Was muss auf einer Rechnung in Österreich stehen?

Pflichtangaben nach § 11 UStG: Name und Anschrift des Rechnungsstellers und -empfängers, UID-Nummer (bei Rechnungen über 10.000 €), fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Menge und Bezeichnung der Leistung, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag, Bruttobetrag.

Wie hoch ist die Kleinunternehmergrenze 2026 in Österreich?

Ab 2025 gilt in Österreich eine Kleinunternehmergrenze von 55.000 € Nettoumsatz pro Jahr (vorher 35.000 €). Kleinunternehmer schreiben Rechnungen ohne Umsatzsteuer und vermerken '§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG' auf der Rechnung.

Wann brauche ich eine Stornorechnung?

Eine Stornorechnung ist nötig, wenn eine bereits ausgestellte Rechnung korrigiert oder storniert werden muss — z.B. bei Fehlern, Retouren oder Stornierungen. Die Stornorechnung muss auf die Originalrechnung verweisen und den negativen Betrag ausweisen.

Ist E-Rechnung in Österreich Pflicht?

Für Rechnungen an den Bund ist die E-Rechnung (ebInterface) seit 2014 Pflicht. Für B2B-Rechnungen gibt es aktuell keine Pflicht, aber die EU plant eine verpflichtende E-Rechnung ab 2028. In Deutschland gilt die E-Rechnungspflicht bereits ab 2025.

Rechnung schreiben Österreich 2026 ✓ Pflichtangaben + Vorlage

Name: Rechnito
Author: Rechnito

Frisch selbstständig und die erste Rechnung steht an? Dieser Guide zeigt dir alles, was du 2026 wissen musst — kompakt, praxisnah und auf dem neuesten Stand des österreichischen Steuerrechts.

1. Warum korrekte Rechnungen so wichtig sind

Eine Rechnung ist nicht nur eine Zahlungsaufforderung — sie ist ein steuerrechtliches Dokument. Konkret bedeutet das:

Dein Kunde braucht sie für den Vorsteuerabzug. Fehlt ein Pflichtfeld, darf er die Vorsteuer nicht abziehen. In der Praxis heißt das: Er zahlt erst, wenn du eine korrekte Rechnung nachlieferst.
Das Finanzamt prüft bei Betriebsprüfungen jede einzelne Rechnung — auf Vollständigkeit, Konsistenz und Plausibilität.
Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (EU-Export) kann eine fehlerhafte Rechnung den Verlust der Steuerbefreiung bedeuten — und du zahlst 20 % USt aus eigener Tasche nach.

💡 Kurzfassung:

Rechnungen korrekt schreiben = Geld sparen, Ärger vermeiden, professionell wirken.

2. Pflichtangaben auf der Rechnung (§ 11 UStG)

Jede Rechnung über 400 € brutto muss folgende 9 Pflichtangaben enthalten:

#	Pflichtangabe	Worauf achten
1	Name & Anschrift des Ausstellers	Vollständig, kein Postfach allein
2	Name & Anschrift des Empfängers	Bei Konzernen: exakte Firma angeben!
3	Leistungsbeschreibung	Konkret! „Beratung“ reicht nicht — „SEO-Beratung für Website xy, 8h“ schon
4	Leistungsdatum/-zeitraum	Nicht identisch mit Rechnungsdatum? Dann separat angeben
5	Netto-Entgelt	Bei mehreren Steuersätzen: getrennt ausweisen
6	Steuerbetrag in Euro	Als absoluter Betrag, nicht nur Prozent
7	Steuersatz	20 %, 10 % oder 13 % — je nach Leistung
8	Ausstellungsdatum	Wann wurde die Rechnung erstellt?
9	Fortlaufende Rechnungsnummer	Einmalig pro Jahr, systematisch

Zusätzlich:

UID-Nummer des Ausstellers (Ausnahme: Kleinunternehmer bei reinen Inlandsumsätzen)
Bei Rechnungen über 10.000 € brutto: UID-Nummer des Empfängers ebenfalls Pflicht

⚠️ Praxis-Tipp:

„Rechnungsdatum = Leistungsdatum“ als Vermerk reicht, wenn beides am selben Tag liegt.

3. Kleinbetragsrechnung vs. Standard vs. Großbetrag

Je nach Rechnungshöhe gelten unterschiedliche Anforderungen:

Bis 400 € brutto (Kleinbetragsrechnung)

✅ Vereinfacht — folgendes entfällt:

• Name/Anschrift des Empfängers
• Separate Netto/Steuer-Aufschlüsselung (Brutto + Steuersatz reicht)
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• UID-Nummer

→ Deshalb ist auch der Kassabon ein gültiger Vorsteuerbeleg.

400,01 € – 10.000 € brutto (Standardrechnung)

→ Alle 9 Pflichtangaben erforderlich (siehe oben)

Über 10.000 € brutto (Großbetragsrechnung)

→ Alle Pflichtangaben plus UID-Nummer des Empfängers

⚠️ Achtung bei EU-Geschäften:

Reverse Charge oder innergemeinschaftliche Lieferung? Dann gelten immer die vollen Anforderungen — egal wie klein der Betrag.

4. Kleinunternehmerregelung 2026 — das hat sich geändert

Die Kleinunternehmerregelung wurde grundlegend reformiert. Hier die wichtigsten Änderungen:

Neue Umsatzgrenze: 55.000 € brutto

	Alt (bis 2024)	Neu (ab 2025/2026)
Grenze	35.000 € netto (≈ 42.000 € brutto)	55.000 € brutto
Berechnung	Fiktive Steuer musste aufgeschlagen werden	Einfach: Gesamtumsatz zählt
Toleranz	15 % einmalig in 5 Jahren	10 % (= bis 60.500 €)

Was bedeutet das für dich?

• Du stellst keine USt auf deinen Rechnungen aus
• Dein Preis = dein Erlös (großer Vorteil bei Privatkunden!)
• Kein Vorsteuerabzug — USt auf Einkäufe ist ein echter Kostenfaktor
• Keine UVA und keine USt-Jahreserklärung nötig

Der Pflicht-Vermerk auf jeder Rechnung

„Umsatzsteuerbefreit – Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG“

Dieser Satz muss auf jede deiner Rechnungen. Fehlt er, stuft der Empfänger die Rechnung als fehlerhaft ein.

Was passiert bei Überschreitung?

🟢

Bis 60.500 € (10 % Toleranz): Befreiung bleibt fürs laufende Jahr erhalten. Ab 1. Jänner des Folgejahres → Regelbesteuerung.

🔴

Über 60.500 €: Befreiung erlischt sofort — ab diesem Umsatz bist du steuerpflichtig. Alle folgenden Umsätze im selben Jahr ebenfalls.

💡 Tipp:

Führe ein monatliches Umsatz-Controlling. Wer die Grenze unbemerkt überschreitet und weiter netto fakturiert, schuldet dem Finanzamt 20 % USt — die man von Privatkunden kaum nachfordern kann.

Neu: EU-weite Kleinunternehmerregelung

Ab 2025/2026 kannst du die Befreiung auch für EU-Auslandsumsätze nutzen, wenn:

Dein EU-Gesamtumsatz unter 100.000 € liegt
Die nationale Grenze des Ziellandes nicht überschritten wird

Dafür brauchst du eine spezielle UID mit dem Suffix „-EX“, die du beim Finanzamt beantragen musst. Wichtig: Die 10 %-Toleranz gilt hier nicht — bei Überschreitung endet die Befreiung sofort.

5. Stornorechnung richtig erstellen

Fehler passieren. Aber: Versendete Rechnungen dürfen niemals einfach gelöscht oder überschrieben werden. Das verstößt gegen die BAO und gilt als Urkundenunterdrückung.

Der korrekte Ablauf:

Stornorechnung erstellen mit eigener, neuer Rechnungsnummer
Klarer Verweis auf die Originalrechnung (z.B. „Storno zu RE-2026-045 vom 15.03.2026“)
Alle Positionen identisch, aber mit negativem Vorzeichen (z.B. –500,00 €)
Neue, korrigierte Rechnung ausstellen (neues Datum, neue Nummer)

Stornorechnung ≠ Gutschrift!

	Stornorechnung	Gutschrift
Wer erstellt?	Du (der Rechnungssteller)	Dein Kunde (der Empfänger)
Wofür?	Korrektur eigener Fehler	Kunde rechnet deine Leistung ab (z.B. Provisionen)
Bezeichnung	„Stornorechnung“ oder „Korrekturrechnung“	„Gutschrift“ oder „Abrechnungsgutschrift“

⚠️ Wichtig:

Eine Korrektur als „Gutschrift“ zu bezeichnen kann bei der Betriebsprüfung Probleme machen. Immer „Stornorechnung“ verwenden.

6. E-Rechnung: Was kommt auf dich zu?

Aktueller Stand in Österreich (2026)

• B2G (an öffentliche Stellen): E-Rechnung Pflicht (ebInterface-Format)
• B2B (zwischen Unternehmen): Noch keine Pflicht in Österreich
• Ein PDF per Mail ist rechtlich weiterhin gültig

Was in Europa passiert

• Deutschland: E-Rechnung im B2B seit 2025 Pflicht (XRechnung, ZUGFeRD). Ein reines PDF gilt dort nicht mehr als E-Rechnung.
• EU-weit: Ab 2030 kommt die B2B-E-Rechnungspflicht durch die ViDA-Richtlinie (VAT in the Digital Age).

💡 Empfehlung:

Wenn du deutsche Geschäftskunden hast, musst du jetzt schon strukturierte Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD) erstellen können. Nutze eine Rechnungssoftware, die ebInterface und ZUGFeRD unterstützt — dann bist du für alles gerüstet.

7. Aufbewahrungspflichten

📁 Mindestens 7 Jahre — alle Ausgangs- UND Eingangsrechnungen
📅 Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres der letzten Buchung
🏠 Immobilien-bezogene Rechnungen: Bis zu 22 Jahre (Vorsteuerberichtigung!)
💾 Elektronische Rechnungen (XML, E-Rechnung) müssen im Originalformat gespeichert werden — Ausdrucken reicht nicht
📸 Papierbelege dürfen gescannt und digital archiviert werden, sofern Inhalt und Farbe originalgetreu bleiben

8. Die 5 häufigsten Fehler bei Rechnungen

❌

1. Leistungsbeschreibung zu vage

„Beratung“ oder „Büromaterial“ reicht nicht. Konkret beschreiben, was du geleistet hast. Sonst ist der Vorsteuerabzug deines Kunden gefährdet.

❌

2. Kleinunternehmer-Hinweis vergessen

Ohne den Vermerk gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG kommen garantiert Rückfragen vom Finanzamt oder vom Kunden.

❌

3. USt als Kleinunternehmer ausgewiesen

Fataler Fehler: Weist du USt aus, obwohl du befreit bist, schuldest du den Betrag dem Finanzamt (Steuerschuld kraft Rechnung!).

❌

4. Rechnungsnummer doppelt vergeben

Schwerer Formfehler — kompromittiert deine gesamte Buchhaltung. Passiert besonders häufig bei Excel-Vorlagen.

❌

5. Korrektur als „Gutschrift“ statt „Stornorechnung“

Steuerrechtlich sind das zwei verschiedene Dokumente. Bei Betriebsprüfungen kann das zu Problemen führen.

9. Checkliste: Rechnung schreiben in Österreich 2026 ✅

Bevor du die Rechnung abschickst — geh diese Liste durch:

Absender (Du):

☐ Name & vollständige Anschrift
☐ UID-Nummer (außer KU bei Inlandsumsätzen)

Empfänger (Kunde):

☐ Name & vollständige Anschrift
☐ UID-Nummer (bei >10.000 €)

Rechnungsdaten:

☐ Ausstellungsdatum
☐ Fortlaufende Rechnungsnummer
☐ Leistungsdatum/-zeitraum

Beträge & Steuer:

☐ Konkrete Leistungsbeschreibung
☐ Nettobetrag + Steuerbetrag separat
☐ Steuersatz (20 %, 10 %, 13 %)

Sonderfälle:

☐ Kleinunternehmer? → Hinweis gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG
☐ Reverse Charge? → Kein USt-Ausweis + Vermerk + beide UIDs
☐ EU-Lieferung? → UID-Check des Empfängers durchgeführt?

Fazit

Rechnung schreiben in Österreich ist 2026 kein Hexenwerk — aber die Details sind entscheidend. Die neue Kleinunternehmergrenze von 55.000 € brutto vereinfacht vieles, die kommende E-Rechnungspflicht erfordert aber technische Vorbereitung.

Der wichtigste Tipp: Nutze eine Rechnungssoftware, die auf österreichisches Recht abgestimmt ist. Sie übernimmt Pflichtangaben, Nummernvergabe, Steuersätze und Archivierung automatisch — und du kannst dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren.

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Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung. Bei Unsicherheiten wende dich an deinen Steuerberater oder deine Wirtschaftskammer.

Quellen: WKO.at, TPA Group, FreeFinance.at, BMF Österreich, kalkuel.at (Stand: Februar 2026)

Rechnung schreiben in Österreich 2026 – Vorlagen & Tipps für Klein- und Einzelunternehmer

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