Name: Rechnito
Author: Rechnito

1. Welche Pflichtangaben braucht eine EPU-Rechnung?

Das österreichische Umsatzsteuergesetz (UStG) regelt in §11 UStG, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss. Für Rechnungen über 400 Euro (Brutto) gelten folgende Pflichtangaben:

Name und Anschrift des Rechnungsausstellers

Dein vollständiger Name (als EPU dein Vor- und Nachname oder die Firmenbezeichnung) sowie deine Geschäftsadresse.

Name und Anschrift des Leistungsempfängers

Der vollständige Name und die Adresse deines Kunden. Bei Privatpersonen: Name und Adresse. Bei Unternehmen: Firmenbezeichnung und Adresse.

Ausstellungsdatum der Rechnung

Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde (nicht das Lieferdatum!).

Fortlaufende Rechnungsnummer

Eine eindeutige, fortlaufende Nummer zur Identifizierung der Rechnung. Lücken in der Nummerierung sind zu vermeiden.

Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung/Leistung

Was du geliefert oder geleistet hast – möglichst präzise beschreiben. 'Beratungsleistung' allein reicht oft nicht; besser: 'Steuerberatung Jänner 2026, 8 Stunden'.

Tag der Lieferung oder sonstigen Leistung

Wann wurde die Leistung erbracht? Das kann vom Rechnungsdatum abweichen. Bei Dauerleistungen: Zeitraum angeben.

Nettobetrag (Entgelt)

Der Betrag ohne Umsatzsteuer, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen.

Steuersatz und Steuerbetrag

Der anzuwendende Umsatzsteuersatz (20%, 10%, 13%) und der daraus resultierende Steuerbetrag. Bei Kleinunternehmern: Hinweis auf Steuerbefreiung.

Bruttobetrag (Gesamtbetrag)

Der Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer (oder bei Kleinunternehmern: der Rechnungsbetrag).

UID-Nummer (ab €10.000 im B2B-Bereich)

Bei B2B-Rechnungen über 10.000 Euro brutto müssen sowohl deine UID-Nummer als auch die des Empfängers angegeben werden.

💡 Hinweis: Für Rechnungen unter 400 Euro (Brutto) gelten vereinfachte Anforderungen — sogenannte Kleinbetragsrechnungen. Mehr dazu im Abschnitt weiter unten.

2. Kleinunternehmer vs. Regelbesteuerung: Was gilt für dich?

Ob du Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweist, hängt davon ab, ob du unter die Kleinunternehmerregelung fällst oder der Regelbesteuerung unterliegst. Das ist einer der wichtigsten Unterschiede für EPU beim Rechnungen schreiben.

✅ Kleinunternehmer

Jahresumsatz unter der Kleinunternehmergrenze (ab 2025: 55.000 Euro netto)

✓Keine USt auf Rechnungen ausweisen
✓Keine monatliche UVA notwendig
✓Einfachere Buchhaltung
✗Kein Vorsteuerabzug möglich
✗Bei B2B-Kunden: Rechnungen wirken “günstiger”

Pflichthinweis auf Rechnung:
"Gemäß §6 Abs. 1 Z 27 UStG bin ich als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit."

📊 Regelbesteuerung

Jahresumsatz über der Grenze ODER freiwillig optiert

✓Vorsteuerabzug aus Einkäufen möglich
✓B2B-Kunden können Vorsteuer abziehen
✓Professioneller Eindruck bei Firmenkunden
✗USt ausweisen (20% / 10% / 13%)
✗Monatliche oder vierteljährliche UVA nötig

Steuersätze in Österreich:
20% Normalsatz, 10% ermäßigt (z.B. Lebensmittel, Bücher), 13% für bestimmte Leistungen (z.B. Kunstgegenstände)

💡 Wann lohnt sich die Regelbesteuerung trotz kleinerem Umsatz?

Wenn du hauptsächlich mit Unternehmenskunden (B2B) arbeitest und selbst hohe Betriebsausgaben hast (z.B. teure Software, Hardware, Büroausstattung), kann sich eine freiwillige Option zur Regelbesteuerung lohnen. Du kannst dann die Vorsteuer aus diesen Ausgaben zurückverlangen. Besprich das mit deinem Steuerberater — einmal zur Regelbesteuerung optiert, bist du für mindestens 5 Jahre daran gebunden.

3. Wann braucht man eine UID-Nummer auf der Rechnung?

Die UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) ist nicht immer auf jeder Rechnung notwendig. Wann sie verpflichtend ist:

B2B-Rechnungen über €10.000

Bei Rechnungen über 10.000 Euro brutto an andere Unternehmer müssen sowohl deine eigene UID-Nummer als auch die UID-Nummer des Leistungsempfängers auf der Rechnung stehen.

EU-Rechnungen (Innergemeinschaftliche Lieferungen)

Wenn du Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern erbringst, brauchst du zwingend eine UID-Nummer — sowohl deine eigene als auch die des ausländischen Unternehmens. Das ist die Grundlage für das Reverse-Charge-Verfahren.

Kleinunternehmer und UID

Kleinunternehmer haben keine UID-Nummer und benötigen sie für inländische Rechnungen auch nicht. Sobald du aber EU-Geschäfte machst oder die Kleinunternehmergrenze überschreitest, musst du eine UID-Nummer beim Finanzamt beantragen.

💡 Tipp: Die UID-Nummer kannst du kostenlos über FinanzOnline beantragen. Das Finanzamt vergibt sie in der Regel innerhalb weniger Werktage. Sie hat das Format ATU12345678.

4. Wie funktioniert die fortlaufende Rechnungsnummer?

Die fortlaufende Rechnungsnummer ist eine der häufigsten Fehlerquellen für EPU. Sie dient der eindeutigen Identifikation jeder Rechnung und ist gesetzlich vorgeschrieben.

Was die fortlaufende Rechnungsnummer erfüllen muss:

→Eindeutig: Jede Nummer darf nur einmal vergeben werden.
→Fortlaufend: Keine Lücken in der Nummerierung (oder zumindest nachvollziehbar).
→Nachvollziehbar: Die Logik muss für den Prüfer erkennbar sein.

✅ Gültige Formate

• 2026-001, 2026-002, 2026-003 ...
• RE-2026-01, RE-2026-02 ...
• 20260001, 20260002 ...
• 001/26, 002/26, 003/26 ...

❌ Problematisch

• Zufällige Nummern ohne System
• Nummern rückwirkend ändern
• Dieselbe Nummer mehrfach vergeben
• Keine Nummerierung auf der Rechnung

Du kannst das Jahr in die Nummerierung aufnehmen und mit dem neuen Kalenderjahr von vorne beginnen — das ist gängige Praxis und vollkommen in Ordnung.

5. Muster-Rechnung: So sieht eine korrekte EPU-Rechnung aus

Hier siehst du eine beispielhafte Rechnung für ein EPU in Österreich — einmal als Kleinunternehmer und einmal mit Regelbesteuerung:

📄 Muster: Kleinunternehmer-Rechnung

Max Mustermann

Webdesign & IT-Services

Musterstraße 1

1010 Wien, Österreich

Tel: +43 664 123456

E-Mail: office@mustermann.at

RECHNUNG

Rechnungsnummer: 2026-012

Datum: 14.03.2026

Leistungszeitraum: März 2026

Rechnungsempfänger:

Beispiel GmbH

Beispielgasse 5

1020 Wien, Österreich

Pos.	Beschreibung	Menge	Preis/h	Betrag
1	Website-Redesign, Webdesign-Leistungen	10 h	€ 80,00	€ 800,00
Gesamtbetrag:				€ 800,00

Steuerhinweis: Gemäß §6 Abs. 1 Z 27 UStG bin ich als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit. Es wird keine Umsatzsteuer verrechnet.

Zahlbar bis: 28.03.2026

Bankverbindung: IBAN: AT12 3456 7890 1234 5678 | BIC: XXXXXXXX

Verwendungszweck: Rechnungsnummer 2026-012

📄 Muster: Rechnung mit Regelbesteuerung (20% USt)

Maria Musterfrau

IT-Consulting

Beispielweg 10

4020 Linz, Österreich

UID: ATU12345678

RECHNUNG

Rechnungsnummer: 2026-007

Datum: 14.03.2026

Rechnungsempfänger:

Technik AG

Industriestraße 100

4040 Linz, Österreich

UID: ATU87654321

Beschreibung	Netto	USt 20%	Brutto
IT-Beratung, 5 Stunden à €100	€ 500,00	€ 100,00	€ 600,00
Summe	€ 500,00	€ 100,00	€ 600,00

6. Was gilt für Kleinbetragsrechnungen (unter €400)?

Für Rechnungen unter 400 Euro brutto gelten vereinfachte Anforderungen. Diese sogenannte Kleinbetragsrechnung muss laut §11 Abs. 6 UStG nur folgende Angaben enthalten:

Kleinbetragsrechnung (< €400)

✓ Name und Anschrift des Ausstellers
✓ Ausstellungsdatum
✓ Leistungsbeschreibung
✓ Bruttobetrag
✓ Steuersatz

Nicht zwingend erforderlich:

– Name des Empfängers
– Fortlaufende Rechnungsnummer
– Nettobetrag separat
– Tag der Leistungserbringung

Empfehlung: Auch bei Kleinbetragsrechnungen empfiehlt es sich, alle vollständigen Pflichtangaben zu verwenden. Das schützt vor Diskussionen mit dem Kunden und dem Finanzamt.

7. Häufige Fehler beim Rechnungen schreiben

Diese Fehler sehen wir immer wieder — und sie können bei einer Betriebsprüfung zu Problemen führen:

❌ Fehlende oder falsche Leistungsbeschreibung

"Beratung" oder "Dienstleistung" sind zu unspezifisch. Beschreibe, was du wann geleistet hast. Z.B.: "Steuerliche Beratung für März 2026, inkl. Vorbereitung UVA".

❌ Falsches oder fehlendes Leistungsdatum

Das Leistungsdatum ist NICHT dasselbe wie das Rechnungsdatum. Wenn du im Februar gearbeitet und im März abgerechnet hast, muss das Leistungsdatum auf Februar lauten.

❌ Kein Kleinunternehmer-Hinweis

Wer als Kleinunternehmer keine USt ausweist, muss das auf der Rechnung mit dem gesetzlichen Hinweis kennzeichnen.

❌ Lücken in der Rechnungsnummernfolge

Stornierte Rechnungen führen oft zu Lücken. Stornorechnungen müssen mit eigener Nummer ausgestellt werden, die ursprüngliche Nummer bleibt vergeben.

❌ Fehlende Bankverbindung

Zwar kein gesetzliches Muss, aber IBAN und BIC sollten auf jeder Rechnung stehen — sonst weiß der Kunde nicht, wohin er zahlen soll.

❌ Falscher Umsatzsteuersatz

Nicht alles wird mit 20% besteuert. Einige Leistungen (Bücher, Lebensmittel, bestimmte Kulturleistungen) haben 10% oder 13%. Bei Unsicherheit: Steuerberater fragen.

❌ Keine fortlaufende Nummerierung

Rechnungen mit dem Datum als Nummer (z.B. 20260314) ohne fortlaufende Komponente sind problematisch, wenn mehrere Rechnungen am gleichen Tag ausgestellt werden.

8. Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Laut österreichischem Steuerrecht gilt eine Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren für alle Rechnungen und steuerrelevanten Belege. Dies gilt für:

📁Alle ausgestellten Ausgangsrechnungen
📁Alle erhaltenen Eingangsrechnungen (für Vorsteuerabzug)
📁Stornorechnungen und Gutschriften
📁Sonstige steuerrelevante Belege

Digitale Aufbewahrung ist in Österreich zulässig, solange die Belege jederzeit lesbar gemacht werden können und ihre Echtheit und Unversehrtheit gewährleistet ist.

💡 Tipp: Mit einer Rechnungssoftware wie Rechnito werden deine Rechnungen automatisch gespeichert und archiviert — du musst dir um die Aufbewahrungspflicht keine Gedanken machen.

9. Welche digitalen Tools helfen EPU beim Rechnungen schreiben?

Rechnungen in Word oder Excel zu erstellen ist fehleranfällig und zeitaufwendig. Spezialisierte Rechnungssoftware macht es schneller und sicherer — besonders wichtig für österreichische Pflichtangaben.

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Rechnito

Alternativen

Excel/Word-Vorlagen
Kostenlos, aber fehleranfällig. Keine automatische Nummerierung.
Buchhaltungssoftware
Oft zu komplex für einfache EPU-Bedürfnisse. Teuer.
Online-Rechnungsgeneratoren
Gut für Einzelrechnungen, keine Archivierung.

Weiterführende Ratgeber

10. FAQ

Welche Pflichtangaben braucht eine EPU-Rechnung in Österreich?

Eine EPU-Rechnung muss laut §11 UStG enthalten: Name und Anschrift des Ausstellers, Name und Anschrift des Empfängers, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum/-zeitraum, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Bei Kleinunternehmern: Hinweis auf Steuerbefreiung.

Braucht ein Kleinunternehmer eine UID-Nummer auf der Rechnung?

Nein. Kleinunternehmer haben keine UID-Nummer und weisen keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen muss der Hinweis auf die Kleinunternehmerbefreiung gemäß §6 Abs. 1 Z 27 UStG auf der Rechnung stehen.

Ab welchem Betrag brauche ich eine UID-Nummer auf der Rechnung?

Bei B2B-Rechnungen über 10.000 Euro brutto müssen sowohl die UID des Ausstellers als auch die des Empfängers auf der Rechnung stehen.

Was ist der Unterschied zwischen Kleinunternehmer und Regelbesteuerung?

Kleinunternehmer stellen Rechnungen ohne USt aus und können keine Vorsteuer abziehen. Regelbesteuerte EPU weisen 20% (oder ermäßigte Sätze) aus und können Vorsteuer aus eigenen Einkäufen abziehen.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

In Österreich gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren für alle Rechnungen und steuerrelevanten Belege. Digitale Aufbewahrung ist zulässig.

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Rechnung als EPU schreiben: Pflichtangaben, Muster & Tipps 2026

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