Inhaltsverzeichnis
- 1. Was sind abzugsfähige Arbeitsmittel? (§ 4 EStG)
- 2. Handy absetzen: Privatanteil & Aufteilung
- 3. Laptop, Computer & Tablet: AFA-Grenze €1.000
- 4. Internet & Telefon-Tarife absetzen
- 5. Drucker, Headset, Webcam & Zubehör
- 6. Buchhaltungs-Software absetzen (z.B. Rechnito)
- 7. Home-Office-Geräte & WLAN-Router
- 8. Typische Privatanteile als Übersicht
- 9. Nachweise & Aufzeichnungspflichten
- 10. FAQ
1. Was sind abzugsfähige Arbeitsmittel? (§ 4 EStG Betriebsausgaben)
Grundlage für das Absetzen von Arbeitsmitteln ist § 4 Abs. 4 EStG (Einkommensteuergesetz). Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen und Ausgaben, die durch den Betrieb veranlasst sind — also Kosten, die du nur wegen deiner selbstständigen Tätigkeit hast.
Für EPU, Freelancer und Neue Selbstständige bedeutet das konkret: Alle Geräte, Dienste und Abonnements, die du für deine Arbeit benötigst, können zumindest anteilig als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Das reduziert deinen steuerlichen Gewinn — und damit deine Steuer- und SVS-Abgaben.
Typische abzugsfähige Arbeitsmittel für EPU
- ✔ Smartphone / Handy (anteilig)
- ✔ Laptop, Computer, iMac
- ✔ Tablet (iPad, Android-Tablet)
- ✔ Internet-Flatrate (anteilig)
- ✔ Mobilfunk-Tarif (anteilig)
- ✔ Drucker, Scanner
- ✔ Headset, Webcam, Monitor
- ✔ WLAN-Router (anteilig)
- ✔ Buchhaltungs- & Office-Software
- ✔ Cloud-Dienste (z.B. Dropbox, Google Workspace)
Das Prinzip der gemischten Nutzung
Bei Geräten wie Handy oder Laptop, die sowohl betrieblich als auch privat genutzt werden, musst du den Privatanteil schätzen und herausrechnen. Das Finanzamt erwartet eine realistische und begründbare Aufteilung. Eine Faustregel: Je höher der betriebliche Anteil, desto besser musst du ihn dokumentieren können.
Reine Betriebsgeräte — also Geräte, die ausschließlich betrieblich genutzt werden (z.B. ein Büro-PC, der nie für Netflix oder Gaming verwendet wird) — können zu 100 % abgesetzt werden. Das ist in der Praxis aber selten und muss im Zweifelsfall nachgewiesen werden.
Wichtig: Betriebsausgaben mindern den Gewinn nur dann, wenn sie tatsächlich bezahlt wurden (bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: im Jahr der Zahlung). Aufbewahrungspflicht für Belege: 7 Jahre.
2. Handy absetzen Österreich: Privatanteil & Aufteilung
Das Handy ist für die meisten Selbstständigen das meistgenutzte Arbeitsmittel — und gleichzeitig das mit dem komplexesten Privatanteil. Das Finanzamt weiß, dass ein Smartphone im Alltag auch privat genutzt wird, und erwartet eine ehrliche Aufteilung.
Sofortabschreibung oder AFA?
Handys kosten in der Regel zwischen €200 und €900 netto — also unter der Sofortabschreibungsgrenze von €1.000 netto (geringwertige Wirtschaftsgüter, § 13 EStG). Das bedeutet: Du kannst den betrieblichen Anteil des Handys im Jahr des Kaufs sofort als Betriebsausgabe absetzen. Kein Aufteilen auf mehrere Jahre erforderlich.
Bei Premium-Smartphones (z.B. iPhone Pro Max oder Samsung Galaxy Ultra) kann der Netto-Preis über €1.000 liegen. In diesem Fall wird das Gerät über die Nutzungsdauer von 3 Jahren linear abgeschrieben (AFA).
Wie bestimme ich den Privatanteil meines Handys?
Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Methode. In der Praxis akzeptiert das Finanzamt eine begründete Schätzung. Orientiere dich an folgenden Fragen:
- Wie viele Stunden am Tag telefonierst / schreibst du betrieblich vs. privat?
- Nutzt du das Handy auch für soziale Medien, Unterhaltung, Fotos privat?
- Hast du ein zweites Gerät (z.B. Firmenhandy + Privathandy)?
Typische akzeptierte Aufteilungen: 60–80 % betrieblich bei Vollzeit-Selbstständigen. Wer hauptberuflich Freelancer ist und das Handy intensiv für Kundenkommunikation nutzt, kann 70–80 % betrieblichen Anteil gut argumentieren. Wer auch viel privat telefoniert, sollte bei 60 % bleiben.
Praxis-Tipp: Wer ein separates "Büro-Handy" nur für Kunden hat und privat ein eigenes Gerät nutzt, kann das Büro-Handy zu 100 % absetzen — dann aber wirklich keine private Nutzung, auch nicht für private Chats!
3. Laptop, Computer & Tablet absetzen: AFA-Grenze €1.000 & Sofortabschreibung
Laptop, Desktop-PC, iMac, MacBook und Tablet (iPad, Surface) gehören für die meisten EPU zu den wichtigsten Arbeitsmitteln. Hier gelten dieselben Grundregeln wie beim Handy — mit dem entscheidenden Unterschied, dass hochwertige Geräte häufiger über die AFA-Grenze von €1.000 netto fallen.
Die zwei Szenarien: Sofortabschreibung vs. AFA über 3 Jahre
Nettowert bis €1.000: Sofortabschreibung
Das Gerät wird im Jahr des Kaufs zur Gänze als Betriebsausgabe angesetzt (abzüglich Privatanteil).
→ €850 × 80 % = €680 sofort absetzbar
Nettowert über €1.000: AFA über 3 Jahre
Das Gerät wird linear über 3 Jahre abgeschrieben (Nutzungsdauer laut AfA-Tabelle des BMF).
→ €2.400 × 80 % = €1.920 absetzbar
→ €1.920 ÷ 3 = €640/Jahr AfA
Rechenbeispiel: Laptop €1.299 netto (über der Grenze)
Halbjahresregel bei AFA
Bei abnutzbaren Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens, die in der zweiten Jahreshälfte (1. Juli bis 31. Dezember) angeschafft werden, darf im ersten Jahr nur die halbe Jahres-AfA geltend gemacht werden. Das verlängert die Abschreibungsdauer effektiv um ein halbes Jahr. Kaufst du das Laptop im März, kannst du die volle Jahres-AfA im ersten Jahr ansetzen.
Tipp: Wenn du ein Gerät kurz vor der €1.000-Grenze kaufen willst, prüfe ob du Zubehör (Tasche, Maus, Kabel) separat kaufen und separat buchen kannst — dann bleibt das Hauptgerät unter der Grenze und du kannst es sofort abschreiben. Zubehör, das zusammen mit dem Gerät gekauft und als Set geliefert wird, wird jedoch als Einheit gewertet.
4. Internet & Telefon-Tarife absetzen: Flatrate aufteilen & Nachweispflicht
Laufende Kosten für Internet und Mobilfunk — also monatliche Pauschalbeträge (Flatrates) für Festnetz-Internet, Mobilfunk-Verträge oder kombinierte Tarife — können als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Auch hier gilt: Du musst den Privatanteil herausrechnen.
Wie teile ich einen Internet-Tarif auf?
Da Internet-Flatrates keinen Einzelverbindungsnachweis erzeugen (du zahlst immer denselben Betrag, egal wie viel du surfst), musst du die Aufteilung schätzen. Das Finanzamt akzeptiert eine begründete Schätzung auf Basis deiner tatsächlichen Nutzungsgewohnheiten.
Methode: Schätze, wie viele Stunden pro Tag du das Internet betrieblich nutzt (Arbeit, Recherche, Videokonferenzen, Cloud-Services) vs. privat (Streaming, Social Media, Spiele). Bei einer 8-Stunden-Arbeitswoche und 4 Stunden privater Nutzung wäre das ein betrieblicher Anteil von 67 %.
Mobilfunk-Tarif: Einzel- oder Flatrate-Abrechnung
Bei Mobilfunk-Tarifen mit Einzelverbindungsnachweis (EiNV) kannst du theoretisch exakt die betrieblichen Gespräche herausfiltern. In der Praxis nutzen die meisten EPU Flatrates und schätzen den betrieblichen Anteil pauschal.
Hast du separate Sim-Karten für Geschäft und Privat, ist die Sache einfach: Der Firmen-Tarif ist zu 100 % absetzbar. Das ist die sauberste Lösung und erspart viel Dokumentationsaufwand.
Praxis-Tipp: Auch Roaming-Kosten auf Geschäftsreisen, ausländische SIM-Karten für berufliche Reisen und temporäre Datenpakete für Messen oder Konferenzen sind vollständig absetzbar, wenn der betriebliche Zweck dokumentiert ist.
5. Drucker, Headset, Webcam & Zubehör: Kleinbeträge sofort abzugsfähig
Für Zubehör und Peripheriegeräte gilt dieselbe Grundregel wie für Computer: Liegt der Netto-Anschaffungspreis unter €1.000, kannst du das Gerät im Kaufjahr sofort und vollständig (abzüglich Privatanteil) als Betriebsausgabe absetzen. Die meisten Peripheriegeräte fallen problemlos unter diese Grenze.
| Gerät / Zubehör | Typischer Netto-Preis | Sofortabschreibung? | Privatanteil typisch |
|---|---|---|---|
| Drucker (Laser/Tintenstrahl) | € 80 – €400 | ✔ Ja | 0–20 % |
| Headset (USB/Bluetooth) | € 30 – €300 | ✔ Ja | 0–20 % |
| Webcam | € 40 – €200 | ✔ Ja | 0–10 % |
| Externer Monitor | € 150 – €900 | ✔ Ja (meist) | 0–20 % |
| Tastatur & Maus | € 20 – €200 | ✔ Ja | 0–10 % |
| Laptop-Tasche / Rucksack | € 30 – €150 | ✔ Ja | 0–20 % |
| Professioneller Monitor (> €1.000) | € 1.000 – €3.000 | AFA 3 Jahre | 0–20 % |
Verbrauchsmaterial wie Druckerpatronen, Papier und USB-Sticks sind ebenfalls sofort abzugsfähig und werden als laufende Betriebsausgaben unter "Büromaterial" oder "EDV-Zubehör" gebucht.
6. Buchhaltungs-Software absetzen (wie Rechnito): Sofort, 100 % Betriebsausgabe
Software-Abonnements und digitale Tools, die ausschließlich betrieblichen Zwecken dienen, sind zu 100 % als Betriebsausgabe absetzbar — kein Privatanteil, keine AFA-Regelung, keine Komplikationen.
✔ 100 % absetzbar — typische Software
- • Buchhaltungssoftware (z.B. Rechnito)
- • Office 365 / Microsoft 365
- • Adobe Creative Suite / Figma
- • Projektmanagement (Trello, Asana, Notion)
- • Cloud-Speicher (Dropbox, Google Drive für Business)
- • Videokonferenz (Zoom, Teams — kostenpflichtige Pläne)
- • Steuer-/Buchhaltungssoftware
- • Antiviren-Software für Büro-PC
- • Professionelle Bildbearbeitung
⚠ Anteilig absetzbar
- • Spotify / Apple Music (wenn für Bürobeschallung genutzt)
- • Netflix / Streaming (nur wenn wirklich beruflich — selten)
- • LinkedIn Premium (teilweise privat)
- • Handy-Apps mit Mischnutzung
Bei Mischnutzung muss der private Anteil herausgerechnet werden.
SaaS-Abonnements: Zahlung im Jahr der Fälligkeit
Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) gilt das Zufluss-Abfluss-Prinzip: Ausgaben werden in dem Jahr angesetzt, in dem sie tatsächlich gezahlt werden. Eine Jahres-Lizenz, die du im November zahlst, ist vollständig in diesem Steuerjahr absetzbar — auch wenn die Laufzeit ins nächste Jahr reicht.
Bei Bilanzierung gelten Abgrenzungsregeln: Hier muss ein vorausbezahlter Jahresbetrag periodengerecht aufgeteilt werden. Für die meisten EPU (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) ist das aber nicht relevant.
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Wer im Homeoffice arbeitet, hat häufig Geräte, die sowohl für die Arbeit als auch privat genutzt werden — vom WLAN-Router bis zum Smart Speaker, über den man Konferenzgespräche hört. Die steuerliche Behandlung folgt dem allgemeinen Grundsatz: betrieblicher Anteil absetzbar, Privatanteil nicht.
WLAN-Router und Netzwerk-Infrastruktur
Ein Router im Homeoffice, über den sowohl die Familie surft als auch du arbeitest, kann anteilig abgesetzt werden. Typische Aufteilung: 50–70 % betrieblich, je nachdem wie viele Personen im Haushalt leben und wie intensiv du beruflich Internet nutzt. Liegt der Gerätewert unter €1.000 netto, Sofortabschreibung möglich.
Homeoffice-Pauschale vs. einzelne Geräte
Seit 2021 gibt es in Österreich die Homeoffice-Pauschale: Selbstständige können €3 pro Homeoffice-Tag, maximal €300 pro Jahr, als Betriebsausgabe absetzen — ohne Einzelnachweise für Strom, Heizung und anteilige Mietkosten. Diese Pauschale deckt aber keine Gerätekosten ab. Handy, Laptop und Internet werden immer separat — mit tatsächlichen Kosten — abgesetzt.
Homeoffice-Ausgaben im Überblick — was deckt was ab?
| Ausgabe | Homeoffice-Pauschale | Einzelabrechnung |
|---|---|---|
| Anteilige Miete / Raumkosten | ✔ enthalten | ✔ möglich |
| Strom, Heizung | ✔ enthalten | ✔ möglich |
| Laptop, PC, Monitor | ✗ nicht enthalten | ✔ separat absetzbar |
| Internet, Telefon | ✗ nicht enthalten | ✔ separat absetzbar |
| Büromöbel (Schreibtisch, Stuhl) | ✗ nicht enthalten | ✔ separat absetzbar |
Achtung bei Kombination: Wenn du die Homeoffice-Pauschale geltend machst, kannst du die anteiligen Raumkosten (Miete, Strom) nicht zusätzlich einzeln absetzen — Doppelabzug ist nicht erlaubt. Für Geräte, Software und Telefon/Internet hast du aber immer das Recht auf Einzelabrechnung, unabhängig von der Pauschale.
8. Typische Privatanteile als Übersicht
Die folgende Tabelle zeigt die in der österreichischen Steuerpraxis typisch akzeptierten Privatanteile für die häufigsten Arbeitsmittel von EPU. Diese Werte sind Richtwerte — deine individuelle Nutzung kann abweichen und sollte dokumentiert sein.
| Arbeitsmittel | Privatanteil typisch | Betriebsanteil typisch | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Smartphone / Handy | 20–50 % | 50–80 % | Je nach Nutzungsintensität; Separate Berufs-SIM = 0 % privat |
| Laptop / Notebook | 20–30 % | 70–80 % | Reines Bürogerät = 0 % privat möglich |
| Desktop-PC / iMac | 10–30 % | 70–90 % | Wenn auch Gaming/Streaming: höherer Privatanteil |
| Tablet (iPad etc.) | 20–40 % | 60–80 % | Tablets werden oft auch privat genutzt |
| Internet-Flatrate | 20–40 % | 60–80 % | Schätzung auf Basis Arbeitszeit vs. Freizeit-Surfzeit |
| Mobilfunk-Tarif | 20–40 % | 60–80 % | Separater Firmentarif = 0 % privat |
| WLAN-Router | 20–50 % | 50–80 % | Gemeinsame Nutzung im Haushalt |
| Buchhaltungssoftware | 0 % | 100 % | Ausschließlich betriebliche Nutzung |
| Drucker | 0–20 % | 80–100 % | Reiner Bürodrucker = 0 % privat |
| Headset / Webcam | 0–10 % | 90–100 % | Videokonferenz-Equipment: fast immer 100 % betrieblich |
Alle Angaben sind Richtwerte aus der österreichischen Steuerpraxis. Die tatsächliche Aufteilung muss individuell geschätzt und begründet werden. Im Zweifelsfall: Steuerberater konsultieren.
9. Nachweise & Aufzeichnungspflichten
Das Finanzamt kann im Rahmen einer Betriebsprüfung die Betriebsausgaben für Arbeitsmittel nachfordern. Wer gut dokumentiert hat, ist auf der sicheren Seite. Diese Unterlagen solltest du aufbewahren:
Kaufbelege und Rechnungen
Für alle Geräte und Software: Kassenbon, Rechnung oder Online-Bestellbestätigung mit Datum, Preis (netto/brutto) und Artikelbezeichnung. Aufbewahrungsfrist: 7 Jahre.
Nachweis der betrieblichen Nutzung
Eine kurze schriftliche Notiz oder ein Vermerk in deiner Buchhaltung, warum das Gerät betrieblich genutzt wird (z.B. 'Laptop für Programmiertätigkeit', 'Handy für Kundenkommunikation'). Das reicht in den meisten Fällen.
Begründung des Privatanteils
Halte fest, wie du den Privatanteil geschätzt hast (z.B. 'Internet: 8h/Tag Arbeit, 2h/Tag privat = 80 % betrieblich'). Eine formlose Notiz in deiner Buchhaltungsmappe genügt.
Laufende Abrechnungen (Telefon/Internet)
Bewahre monatliche oder jährliche Rechnungen deines Telefon- und Internet-Anbieters auf. Diese belegen die tatsächlich entstandenen Kosten.
Anlageverzeichnis bei AFA-Gütern
Für Geräte über €1.000 netto, die du über mehrere Jahre abschreibst: Führe ein einfaches Anlageverzeichnis mit Anschaffungsdatum, -preis, Nutzungsdauer und jährlicher AfA. Das gehört zur ordnungsgemäßen Buchführung.
Was passiert bei einer Betriebsprüfung?
Bei einer Betriebsprüfung (BP) prüft das Finanzamt deine Betriebsausgaben. Wenn du die betriebliche Verwendung von Geräten nicht nachweisen kannst oder der Privatanteil unrealistisch niedrig erscheint, kann der Prüfer die Betriebsausgaben kürzen. Typische Risikofaktoren:
- Handy zu 100 % abgesetzt ohne separates Privatgerät
- Kein Anlageverzeichnis für abzuschreibende Güter
- Kaufbelege fehlen oder sind unleserlich
- Auffällig hohe EDV-Ausgaben im Verhältnis zum Umsatz
Beste Praxis: Scanne oder fotografiere alle Kaufbelege direkt beim Kauf und speichere sie digital (z.B. in Google Drive oder einem Buchhaltungstool). Bewahre die Originalbelege im Ordner auf. Das kostet 2 Minuten pro Kauf und schützt dich bei jeder Betriebsprüfung.
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Kann ich mein Handy zu 100 % als Betriebsausgabe absetzen?▼
Was ist die Sofortabschreibungsgrenze für Laptops in Österreich?▼
Wie weise ich den betrieblichen Anteil meines Internets nach?▼
Kann ich ein Handy, das ich dieses Jahr neu gekauft habe, sofort absetzen?▼
Ist Buchhaltungssoftware wie Rechnito absetzbar?▼
Was ist mit dem WLAN-Router im Homeoffice – absetzbar?▼
Weiterführende Ratgeber
Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient zur allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Steuergesetze und Grenzwerte können sich ändern. Bitte konsultiere für deine konkrete Situation einen österreichischen Steuerberater oder die Wirtschaftskammer Österreich (WKO). Aktuelle Informationen findest du auf bmf.gv.at, wko.at und svs.at.