Rechnung ins Ausland schreiben — EU & Drittland 2026
Du hast einen Kunden im Ausland? Ob EU, Schweiz, USA oder UK — bei der Rechnungsstellung gibt es USt.-Regeln, Pflichtangaben und Meldepflichten zu beachten. Falsche MwSt. oder fehlende UID können teuer werden. Dieser Ratgeber erklärt alle Szenarien mit Praxisbeispielen.
📋 Inhaltsverzeichnis
- 1. Überblick: Die 4 Szenarien
- 2. EU B2B — Reverse Charge
- 3. EU B2C — Privatpersonen
- 4. Drittland (Schweiz, UK, USA, ...)
- 5. Spezialfall Schweiz
- 6. Spezialfall UK (Post-Brexit)
- 7. Pflichtangaben auf der Auslandsrechnung
- 8. UID-Nummer prüfen — Pflicht!
- 9. Zusammenfassende Meldung (ZM)
- 10. One-Stop-Shop (OSS)
- 11. Innergemeinschaftliche Lieferungen (Waren)
- 12. Sprache, Währung und Zahlung
- 13. FAQ
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1. Überblick: Die 4 Szenarien auf einen Blick
🇪🇺 Szenario A: EU-Land — B2B (Unternehmen)
Du lieferst Dienstleistungen an ein EU-Unternehmen (hat UID-Nummer).
→ Rechnung netto (0% MwSt.) + Reverse-Charge-Vermerk + ZM-Meldung
🇪🇺 Szenario B: EU-Land — B2C (Privatperson)
Du verkaufst an eine Privatperson in der EU (kein Unternehmer, keine UID).
→ MwSt. deines Landes (20% AT), ab €10.000 digitale DL: MwSt. des Kundenlandes + OSS
🌐 Szenario C: Drittland — B2B (z.B. USA, Kanada, Australien)
Du lieferst Dienstleistungen an ein Unternehmen außerhalb der EU.
→ Rechnung netto, kein MwSt.-Ausweis, "nicht steuerbar" / "Steuerfreiheit"
📦 Szenario D: Warenlieferung ins Ausland
Du lieferst physische Waren an Kunden im Ausland — EU oder Drittland.
→ Sonderregeln: Innergemeinschaftliche Lieferung (EU) oder Ausfuhrlieferung (Drittland)
2. EU B2B — Reverse Charge (häufigster Fall)
Wenn du als österreichischer Unternehmer Dienstleistungen an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land erbringst, gilt das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren(Umkehr der Steuerschuld, §3a Abs. 6 UStG). Du stellst die Rechnung ohne MwSt. aus — der Kunde meldet die USt. in seinem Land selbst an.
Schritt-für-Schritt: EU B2B-Rechnung ausstellen
UID des Kunden prüfen
PFLICHT! Validiere die UID des Kunden über das VIES-System (ec.europa.eu/taxation_customs/vies). Bei ungültiger UID haftest du für die USt.
Rechnung netto ausstellen
Nur den Nettobetrag angeben — keine USt. ausweisen. Wo sonst '20% USt.' stehen würde: leer lassen oder '0%'.
Beide UID-Nummern angeben
Deine UID (ATU...) und die UID des Kunden (z.B. DE..., FR...) müssen auf der Rechnung stehen.
Reverse-Charge-Vermerk hinzufügen
'Reverse Charge — Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers' auf die Rechnung.
Zusammenfassende Meldung (ZM) einreichen
Monatlich oder quartalsweise über FinanzOnline melden. Frist: 25. des Folgemonats.
Beispiel-Rechnungsblock EU B2B:
Rechnungssteller: Max Mustermann, Mariahilfer Str. 1, 1060 Wien
UID: ATU12345678
Rechnungsempfänger: Acme GmbH, Musterstraße 1, 10115 Berlin
UID: DE123456789
Leistung: Webdesign Projekt "Homepage Redesign"
Leistungszeitraum: März 2026
Nettobetrag: €2.000,00
USt.: 0% (Reverse Charge)
Gesamtbetrag: €2.000,00
"Reverse Charge — Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß Art. 196 MwStSystRL"
⚠️ Achtung: Dienstleistungen vs. Waren
Reverse Charge nach §3a gilt für Dienstleistungen (B2B, EU). Für physische Waren (innergemeinschaftliche Lieferungen) gelten andere Regeln — siehe Abschnitt 11 weiter unten. Grundregel: Dienstleistungen → Empfängerland (§3a Abs. 6); Waren → Lieferland (mit IG-Steuerbefreiung wenn UID vorliegt).
3. EU B2C — Privatpersonen in der EU
Wenn du an Privatpersonen in anderen EU-Ländern (B2C) verkaufst, ist kein Reverse Charge möglich — Privatpersonen haben keine UID. Es gilt die Grundregel: du versteuerst mit dem USt.-Satz deines Landes (20% AT).
| Art der Leistung | Umsatz | Regel |
|---|---|---|
| Physische Dienstleistungen (Handwerk, Beratung vor Ort) | Beliebig | 20% AT — immer |
| Digitale Dienste (Software, E-Books, Kurse, Streaming) | Bis €10.000 EU-B2C/Jahr | 20% AT (Herkunftslandprinzip) |
| Digitale Dienste (Software, E-Books, Kurse, Streaming) | Über €10.000 EU-B2C/Jahr | USt.-Satz des Kundenlandes + OSS-Pflicht |
| Warenversand (Fernverkauf) | Bis €10.000 EU/Jahr | 20% AT (Herkunftslandprinzip) |
| Warenversand (Fernverkauf) | Über €10.000 EU/Jahr | USt.-Satz des Kundenlandes + OSS empfohlen |
Die €10.000-Schwelle gilt für alle EU-B2C-Umsätze zusammen — nicht pro Land. Sobald du über diese Schwelle kommst, musst du entscheiden: entweder in jedem EU-Land registrieren (aufwendig!) oder den One-Stop-Shop (OSS) nutzen — der empfohlene Weg.
4. Drittland — USA, Kanada, Australien und Co.
Rechnungen an Kunden außerhalb der EU sind grundsätzlich nicht steuerbar in Österreich (§3a Abs. 6 / §7 UStG). Egal ob B2B oder B2C — du weist keine österreichische USt. aus.
🌐 Drittland B2B (Dienstleistungen)
- ✅ Rechnung netto (kein AT USt.-Ausweis)
- ✅ Hinweis: "Nicht steuerbar (§3a Abs. 6 UStG)"
- ✅ Kein ZM nötig
- ⚠️ Der Kunde zahlt ggf. lokale Steuern (z.B. GST in AU)
🌐 Drittland B2C (Dienstleistungen)
- ✅ Rechnung netto
- ✅ Kein AT USt.-Ausweis
- ✅ Keine OSS-Pflicht
- ⚠️ Lokale Steuern im Kundenland können anfallen
| Land | USt.-Ausweis auf AT-Rechnung | Lokale Steuer beim Kunden |
|---|---|---|
| 🇺🇸 USA | ❌ Kein AT USt. | Sales Tax je nach State (variiert stark) |
| 🇨🇦 Kanada | ❌ Kein AT USt. | GST 5% + PST je nach Provinz |
| 🇦🇺 Australien | ❌ Kein AT USt. | GST 10% (bei digitalen DL ab Schwelle) |
| 🇯🇵 Japan | ❌ Kein AT USt. | Consumption Tax 10% |
| 🇸🇬 Singapur | ❌ Kein AT USt. | GST 9% (seit 2024) |
Wichtig: Auch wenn du keine österreichische USt. ausweist, können im Kundenland lokale Steuern entstehen. Dein Kunde ist in der Regel für dessen lokale Steuerpflichten verantwortlich — aber es schadet nicht, ihn darauf hinzuweisen.
5. Spezialfall Schweiz 🇨🇭
Die Schweiz ist kein EU-Mitglied — Rechnungen dorthin sind Drittland-Rechnungen, auch wenn die Schweiz geografisch und wirtschaftlich eng mit Österreich verbunden ist.
| Aspekt | Details |
|---|---|
| AT USt. auf Rechnung | ❌ Kein AT USt.-Ausweis |
| Hinweis auf Rechnung | "Steuerfreie Ausfuhrlieferung" oder "Nicht steuerbar" |
| Schweizer MWST | 8.1% (Normalsatz), zahlt der Schweizer Empfänger |
| Währung | CHF oder EUR — beide sind üblich |
| Warenlieferungen | Ausfuhranmeldung + Zollpapiere erforderlich |
| Zahlung | IBAN/SWIFT — kein SEPA (CH ist nicht SEPA-Mitglied, aber meistens kompatibel) |
💡 Schweizer MWST-Registrierung für österreichische Anbieter
Wenn du als österreichisches Unternehmen mehr als CHF 100.000/Jahr Umsatz in der Schweiz erzielst, musst du dich dort für die MWST registrieren — auch als Ausländer. Das gilt insbesondere bei digitalen Dienstleistungen (MWST-Gesetz §10 Abs. 2 Bst. b). Unter dieser Schwelle: keine Schweizer Registrierungspflicht.
6. Spezialfall UK (Post-Brexit) 🇬🇧
Seit dem Brexit am 1. Jänner 2021 ist das Vereinigte Königreich kein EU-Mitglied mehr. UK wird wie ein Drittland behandelt.
| Aspekt | Vor Brexit (bis 31.12.2020) | Nach Brexit (ab 2021) |
|---|---|---|
| Einordnung | EU-Mitglied | Drittland |
| B2B-Dienstleistungen | EU Reverse Charge | Drittland-Regel (kein AT USt.) |
| ZM-Pflicht | Ja (bei B2B-Dienstleistungen) | Nein |
| Warenlieferungen | IG-Lieferung | Ausfuhrlieferung + Zoll |
| UK VAT | EU-Regeln | UK-eigene Regeln (standard 20% VAT) |
Bei Dienstleistungen an UK-Unternehmen: Rechnung netto, Hinweis "Outside scope of VAT" oder "Not subject to Austrian VAT". Bei Warenlieferungen: UK Import VAT entsteht beim Importeur — du hast damit in der Regel nichts zu tun.
7. Pflichtangaben auf der Auslandsrechnung
Zusätzlich zu den normalen Pflichtangaben brauchst du je nach Szenario:
| Angabe | EU B2B | EU B2C | Drittland |
|---|---|---|---|
| Deine UID-Nummer (ATU...) | ✅ Pflicht | ✅ Pflicht | ⚠️ Empfohlen |
| UID des Kunden | ✅ Pflicht | ❌ Nicht nötig | ❌ Nicht nötig |
| Reverse-Charge-Vermerk | ✅ Pflicht | ❌ | ❌ |
| Steuerfreiheits-Hinweis | ✅ Empfohlen | ❌ | ✅ Pflicht |
| MwSt.-Betrag | ❌ Kein | ✅ 20% AT | ❌ Kein |
| Währungsangabe | EUR | EUR | EUR oder Fremdwährung |
💡 Empfohlene Formulierungen
EU B2B Reverse Charge:
"Reverse Charge — Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß Art. 196 MwStSystRL"
Drittland Dienstleistung:
"Nicht steuerbar gemäß §3a Abs. 6 UStG — Ort der Leistung im Drittland"
Drittland Warenlieferung:
"Steuerfreie Ausfuhrlieferung gemäß §7 UStG"
8. UID-Nummer prüfen — Pflicht!
Bei EU-B2B-Rechnungen (Reverse Charge) bist du gesetzlich verpflichtet, die UID des Kunden zu validieren. Ist die UID ungültig und du stellst trotzdem ohne USt. aus, haftest du für die entgangene Steuer — das kann teure Nachzahlungen bedeuten.
EU VIES Online
ec.europa.eu/taxation_customs/vies
Das offizielle EU-System — kostenlos, sofortige Prüfung, gibt auch Firmennamen und Adresse zurück. Empfehlung: immer hier prüfen und das Ergebnis für deine Unterlagen aufbewahren (Screenshot).
FinanzOnline (AT)
fon.bmf.gv.at
Für österreichische UID-Nummern (ATU...) direkt über FinanzOnline prüfbar.
Formular-Prüfung
Österreichische UID beginnt immer mit 'ATU' gefolgt von 8 Ziffern. Deutsche UID: 'DE' + 9 Ziffern. Französische: 'FR' + 2 Buchstaben/Zahlen + 9 Ziffern.
❌ Was tun, wenn die UID ungültig ist?
Wenn VIES die UID als ungültig zurückgibt: STOPP. Entweder hat der Kunde eine fehlerhafte UID angegeben, oder er ist gar kein Unternehmer. In diesem Fall musst du die österreichische USt. (20%) auf der Rechnung ausweisen — als würde es sich um einen Privatkunden handeln. Kläre die Situation zuerst mit dem Kunden.
9. Zusammenfassende Meldung (ZM)
Bei EU-B2B-Geschäften (Reverse Charge und innergemeinschaftliche Lieferungen) musst du zusätzlich zur UVA eine Zusammenfassende Meldung (ZM) beim Finanzamt einreichen. Die ZM listet alle deine EU-Kunden mit UID und dem jeweiligen Umsatz auf.
| Aspekt | Details |
|---|---|
| Wer muss ZM einreichen? | Jeder regelbesteuerte österreichische Unternehmer mit EU-B2B-Umsätzen (Lieferungen oder Dienstleistungen) |
| Wo einreichen? | FinanzOnline (fon.bmf.gv.at) — Formular ZM |
| Frist | Monatlich bis zum 25. des Folgemonats |
| Was wird gemeldet? | UID des Kunden, Mitgliedstaat, Gesamtumsatz im Meldezeitraum |
| Strafe bei Versäumnis | Bis zu €5.000 Finanzordnungswidrigkeit; Reverse Charge kann versagt werden |
10. One-Stop-Shop (OSS)
Sobald deine EU-B2C-Umsätze aus digitalen Dienstleistungen oder Fernverkäufen die €10.000-Schwelle übersteigen, musst du die USt. jedes EU-Kundenlandes abführen. Statt dich in 26 EU-Ländern zu registrieren, kannst du den One-Stop-Shop (OSS) nutzen.
✅ Mit OSS
- Eine Registrierung in Österreich
- Quartalsweise Meldung über FinanzOnline
- Eine Zahlung — Österreich verteilt weiter
- Keine Registrierung in jedem EU-Land nötig
❌ Ohne OSS
- Registrierung in jedem EU-Land
- Meldung und Zahlung in jedem Land
- Lokale Buchhalter nötig
- Enorm hoher Aufwand
OSS registrieren in Österreich
- FinanzOnline aufrufen (fon.bmf.gv.at)
- Unter "Anträge" → "OSS — One-Stop-Shop (EU-Regelung)"
- Antrag einreichen — Aktivierung ab nächstem Quartal
- Ab dann: quartalsweise OSS-Meldung statt Registrierung im Kundenland
11. Innergemeinschaftliche Lieferungen (Waren)
Wenn du physische Waren an Unternehmen in anderen EU-Ländern lieferst, spricht man von einer innergemeinschaftlichen Lieferung (IG-Lieferung). Diese ist unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei.
✅ Voraussetzungen für steuerfreie IG-Lieferung
- 1. Käufer ist Unternehmer mit gültiger UID im anderen EU-Land
- 2. Ware wird tatsächlich ins andere EU-Land transportiert (Nachweis: CMR, Frachtbrief)
- 3. Gelangungs- oder Verbringungsnachweis wird aufbewahrt
- 4. IG-Lieferung wird in der ZM gemeldet
⚠️ Kein Nachweis = keine Steuerfreiheit
Der Transportnachweis (Verbringungsnachweis) ist zwingend. Fehlt er, wird die Steuerfreiheit nicht anerkannt — du musst die österreichische USt. nachzahlen. Aufbewahren: CMR-Frachtbrief, Speditionsrechnung, Versandbestätigung.
12. Sprache, Währung und Zahlung
🗣️ Sprache
Es gibt keine gesetzliche Pflicht zur Auslandssprache. Für professionellen Eindruck und zur Vermeidung von Missverständnissen empfiehlt sich Englisch oder die Landessprachedes Kunden. Zweisprachige Rechnungen (DE + EN) sind ebenfalls möglich.
💱 Währung
Innerhalb der EU: EUR ist Standard. Bei Drittländern: Fremdwährung (USD, CHF, GBP) ist möglich — du musst aber für deine Buchhaltung den EUR-Gegenwert am Rechnungstag umrechnen (EZB-Referenzkurs verwenden und auf der Rechnung notieren).
🏦 Zahlung
EU: SEPA-Überweisung (IBAN + BIC) — kostenlos und schnell innerhalb des SEPA-Raums (auch CH, UK, NO). Drittland: SWIFT-Transfer mit IBAN und BIC/SWIFT-Code. Für Kleinstbeträge: PayPal, Wise oder Stripe (aber Gebühren beachten!).
13. Häufige Fragen (FAQ)
Muss ich als Kleinunternehmer auch Reverse Charge anwenden?
Was ist die Zusammenfassende Meldung (ZM)?
Muss die Rechnung auf Englisch sein?
Wie gehe ich mit Wechselkursen um?
Brauche ich für jeden EU-Kunden eine UID?
Was wenn ein Kunde aus der EU Ware und Dienstleistungen zusammen kauft?
Was kostet eine Fehlbuchung bei Reverse Charge?
🔗 Offizielle Quellen
Internationale Rechnungen — einfach gemacht
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