Honorarnote schreiben Österreich 2026: Pflichtangaben für Ärzte, Anwälte & Berater
Was ist der Unterschied zwischen Honorarnote und Rechnung? Welche Pflichtangaben gelten für freie Berufe in Österreich? Und wie stellen Ärzte korrekt ab — ohne Umsatzsteuer? Alles erklärt, mit Muster-Honorarnoten zum Download.
⚡ TL;DR — Das Wichtigste auf einen Blick
- →Honorarnote = Rechnung — rechtlich kein Unterschied, andere Bezeichnung in freien Berufen.
- →Ärzte: Heilbehandlungen sind von der USt befreit (§6 Abs. 1 Z 19 UStG) — kein USt-Ausweis nötig.
- →Anwälte, Notare: USt-pflichtig (20%) auf Honorar, außer bei steuerbefreiten Leistungen.
- →Dieselben 10 Pflichtangaben nach §11 UStG wie bei jeder Rechnung.
- →7 Jahre Aufbewahrungspflicht — digitale Archivierung zulässig.
1. Honorarnote vs. Rechnung: Was ist der Unterschied?
Kurz gesagt: kein rechtlicher Unterschied. Das österreichische Umsatzsteuergesetz kennt nur den Begriff “Rechnung” (§11 UStG). Die Bezeichnung Honorarnote ist eine Branchenkonvention, die sich in bestimmten freien Berufen eingebürgert hat:
Berufe, die “Honorarnote” verwenden:
- 🩺 Ärzte (Wahlärzte)
- ⚖️ Rechtsanwälte, Notare
- 🏛️ Architekten, Ziviltechniker
- 📊 Steuerberater, Wirtschaftsprüfer
- 🎨 Künstler, Grafiker
- 💡 Unternehmensberater
Rechtlich gilt:
- ✓Dieselben §11 UStG-Pflichtangaben wie jede Rechnung
- ✓Dieselbe Aufbewahrungspflicht (7 Jahre)
- ✓Der Begriff auf dem Dokument (“Rechnung” vs. “Honorarnote”) ist steuerrechtlich irrelevant
Fazit: Du kannst deine Zahlungsaufforderung beliebig nennen — “Rechnung”, “Honorarnote”, “Honorar-Rechnung” oder “Leistungsabrechnung”. Entscheidend sind die Pflichtangaben, nicht der Titel.
2. Pflichtangaben einer Honorarnote
Wie jede Rechnung muss auch eine Honorarnote bei Beträgen über 400 Euro brutto die Pflichtangaben nach §11 UStG erfüllen:
Name und Anschrift des Leistungserbringers
Dein vollständiger Name (z.B. Dr. Maria Muster) oder die Praxis-/Kanzleibezeichnung, Adresse, ggf. Ordinationszeiten.
Name und Anschrift des Patienten/Klienten
Vollständiger Name und Adresse des Leistungsempfängers. Bei Privatpatienten: Name + Adresse ausreichend.
Ausstellungsdatum
Das Datum, an dem die Honorarnote ausgestellt wird — nicht das Behandlungsdatum.
Fortlaufende Nummer
Eindeutige, fortlaufende Identifikationsnummer. Typisches Format für Ärzte: HN-2026-001 oder 2026/001.
Leistungsbeschreibung
Beschreibung der erbrachten Leistung — z.B. 'Ärztliche Konsultation inkl. Befunderstellung', 'Rechtliche Beratung Kaufvertrag', 'Gutachtenerstattung'. Möglichst präzise.
Datum der Leistungserbringung
Wann wurde die Leistung erbracht? Bei Dauerleistungen (z.B. Therapie über mehrere Monate): Zeitraum angeben.
Honorarbetrag (Entgelt)
Der Betrag für die Leistung — bei Ärzten ohne USt, bei Anwälten netto + 20% USt.
Steuersatz / Befreiungshinweis
Bei USt-pflichtigen Leistungen: Steuersatz und -betrag ausweisen. Bei steuerbefreiten Leistungen (Ärzte): Hinweis auf die gesetzliche Grundlage der Befreiung.
Gesamtbetrag
Der zu zahlende Gesamtbetrag (bei Ärzten = Nettobetrag, bei Anwälten = Bruttobetrag inkl. USt).
Bankverbindung + Zahlungsfrist
Nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber unverzichtbar: IBAN/BIC und Fälligkeitsdatum. Standard: 14–30 Tage.
3. Honorarnote Arzt Österreich — Steuerbefreiung
Ärztliche Honorarnoten in Österreich sind ein Sonderfall: Heilbehandlungsleistungen sind von der Umsatzsteuer befreit. Das regelt §6 Abs. 1 Z 19 UStG.
✅ Steuerbefreite Arztleistungen (kein USt-Ausweis)
- ✓ Ärztliche Untersuchungen und Konsultationen
- ✓ Diagnostische Leistungen (Labor, Bildgebung)
- ✓ Operationen und Eingriffe
- ✓ Physiotherapeutische und psychotherapeutische Behandlungen
- ✓ Medizinische Gutachten mit Heilkundebezug
- ✓ Krankenhausleistungen
⚠️ USt-pflichtige Arztleistungen (20% USt nötig)
- ! Schönheitsoperationen ohne medizinische Indikation
- ! Nicht-medizinische Gutachten (z.B. reine Verwaltungsgutachten)
- ! Administrationsgebühren (z.B. Praxisgebühr für Verwaltungsaufwand)
- ! Ästhetische Behandlungen ohne medizinischen Grund
Bei Unsicherheit: Steuerberater fragen. Die Abgrenzung ist im Einzelfall komplex.
Pflichthinweis auf ärztlicher Honorarnote:
Wichtig für Wahlärzte: Auch als Wahlarzt (ohne Kassenvertrag) sind deine Honorarnoten steuerbefreit — sofern es sich um medizinisch indizierte Heilbehandlungen handelt. Deine Patienten können die Honorarnote bei ihrer Krankenkasse einreichen und erhalten einen Kostenzuschuss zurück.
Was Patienten brauchen für die Krankenkassen-Rückerstattung:
- →Original-Honorarnote mit allen Pflichtangaben
- →Zahlungsnachweis (Kontoauszug)
- →Überweisungsschein (e-Card Bestätigung) oder Hinweis, dass es sich um einen Facharzt handelt
- →Einreichfrist: in der Regel binnen 6 Monaten nach Behandlungsdatum
4. Honorarnote Anwalt, Notar, Berater — USt-Pflicht
Im Gegensatz zu Ärzten sind Honorarnoten von Rechtsanwälten, Notaren, Steuerberatern und Unternehmensberatern in der Regel umsatzsteuerpflichtig (20%).
Rechtsanwälte
- • USt-Satz: 20%
- • UID-Nummer auf Honorarnote pflicht
- • RATG (Rechtsanwaltstarifgesetz) für gerichtliche Leistungen
- • AHR (Allgemeine Honorar-Richtlinien) für außergerichtliche
- • Honorarvereinbarung für Pauschalhonorare empfohlen
Unternehmensberater
- • USt-Satz: 20% (Regelbesteuerung)
- • Kleinunternehmerregelung möglich bei niedrigem Umsatz
- • Stundensatz oder Tagessatz auf Honorarnote
- • Projektbeschreibung statt einzelner Tätigkeiten erlaubt
- • Bei B2B: UID beider Seiten über €10.000
Ausnahme Notare: Notariatsgebühren unterliegen dem Notariatstarifgesetz und sind zum Teil steuerbefreit. Bei Rechtsunsicherheiten immer den Steuerberater einschalten.
5. Muster-Honorarnoten
Muster: Ärztliche Honorarnote (steuerfrei)
Dr. med. Anna Muster
Fachärztin für Innere Medizin
Musterstraße 5
1010 Wien, Österreich
Tel: +43 1 123 456
E-Mail: praxis@dr-muster.at
HONORARNOTE
Nummer: HN-2026-047
Datum: 28.03.2026
Behandlungsdatum: 25.03.2026
Patient/Patientin:
Max Mustermann
Beispielgasse 3
1020 Wien, Österreich
Geburtsdatum: 01.01.1980 · Versicherungsnummer: 1234 010180
| Leistung | Betrag |
|---|---|
| Ärztliche Konsultation inkl. körperlicher Untersuchung | € 120,00 |
| Blutabnahme und Laborüberweisung | € 30,00 |
| Befundübermittlung (schriftlich) | € 20,00 |
| Gesamtbetrag: | € 170,00 |
Zahlbar bis: 11.04.2026 (14 Tage)
IBAN: AT12 3456 7890 1234 5678 · BIC: XXXXATWW
Verwendungszweck: HN-2026-047 Mustermann
Diese Honorarnote kann bei Ihrer Krankenkasse zur Kostenerstattung eingereicht werden.
Muster: Berater-Honorarnote (mit 20% USt)
Mag. Klaus Berater
Unternehmensberatung
Beratergasse 1
4020 Linz, Österreich
UID: ATU12345678
HONORARNOTE
Nummer: 2026/012
Datum: 28.03.2026
Auftraggeber:
Musterfirma GmbH
Firmenstraße 100, 4020 Linz
UID: ATU87654321
| Leistung | Netto | USt 20% | Brutto |
|---|---|---|---|
| Strategieberatung März 2026 (8 Std. à €150) | € 1.200,00 | € 240,00 | € 1.440,00 |
| Gesamt | € 1.200,00 | € 240,00 | € 1.440,00 |
6. Nummerierung und Archivierung von Honorarnoten
Die fortlaufende Nummer ist auch bei Honorarnoten gesetzlich vorgeschrieben. In freien Berufen haben sich folgende Formate eingebürgert:
✅ Gängige Formate
- • HN-2026-001, HN-2026-002 ...
- • 2026/001, 2026/002 ...
- • HR-2026-01 (Honorar-Rechnung)
- • 001/26, 002/26 ...
💡 Archivierung
- • 7 Jahre Aufbewahrungspflicht
- • Digital zulässig (PDF, unveränderbar)
- • Jederzeit lesbar und druckbar
- • Rechnito archiviert automatisch
Bei der digitalen Archivierung gilt: Die Originaldaten müssen unverändert gespeichert werden. Ein PDF/A-Format (Langzeit-PDF) ist ideal. Speichere deine Honorarnoten niemals nur in einem proprietären Format, das du in 7 Jahren vielleicht nicht mehr öffnen kannst.
7. Häufige Fehler bei Honorarnoten
❌ Steuerhinweis fehlt bei Ärzten
Ohne den Hinweis auf §6 Abs. 1 Z 19 UStG ist die Honorarnote formal unvollständig. Patienten können sie möglicherweise nicht bei der Kasse einreichen. Immer einfügen!
❌ Zu ungenaue Leistungsbeschreibung
"Ärztliche Leistung" oder "Beratung" reicht nicht. Bei Ärzten: Behandlungsart angeben. Bei Anwälten: Fallbezeichnung oder Aktenzeichen. Bei Beratern: Projekttitel und Zeitraum.
❌ Falsche oder fehlende Patientenadresse
Besonders relevant für die Krankenkassen-Erstattung: Ohne vollständige Patientendaten lehnt die ÖGK die Honorarnote oft ab.
❌ Behandlungsdatum fehlt
Bei Ärzten ist das Behandlungsdatum besonders wichtig — Krankenkassen prüfen Einreichfristen. Ohne Datum: Erstattung kann abgelehnt werden.
❌ Keine fortlaufende Nummerierung
Ärzte und Anwälte, die manuell nummerieren, vergessen oft die Fortlaufnummer bei Privatpatienten. Software wie Rechnito verhindert das automatisch.
❌ Falscher USt-Ausweis bei Arztleistungen
20% USt auf eine Heilbehandlung ausweisen ist ein klassischer Fehler. Das kann steuerliche Nachforderungen auslösen. Bei Unsicherheit: Steuerberater fragen.
Weiterführende Ratgeber
8. FAQ — Honorarnote Österreich
Was ist der Unterschied zwischen Honorarnote und Rechnung?
Rechtlich kein Unterschied. Honorarnote ist der Branchenbegriff in freien Berufen (Ärzte, Anwälte, Berater). Beide müssen dieselben Pflichtangaben nach §11 UStG erfüllen.
Müssen Ärzte Umsatzsteuer auf Honorarnoten ausweisen?
Nein. Ärztliche Heilbehandlungen sind nach §6 Abs. 1 Z 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit. Auf der Honorarnote muss ein entsprechender Hinweis stehen. Ausnahme: rein kosmetische Leistungen ohne medizinische Indikation.
Welche Pflichtangaben muss eine Honorarnote enthalten?
Dieselben wie jede Rechnung: Name/Adresse Leistungserbringer, Name/Adresse Patient/Klient, Datum, fortlaufende Nummer, Leistungsbeschreibung, Datum der Leistung, Betrag, Steuerhinweis (Befreiung oder Steuersatz + -betrag).
Wie numbmiere ich Honorarnoten richtig?
Fortlaufend und eindeutig. Typische Formate: HN-2026-001 oder 2026/001. Das Format ist frei wählbar, muss aber lückenlos sein. Software wie Rechnito nummeriert automatisch.
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