USt-Erklärung als EPU: Schritt-für-Schritt Anleitung 2026
Als regelbesteuertes EPU musst du laufend Umsatzsteuer melden und jährlich eine USt-Jahreserklärung abgeben. Hier erfährst du, was der Unterschied zwischen UVA und Jahreserklärung ist, wie du über FinanzOnline einreichst — und welche Fehler du vermeiden solltest.
⚡ TL;DR — Das Wichtigste auf einen Blick
- →Kleinunternehmer: Keine USt-Erklärung, aber Umsätze in der Einkommensteuererklärung melden.
- →Regelbesteuerung: Monatliche oder vierteljährliche UVA + Jahres-USt-Erklärung.
- →UVA-Frist: Bis zum 15. des übernächsten Monats nach dem Voranmeldungszeitraum.
- →Jahreserklärung: Bis 30. Juni (FinanzOnline) oder 30. April (Papier).
- →Vorsteuerabzug: Nur möglich bei Regelbesteuerung — alle Einkaufsrechnungen aufbewahren!
1. Wer muss eine USt-Erklärung abgeben?
Ob du als EPU eine Umsatzsteuererklärung abgeben musst, hängt von deinem Besteuerungsstatus ab:
✅ Kleinunternehmer
Umsatz unter der Kleinunternehmergrenze (ab 2025: 55.000 Euro netto)
- ✓Keine USt-Erklärung notwendig
- ✓Keine UVA erforderlich
- !Umsätze trotzdem in ESt-Erklärung angeben
- !Bei Überschreitung der Grenze sofort handeln
📊 Regelbesteuertes EPU
Umsatz über Grenze ODER freiwillig zur Regelbesteuerung optiert
- !Monatliche oder vierteljährliche UVA
- !Jährliche USt-Jahreserklärung
- ✓Vorsteuerabzug möglich
- ✓Evtl. Steuerguthaben durch Vorsteuer
⚠️ Achtung: Grenzüberschreitung im laufenden Jahr
Wenn du als Kleinunternehmer die Umsatzgrenze überschreitest, musst du das dem Finanzamt unverzüglich melden und ab dem Folgejahr (oder ggf. schon früher) Umsatzsteuer verrechnen. Lies dazu unseren Guide: Umsatzgrenze überschritten: Was jetzt?
2. UVA vs. Jahres-USt-Erklärung: Was ist was?
Viele EPU verwechseln diese zwei verschiedenen Meldungen. Hier ist der Unterschied auf einen Blick:
| Kriterium | UVA (Voranmeldung) | Jahres-USt-Erklärung |
|---|---|---|
| Zweck | Laufende Vorauszahlung | Jahresabrechnung |
| Rhythmus | Monatlich oder vierteljährlich | Einmal jährlich |
| Frist | 15. des übernächsten Monats | 30. Juni (elektronisch) |
| Formular | U30 (via FinanzOnline) | U1 (via FinanzOnline) |
| Zahlung | Mit Abgabe der UVA | Nachzahlung oder Guthaben |
💡 So hängt es zusammen:
Die UVA ist eine Vorauszahlung der USt im Laufe des Jahres. Die Jahreserklärung ist dann die endgültige Abrechnung: Wenn du im Laufe des Jahres zu viel bezahlt hast, bekommst du etwas zurück (Guthaben). Wenn du zu wenig bezahlt hast, musst du nachzahlen.
3. Welche Fristen gelten für die UVA?
Die UVA muss bis zum 15. des übernächsten Monats nach dem Voranmeldungszeitraum eingereicht und die USt-Schuld bezahlt werden.
Monatliche UVA — Beispiel Fristen:
| Voranmeldungszeitraum | Abgabe- und Zahlungsfrist |
|---|---|
| Jänner 2026 | 15. März 2026 |
| Februar 2026 | 15. April 2026 |
| März 2026 | 15. Mai 2026 |
| April 2026 | 15. Juni 2026 |
| Mai 2026 | 15. Juli 2026 |
| Juni 2026 | 15. August 2026 |
Wer muss monatlich melden?
EPU mit einem Jahresumsatz über 100.000 Euro müssen monatlich UVA abgeben. Außerdem im ersten Jahr der Selbstständigkeit (gilt für Gründer).
Wer darf vierteljährlich melden?
EPU mit einem Jahresumsatz unter 100.000 Euro dürfen vierteljährlich (Q1 bis Q4) melden. Das vereinfacht die Buchhaltung erheblich.
⚠️ Wichtig: Wenn du die UVA zu spät einreichst oder die USt-Zahlung versäumst, drohen Verspätungszuschläge und Säumniszuschläge. Das Finanzamt ist hier nicht besonders kulant — also Termine im Kalender vormerken!
4. Wie reiche ich die USt-Erklärung über FinanzOnline ein?
FinanzOnline ist das offizielle Online-Portal des österreichischen Finanzamts. Hier kannst du alle Steuererklärungen kostenlos einreichen — inklusive UVA und Jahres-USt-Erklärung.
Bei FinanzOnline registrieren
Falls noch nicht geschehen: Registrierung auf finanzonline.bmf.gv.at mit Zugangscode (kommt per Post vom Finanzamt) oder via ID Austria / Handysignatur.
Im Menü zur UVA navigieren
Nach dem Login: Eingaben → Erklärungen → Umsatzsteuervoranmeldung (U30). Für die Jahreserklärung: Erklärungen → Umsatzsteuererklärung (U1).
Voranmeldungszeitraum auswählen
Monat oder Quartal auswählen, für das du meldest.
Umsätze und Vorsteuer eintragen
Trage deine Steuerpflichtigen Umsätze nach Steuersatz (20%, 10%, 13%) ein. Darunter die abzugsfähige Vorsteuer aus deinen Einkaufsrechnungen.
Zahllast berechnen und übermitteln
FinanzOnline berechnet automatisch die USt-Schuld (Umsatzsteuer minus Vorsteuer). Bei positivem Saldo: Zahlung bis zur Frist. Bei negativem Saldo: Gutschrift.
USt-Zahlung vornehmen
Zahlung per Banküberweisung auf das Finanzamtskonto. IBAN und Verwendungszweck findest du in FinanzOnline nach der Übermittlung.
💡 Tipp: FinanzOnline Zugang
Den Zugangscode für FinanzOnline erhältst du beim Finanzamt (persönlich oder per Post). Alternativ kannst du dich mit ID Austria (früher Handy-Signatur) direkt einloggen — das ist der bequemste Weg.
5. Was kann ich als Vorsteuer abziehen?
Der Vorsteuerabzug ist einer der größten Vorteile der Regelbesteuerung. Du kannst die Umsatzsteuer, die du für betriebliche Ausgaben bezahlt hast, von deiner USt-Schuld abziehen.
✅ Vorsteuerabzugsfähig
- ✓ Software & IT-Tools (z.B. Adobe, Office)
- ✓ Hardware (Laptop, Monitor, Drucker)
- ✓ Büromaterial und Büroausstattung
- ✓ Fachliteratur und Weiterbildung
- ✓ Steuerberater- und Anwaltskosten
- ✓ Marketing und Werbung
- ✓ Betriebliche Telefon- und Internetkosten
❌ Nicht abzugsfähig
- ✗ Private Ausgaben (klar privat genutzt)
- ✗ PKW-Vorsteuer (grundsätzlich ausgeschlossen)
- ✗ Bewirtungsaufwendungen (grundsätzlich)
- ✗ Rechnungen ohne korrekte USt-Angaben
- ✗ Rechnungen von Kleinunternehmer-Lieferanten
Beispielrechnung Vorsteuerabzug:
Wichtig: Damit du die Vorsteuer abziehen kannst, benötigst du eine korrekte Eingangsrechnung mit allen Pflichtangaben. Sammle alle Belege sorgfältig und bewahre sie 7 Jahre auf.
6. Wann muss die Jahres-USt-Erklärung eingereicht werden?
Die USt-Jahreserklärung fasst alle USt-Vorgänge des Kalenderjahres zusammen und wird einmal jährlich eingereicht.
Fristen im Überblick
| Einreichweg | Frist |
|---|---|
| Papiererklärung | 30. April des Folgejahres |
| Elektronisch (FinanzOnline) | 30. Juni des Folgejahres |
| Mit Steuerberater (Quotenregelung) | Bis zu 31. März des übernächsten Jahres |
💡 Fristverlängerung durch Steuerberater
Wenn du einen Steuerberater beauftragst, greift die sogenannte Quotenregelung. Dein Steuerberater kann die Erklärung dann deutlich später einreichen — oft bis März oder April des übernächsten Jahres. Das gibt dir und dem Steuerberater mehr Zeit.
7. Häufige Fehler bei der USt-Erklärung
❌ USt aus Privatrechnungen geltend machen
Nur betriebliche Ausgaben berechtigen zum Vorsteuerabzug. Private Rechnungen (Supermarkt, private Kleidung etc.) dürfen nicht eingetragen werden.
❌ Rechnungen ohne UID für Vorsteuerabzug nutzen
Wenn ein Lieferant keine korrekte Rechnung mit seiner UID ausstellt, kannst du die Vorsteuer nicht abziehen. Achte auf korrekte Eingangsrechnungen.
❌ Falscher Voranmeldungszeitraum
Umsätze müssen im Zeitraum gemeldet werden, in dem die Leistung erbracht wurde (Ist-Besteuerung: wenn Zahlung eingegangen, Soll-Besteuerung: wenn Rechnung ausgestellt).
❌ Vergessen, dass Vorauszahlungen mit der UVA fällig werden
Viele EPU denken, sie zahlen USt nur einmal im Jahr. Falsch! Mit jeder UVA ist auch die entsprechende USt-Zahlung fällig.
❌ Kein Übergang zur monatlichen UVA bei Umsatzwachstum
Wenn dein Umsatz über 100.000 Euro steigt, musst du automatisch auf monatliche UVA wechseln.
8. Wann lohnt sich ein Steuerberater?
Die USt-Erklärung kann man als EPU selbst über FinanzOnline erledigen. Ab einem gewissen Punkt lohnt sich aber ein Steuerberater:
Selbst erledigen sinnvoll wenn:
- ✓ Einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
- ✓ Wenig Transaktionen pro Monat
- ✓ Nur Inland-Kunden
- ✓ Gutes Grundverständnis für Steuern
Steuerberater empfohlen wenn:
- → Umsatz wächst schnell
- → EU-Auslandsgeschäfte
- → Komplexe Vorsteuer-Situationen
- → Wenig Zeit für Buchhaltung
- → Betriebsprüfung droht
Weiterführende Ratgeber
9. FAQ
Muss ein Kleinunternehmer eine USt-Erklärung abgeben?
Nein. Kleinunternehmer sind von der Umsatzsteuer befreit und müssen keine USt-Erklärung abgeben. Sie müssen ihre Umsätze aber im Rahmen der Einkommensteuererklärung melden.
Was ist der Unterschied zwischen UVA und Jahres-USt-Erklärung?
Die UVA (Umsatzsteuervoranmeldung) ist eine laufende Meldung im Laufe des Jahres (monatlich oder vierteljährlich). Die Jahreserklärung ist die abschließende Gesamtabrechnung aller USt-Vorgänge des Kalenderjahres.
Bis wann muss die USt-Jahreserklärung eingereicht werden?
Elektronisch via FinanzOnline bis 30. Juni des Folgejahres. Auf Papier bis 30. April. Mit Steuerberater (Quotenregelung) deutlich länger – oft bis März/April des übernächsten Jahres.
Was passiert, wenn ich die UVA vergesse?
Das Finanzamt kann Verspätungszuschläge und Säumniszuschläge verhängen. Im schlimmsten Fall wird die Steuer geschätzt (Schätzungsbescheid), was meistens zu einer zu hohen Nachzahlung führt.
USt-Erklärung einfacher mit den richtigen Rechnungen
Die Basis für eine korrekte USt-Erklärung sind ordentliche Rechnungen. Mit Rechnito stellst du rechtskonforme Rechnungen aus, die alle USt-relevanten Angaben enthalten — und hast deine Umsätze immer im Überblick.
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