📅 30. März 2026•🕐 18 Min. Lesezeit•🏷️ Rechnungen

Rechnung schreiben als Selbständiger in Österreich — Der komplette Guide 2026

Du bist selbständig, EPU oder Freelancer in Österreich und willst eine korrekte Rechnung schreiben? Dieser Guide zeigt dir alle Pflichtangaben nach §11 UStG, erklärt UID-Nummer und Kleinunternehmerregelung, liefert eine Muster-Rechnung und hilft dir, die häufigsten Fehler zu vermeiden.

1. Wann musst du als Selbständiger eine Rechnung schreiben?

Als Selbständiger in Österreich bist du verpflichtet, für jede Lieferung oder Leistung an andere Unternehmer innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen. Das ergibt sich aus §11 Abs. 1 UStG.

Bei Leistungen an Privatpersonen (B2C) besteht grundsätzlich keine Rechnungspflicht — es sei denn, es handelt sich um bestimmte Werkleistungen im Zusammenhang mit Grundstücken. In der Praxis ist es aber immer sinnvoll, eine Rechnung zu legen: Sie dokumentiert die Leistung, sichert deinen Zahlungsanspruch und erleichtert die Buchhaltung.

💡 Gut zu wissen

Auch als EPU (Einzelpersonenunternehmen) ohne Gewerbeschein — etwa als freiberuflicher Grafiker, Texter oder IT-Berater — gelten dieselben Rechnungsvorschriften. Es gibt keine "Light-Rechnung" für Freelancer.

2. Pflichtangaben auf der Rechnung (§11 UStG)

Eine Rechnung ist nur dann korrekt, wenn sie alle gesetzlichen Pflichtangaben enthält. Fehlt auch nur ein Punkt, kann der Vorsteuerabzug beim Empfänger verweigert werden — und das führt fast immer zu Rückfragen oder Korrekturbedarf.

✅ Pflichtangaben nach §11 UStG (Österreich):

  1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (also deine Daten)
  2. Name und Anschrift des Leistungsempfängers (dein Kunde)
  3. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Art und Umfang der Leistung
  4. Tag oder Zeitraum der Lieferung oder Leistung
  5. Entgelt für die Lieferung oder Leistung (Nettobetrag)
  6. Steuersatz (in der Regel 20 %, ermäßigt 10 % oder 13 %)
  7. Steuerbetrag (der auf das Entgelt entfallende Umsatzsteuerbetrag)
  8. Ausstellungsdatum der Rechnung
  9. Fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig und eindeutig)
  10. UID-Nummer des Leistungserbringers (bei Umsätzen über 10.000 € brutto auch die des Empfängers)

Bei Rechnungen unter 400 € brutto gelten vereinfachte Regeln (Kleinbetragsrechnung). Hier reichen Name, Anschrift, Leistungsbeschreibung, Entgelt inklusive Steuer, Steuersatz und Ausstellungsdatum.

Wichtig: Österreich verwendet §11 UStG (nicht §14 wie Deutschland). Der Inhalt ist ähnlich, aber die Rechtsgrundlage unterscheidet sich. Wenn du für österreichische Kunden Rechnungen schreibst, beziehe dich immer auf die österreichische Fassung.

3. UID-Nummer: Wann du sie brauchst

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID-Nummer) beginnt in Österreich mit "ATU" gefolgt von acht Ziffern (z. B. ATU12345678). Du erhältst sie automatisch vom Finanzamt, sobald du umsatzsteuerpflichtig bist.

Wann muss die UID auf die Rechnung?

  • Immer: Deine eigene UID-Nummer als Rechnungssteller
  • Ab 10.000 € brutto: Auch die UID-Nummer des Leistungsempfängers
  • Innergemeinschaftliche Leistungen (EU): Beide UID-Nummern sind Pflicht — unabhängig vom Betrag
  • Reverse-Charge-Fälle: Beide UID-Nummern plus Hinweis "Übergang der Steuerschuld"

Sonderfall Kleinunternehmer: Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, hat in der Regel keine UID-Nummer — und braucht sie auf der Rechnung auch nicht. Allerdings kannst du als Kleinunternehmer freiwillig eine UID beantragen, z. B. wenn du innergemeinschaftliche Erwerbe tätigst.

4. Kleinunternehmerregelung: Rechnung ohne USt

Die Kleinunternehmerregelung nach §6 Abs. 1 Z 27 UStG befreit dich von der Umsatzsteuer, wenn dein Jahresumsatz 42.000 € (ab 2025, davor 35.000 €) nicht überschreitet. Das bedeutet:

  • Du weist keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen aus
  • Du gibst nur den Bruttobetrag an (der ist gleichzeitig der Nettobetrag)
  • Du hast keinen Vorsteuerabzug auf deine Einkäufe
  • Du brauchst einen Hinweis auf die Steuerbefreiung auf jeder Rechnung

📝 Formulierungsbeispiele für den Befreiungshinweis:

  • "Umsatzsteuerbefreit gemäß §6 Abs. 1 Z 27 UStG"
  • "Kleinunternehmer gemäß §6 Abs. 1 Z 27 UStG — keine Umsatzsteuer"
  • "Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung (§6 Abs. 1 Z 27 UStG)"

⚠️ Achtung: Häufiger Fehler

Wenn du als Kleinunternehmer trotzdem Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweist, schuldest du diesen Betrag dem Finanzamt — auch wenn du eigentlich befreit bist! Das nennt sich "Steuerschuld kraft Rechnungslegung" (§11 Abs. 12 UStG).

5. Schritt-für-Schritt: Rechnung erstellen

1

Kopfbereich: Deine Daten

Vollständiger Name (bei e.U. mit Firmenwortlaut), Adresse, Steuernummer und/oder UID-Nummer. Tipp: Lege dir eine Vorlage an, damit du das nicht jedes Mal neu eintippen musst.

2

Empfänger: Kundendaten

Vollständiger Name bzw. Firmenname (inkl. Rechtsform), Adresse. Bei Firmenkunden über 10.000 € auch die UID-Nummer.

3

Rechnungsnummer vergeben

Verwende ein klares, fortlaufendes System. Bewährt hat sich z. B. "2026-001", "2026-002" usw. Die Nummer muss einmalig sein — Lücken sind erlaubt, Dopplungen nicht.

4

Datum und Leistungszeitraum

Das Rechnungsdatum ist das Ausstellungsdatum. Zusätzlich brauchst du den Leistungszeitraum oder -tag. Wenn beides identisch ist, schreib: "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum".

5

Leistung beschreiben

Beschreibe konkret, was du geliefert oder geleistet hast. "Beratung" ist zu vage — besser: "SEO-Beratung inkl. Keyword-Analyse und Content-Plan, März 2026". Je klarer, desto weniger Rückfragen.

6

Beträge ausweisen

Bei Regelbesteuerung: Nettobetrag + 20 % USt + Bruttobetrag. Bei Kleinunternehmerregelung: nur den Gesamtbetrag ohne USt-Ausweis plus Befreiungshinweis.

7

Zahlungsinformationen

Bankverbindung (IBAN, BIC), Zahlungsziel (z. B. "Zahlbar innerhalb von 14 Tagen") und optional Skonto-Hinweis. Klare Zahlungsbedingungen beschleunigen den Geldeingang erheblich.

6. Muster-Rechnung für Selbständige

Hier ein vollständiges Muster einer regelbesteuerten Rechnung. Passe alle Daten an deinen konkreten Fall an.

═══════════════════════════════════════════
            RECHNUNG Nr. 2026-015
═══════════════════════════════════════════

Maria Beispiel e.U.
Mustergasse 12/3
1030 Wien
UID: ATU12345678
Steuernr.: 09-123/4567

An:
Digitalagentur Meier GmbH
Hauptstraße 45
4020 Linz
UID: ATU87654321

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Rechnungsdatum:     30.03.2026
Leistungszeitraum:  01.03. – 31.03.2026
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Pos  Beschreibung                    Menge  Einzelpreis   Gesamt
───────────────────────────────────────────
1    Website-Redesign (Konzept       1      1.800,00 €    1.800,00 €
     + Umsetzung Landingpage)
2    SEO-Optimierung (10 Seiten)     1        600,00 €      600,00 €
3    Content-Erstellung              5        120,00 €      600,00 €
     (Blog-Artikel à 800 Wörter)
───────────────────────────────────────────
                          Nettobetrag:       3.000,00 €
                      + 20 % USt:              600,00 €
                      ════════════════════
                      Gesamtbetrag:          3.600,00 €
───────────────────────────────────────────

Zahlungsziel: 14 Tage netto
Bankverbindung: IBAN AT12 3456 7890 1234 5678
                BIC GIBAATWWXXX (Erste Bank)

Bei Fragen: maria@beispiel.at

Als Kleinunternehmer würdest du die USt-Zeile weglassen und stattdessen den Hinweis "Umsatzsteuerbefreit gemäß §6 Abs. 1 Z 27 UStG" ergänzen. Der Gesamtbetrag wäre dann 3.000,00 €.

7. Honorarnote vs. Rechnung — Was ist der Unterschied?

In Österreich werden die Begriffe "Honorarnote" und "Rechnung" oft synonym verwendet. Rechtlich gibt es keinen Unterschied — beide müssen dieselben Pflichtangaben enthalten. In der Praxis verwenden Freiberufler (Ärzte, Rechtsanwälte, Therapeuten) eher den Begriff "Honorarnote", während Gewerbetreibende von "Rechnung" sprechen.

Fazit: Ob du dein Dokument "Rechnung" oder "Honorarnote" nennst, ist egal — solange alle Pflichtangaben drauf sind. Tipp: Verwende den Begriff, den deine Kunden erwarten.

8. Die 7 häufigsten Fehler beim Rechnung schreiben

❌

1. Fehlende fortlaufende Rechnungsnummer

Ohne eindeutige Nummer ist die Rechnung formal fehlerhaft. Verwende ein festes Schema wie "2026-001" und lass die Nummerierung nicht von deinem E-Mail-Postfach abhängen.

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2. Leistungszeitraum fehlt

Ein Rechnungsdatum allein reicht nicht. Der Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung muss extra angegeben werden — auch wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt.

❌

3. USt-Ausweis trotz Kleinunternehmerregelung

Weist du als Kleinunternehmer 20 % USt aus, schuldest du diesen Betrag dem Finanzamt. Das ist einer der teuersten Fehler, die du machen kannst.

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4. Unvollständige Adressdaten

"Max Muster, Wien" reicht nicht. Straße, Hausnummer, PLZ und Ort müssen vollständig sein — bei dir und beim Kunden.

❌

5. Vergessene Bankverbindung

Keine Pflichtangabe, aber ohne IBAN weiß dein Kunde nicht, wohin er zahlen soll. Ergebnis: verzögerte Zahlung und unnötige Rückfragen.

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6. Vage Leistungsbeschreibung

"Dienstleistung" oder "Beratung" ohne Details kann vom Finanzamt beanstandet werden. Beschreibe Art und Umfang so konkret wie möglich.

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7. Falscher Steuersatz

Der Normalsteuersatz in Österreich ist 20 %. Für bestimmte Leistungen gilt der ermäßigte Satz von 10 % (z. B. Lebensmittel, Bücher) oder 13 % (z. B. Beherbergung). Den falschen Satz anzuwenden kann teuer werden.

9. Tools & Software für Rechnungen

Du kannst Rechnungen in Word oder Excel erstellen — aber ein Rechnungsprogramm spart enorm viel Zeit und verhindert Fehler. Hier ein Überblick der gängigsten Optionen für Österreich:

ToolAT-tauglichPreis abBesonderheit
Rechnito✅ 100 %Gratis (5/Mo)Speziell für AT, alle Pflichtangaben automatisch
FreeFinance✅~15 €/MoBuchhaltung + Rechnungen, BMF-zertifiziert
ProSaldo✅~10 €/MoÖsterreichischer Anbieter, EA-Rechnung
sevDesk⚠️ teilweise~9 €/MoDeutsches Tool, AT-Anpassungen nötig
Lexoffice⚠️ eingeschränkt~8 €/MoFür Deutschland optimiert, AT-Steuerlogik fehlt
Word/Excel➖ manuellGratisKeine Automatisierung, fehleranfällig

Empfehlung: Für Selbständige in Österreich ist ein Tool mit automatischen Pflichtangaben, fortlaufender Nummerierung und korrekter AT-Steuerlogik Gold wert. Rechnito wurde genau dafür gebaut.

10. Sonderfälle: Ausland, Reverse Charge, Barrechnung

🇪🇺 Rechnung ins EU-Ausland

Bei Leistungen an Unternehmer in anderen EU-Ländern greift in der Regel das Reverse-Charge-Verfahren: Du stellst die Rechnung ohne USt und fügst den Hinweis "Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger (Reverse Charge)" hinzu. Beide UID-Nummern sind Pflicht.

🌍 Rechnung ins Drittland

Leistungen an Unternehmer außerhalb der EU (z. B. Schweiz, USA) sind grundsätzlich nicht steuerbar in Österreich. Die Rechnung enthält keine USt und keinen Steuersatz, aber den Hinweis auf den nicht steuerbaren Umsatz.

🧾 Barrechnung und Registrierkasse

Wenn du Bareinnahmen erzielst, beachte die Registrierkassenpflicht ab 15.000 € Jahresumsatz (davon 7.500 € Barumsätze). Barrechnungen müssen zusätzlich eine maschinenlesbare Signatur enthalten.

11. FAQ

Was muss auf einer Rechnung als Selbständiger in Österreich stehen?

Alle Pflichtangaben nach §11 UStG: Name und Anschrift beider Parteien, Leistungsbeschreibung, Entgelt, Steuersatz und -betrag, Rechnungsdatum, fortlaufende Nummer, Leistungszeitraum und UID-Nummer. Bei Kleinunternehmern entfallen Steuersatz und -betrag — dafür kommt der Befreiungshinweis dazu.

Brauche ich als Kleinunternehmer eine UID-Nummer auf der Rechnung?

Nein. Als Kleinunternehmer nach §6 Abs. 1 Z 27 UStG benötigst du keine UID-Nummer. Du kannst freiwillig eine beantragen, musst sie aber nicht auf der Rechnung angeben.

Wie schreibt man als Freelancer eine korrekte Rechnung?

Genau wie jeder andere Selbständige: mit allen Pflichtangaben nach §11 UStG. Freelancer verwenden oft den Begriff "Honorarnote" — inhaltlich und rechtlich macht das keinen Unterschied. Wichtig ist, dass Leistung, Zeitraum und Betrag konkret beschrieben sind.

Welche Fehler passieren am häufigsten beim Rechnung schreiben?

Die Top 3: fehlende fortlaufende Nummer, kein Leistungszeitraum und USt-Ausweis trotz Kleinunternehmerregelung. Alle drei lassen sich mit einem Rechnungsprogramm automatisch vermeiden.

Muss ich als EPU ein Rechnungsprogramm verwenden?

Nein, gesetzlich nicht. Du darfst Rechnungen auch in Word oder sogar handschriftlich erstellen. Ein Rechnungsprogramm wie Rechnito spart aber massiv Zeit, verhindert Pflichtangaben-Fehler und erstellt fortlaufende Nummern automatisch. Die ersten 5 Rechnungen pro Monat sind kostenlos.

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