilfer Str. 45
1060 Wien
ATU12345678
Leistungserbringer:
Max Mustermann
Ringstraße 10
1010 Wien
ATU87654321
Leistungszeitraum: Januar 2026
Leistung: Vermittlungsprovision gemäß Partnervertrag vom 01.01.2026
| Beschreibung | Netto | USt (20%) | Brutto |
|---|---|---|---|
| Provision Jan. 2026 (15 Vermittlungen) | € 1.500,00 | € 300,00 | € 1.800,00 |
| Gesamt | € 1.500,00 | € 300,00 | € 1.800,00 |
Zahlbar innerhalb von 14 Tagen auf IBAN: AT12 3456 7890 1234 5678
6. Gutschrift in der Buchhaltung verbuchen
Die buchhalterische Behandlung hängt davon ab, ob du Gutschrift-Aussteller oder -Empfänger bist:
Als Gutschrift-Aussteller (Kunde)
Du buchst die Gutschrift wie eine Eingangsrechnung — als Aufwand mit Vorsteuerabzug. Die Gutschrift mindert deinen Aufwand nicht, sondern dokumentiert die Leistung des Partners.
Buchungssatz: Aufwandskonto an Verbindlichkeiten + Vorsteuer
Als Gutschrift-Empfänger (Leistungserbringer)
Du buchst die Gutschrift wie eine Ausgangsrechnung — als Erlös mit Umsatzsteuer. Du musst sie in deiner USt-Voranmeldung angeben.
Buchungssatz: Forderungen an Erlöse + Umsatzsteuer
Wichtig: Eine Gutschrift im Gutschriftverfahren muss innerhalb eines Monats vom Leistungserbringer akzeptiert oder widersprochen werden. Widerspricht er nicht, gilt die Gutschrift als anerkannt.
7. Gutschrift als Kleinunternehmer
Auch als Kleinunternehmer kannst du am Gutschriftverfahren teilnehmen. Da du keine Umsatzsteuer ausweist, enthält die Gutschrift:
- Keine USt-Zeile (0% Umsatzsteuer)
- Den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung
- In Deutschland: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
- In Österreich: „Umsatzsteuerbefreit gemäß §6 Abs. 1 Z 27 UStG.“
Der Gutschrift-Aussteller hat in diesem Fall keinen Vorsteuerabzug, da keine USt ausgewiesen wird. Das muss dem Geschäftspartner vorab klar kommuniziert werden.
8. Häufige Fehler vermeiden
„Gutschrift“ auf Stornorechnungen schreiben
Wenn du eine Rechnung korrigierst, nenne das Dokument „Stornorechnung“ oder „Korrekturrechnung“ — niemals „Gutschrift“.
Keine Vereinbarung zum Gutschriftverfahren
Das Gutschriftverfahren muss vorab zwischen beiden Parteien vereinbart werden. Ohne Vereinbarung ist die Gutschrift nicht gültig.
Falsche Steuernummer verwenden
Auf der Gutschrift muss die Steuernummer des Leistungserbringers stehen, nicht die des Ausstellers. Das ist anders als bei normalen Rechnungen!
Widerspruchsfrist ignorieren
Der Leistungserbringer muss innerhalb eines Monats widersprechen können. Stelle sicher, dass du die Gutschrift rechtzeitig zustellst.
9. FAQ
Was ist der Unterschied zwischen Gutschrift und Stornorechnung?
Eine Gutschrift erstellt der Leistungsempfänger (Kunde), eine Stornorechnung der Leistungserbringer (Rechnungssteller). Im Alltag werden die Begriffe oft verwechselt, was steuerlich problematisch sein kann.
Welche Pflichtangaben muss eine Gutschrift enthalten?
Dieselben wie eine Rechnung (§14 UStG DE / §11 UStG AT), plus die ausdrückliche Bezeichnung „Gutschrift“.
Muss eine Gutschrift eine eigene Nummer haben?
Ja, jede Gutschrift braucht eine fortlaufende, eindeutige Nummer. Du kannst einen eigenen Nummernkreis verwenden (z.B. GS-2026-0001).
Kann ich als Kleinunternehmer eine Gutschrift ausstellen?
Ja, aber ohne USt-Ausweis und mit dem Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung.
Wann brauche ich eine Gutschrift statt einer Stornorechnung?
Nur wenn der Empfänger die Abrechnung übernimmt (z.B. Provisionen, Affiliate). Für Rechnungskorrekturen reicht eine Stornorechnung.
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