Inhaltsverzeichnis
1. Was ist eine Betriebsprüfung (Außenprüfung)?
Eine Betriebsprüfung (offiziell: Außenprüfung nach § 147 BAO) ist eine Überprüfung deiner steuerlichen Aufzeichnungen und Unterlagen durch das Finanzamt. Das Finanzamt sendet dabei einen Prüfer zu dir — entweder in dein Büro oder es werden Unterlagen digital übermittelt.
Geprüft werden dabei normalerweise mehrere Jahre gleichzeitig (meist 3–5 Jahre). Ziel ist es, sicherzustellen, dass du deine steuerlichen Pflichten korrekt erfüllt hast.
Außenprüfung
Umfassende Prüfung aller Steuerarten für einen bestimmten Zeitraum
USt-Nachschau
Kurzfristige, anlassbezogene Umsatzsteuerprüfung (ohne Vorankündigung möglich)
Lohnsteuerprüfung
Nur bei Betrieben mit Mitarbeitern — für EPU ohne Angestellte irrelevant
2. Ablauf einer Betriebsprüfung: Von der Ankündigung bis zum Bescheid
Ankündigung (schriftlich)
Das Finanzamt sendet einen schriftlichen Prüfungsauftrag. Darin steht: welche Jahre geprüft werden, welche Steuerarten betroffen sind und wer der Prüfer ist. Du erhältst in der Regel einige Wochen Vorlaufzeit.
Vorbereitung
Du sammelst alle relevanten Unterlagen (Belege, Rechnungen, Kontoauszüge, Aufzeichnungen). Empfohlen: Dein Steuerberater begleitet dich durch den gesamten Prozess.
Prüfung vor Ort oder digital
Der Prüfer sichtet deine Unterlagen — entweder bei dir, bei deinem Steuerberater oder zunehmend digital via FinanzOnline. Die Prüfung kann einige Tage bis mehrere Wochen dauern.
Schlussbesprechung
Am Ende der Prüfung gibt es eine Schlussbesprechung, bei der der Prüfer seine Feststellungen präsentiert. Du hast das Recht zur Stellungnahme. Nimm deinen Steuerberater mit!
Prüfungsbericht & Bescheide
Das Finanzamt erstellt einen Prüfungsbericht. Danach kommen geänderte Steuerbescheide — entweder mit Nachzahlung, Guthaben oder keine Änderung.
Rechtsmittel (falls nötig)
Bist du mit dem Ergebnis nicht einverstanden, kannst du innerhalb eines Monats Beschwerde beim Bundesfinanzgericht einlegen. Das sollte grundsätzlich mit einem Steuerberater oder Rechtsanwalt erfolgen.
3. Was wird bei einem EPU typischerweise geprüft?
Bei einer Außenprüfung für EPU fokussiert sich der Prüfer auf folgende Bereiche:
📄 Einnahmen & Erlöse
- •Vollständigkeit der Erlöserfassung
- •Übereinstimmung mit Kontoauszügen
- •Bar-Einnahmen (falls vorhanden)
- •Rechnungsnummern: Lücken oder Dubletten?
💸 Betriebsausgaben
- •Belege für jede Ausgabe vorhanden?
- •Privatanteil korrekt ausgeschieden?
- •KFZ-Nutzung: Fahrtenbuch, Privatanteil
- •Bewirtungskosten: nur 50 % absetzbar!
🧾 Umsatzsteuer
- •Korrekte USt-Sätze (10 %, 13 %, 20 %)?
- •Vorsteuer korrekt abgezogen?
- •Innergemeinschaftliche Erwerbe gemeldet?
- •UVA-Meldungen vollständig und korrekt?
📊 Investitionen & Anlagen
- •Anlagenverzeichnis korrekt?
- •Abschreibungen (AfA) korrekt berechnet?
- •Gewinnfreibetrag-Wertpapiere: Investitionsverzeichnis?
- •Anschaffungsbelege für alle Wirtschaftsgüter?
4. Welche Unterlagen brauchst du bei der Betriebsprüfung?
Folgende Unterlagen solltest du für alle geprüften Jahre griffbereit haben:
Buchhaltung & Aufzeichnungen
- ✓Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder Bilanz für alle geprüften Jahre
- ✓Kassabuch (wenn Bargeschäfte vorhanden)
- ✓Aufzeichnungen über alle Betriebseinnahmen und -ausgaben
Rechnungen & Belege
- ✓Alle ausgestellten Ausgangsrechnungen (nummeriert, lückenlos)
- ✓Alle Eingangsrechnungen (Lieferanten, Dienstleister)
- ✓Quittungen und Kassenbons für Barzahlungen
Bankdaten
- ✓Alle betrieblichen Kontoauszüge
- ✓Kreditkartenabrechnungen (falls für Betrieb genutzt)
- ✓Nachweis für private vs. betriebliche Buchungen
Anlagen & Investitionen
- ✓Anlagenverzeichnis
- ✓Kaufbelege für alle angeschafften Wirtschaftsgüter
- ✓Investitionsverzeichnis für Gewinnfreibetrag-Wertpapiere
KFZ-Kosten
- ✓Fahrtenbuch (wenn betriebliches KFZ oder Privatnutzungsabzug)
- ✓KFZ-Belege (Tankrechnungen, Service, Versicherung)
- ✓Nachweis des Privatanteils
Verträge
- ✓Wesentliche Verträge mit Kunden / Lieferanten
- ✓Mietverträge für Büro/Betriebsräume
- ✓Leasingverträge
5. Optimale Vorbereitung für EPU — Schritt für Schritt
Sofort: Steuerberater kontaktieren
Sobald die Ankündigung eintrifft — Steuerberater anrufen. Auch wenn du keine Fehler erwartest: Ein Steuerberater kennt die Prüfungsroutinen und schützt dich vor Selbstbelastungen.
Prüfungszeitraum sichten
Schau dir die angekündigten Prüfungsjahre an. Gab es Besonderheiten (größere Ausgaben, Fahrzeugkauf, Betriebsaufgabe, schlechtes Jahr)? Bereite Erklärungen vor.
Unterlagen systematisch zusammenstellen
Sortiere alle Unterlagen nach Jahr und Kategorie. Digitale Ablage: Ordner je Jahr, darunter Einnahmen, Ausgaben, Bank, Anlagen. Physische Belege: Ordner beschriften.
Rechnungsnummern prüfen
Prüfe ob alle Rechnungsnummern lückenlos sind. Fehlende Nummern müssen erklärt werden (Storno, Fehler). Besser: jetzt erklären, als auf Nachfrage des Prüfers.
Privatentnahmen dokumentieren
Stelle sicher, dass alle Privatentnahmen (aus der Kassa oder vom Betriebskonto) korrekt verbucht sind. Das ist ein klassischer Prüfungspunkt.
Keine voreiligen Korrekturen ohne Beratung
Ändere kurz vor oder während der Prüfung keine Unterlagen ohne Rücksprache mit dem Steuerberater. Das kann als Manipulation gewertet werden.
6. Deine Rechte bei der Betriebsprüfung
Als Steuerpflichtiger bist du nicht schutzlos. Das österreichische Recht (BAO und AVOG) garantiert dir wesentliche Rechte:
Schriftliche Ankündigung
Du musst vorab schriftlich informiert werden (Prüfungsauftrag).
Steuerberater beiziehen
Du kannst jederzeit einen Steuerberater oder Rechtsanwalt hinzuziehen.
Akteneinsicht
Du kannst in die Prüfungsakten Einsicht nehmen.
Stellungnahme
Du hast das Recht, zu den Prüfungsfeststellungen Stellung zu nehmen.
Schlussbesprechung
Du hast das Recht auf eine schriftliche Schlussbesprechung.
Rechtsmittel
Du kannst Beschwerde gegen Bescheide beim Bundesfinanzgericht einlegen.
Wichtig: Kooperiere offen und freundlich mit dem Prüfer. Du musst Auskunft geben, aber nicht mehr als nötig. Antworte präzise auf Fragen — unnötige Zusatzinformationen können unbeabsichtigt neue Prüfungspunkte eröffnen. Im Zweifel: "Das beantworte ich nach Rücksprache mit meinem Steuerberater."
7. Häufige Fehler, die Betriebsprüfungen auslösen oder verschlimmern
❌ Fehlende oder lückenhafte Belege
Folge: Betriebsausgaben werden nicht anerkannt → Steuernachzahlung
✅ Vorbeugung: Jeden Beleg sofort digital oder physisch ablegen. App oder Scanner nutzen.
❌ Privatausgaben als Betriebsausgaben verbucht
Folge: Klassischer Prüfungspunkt. Wenn gefunden → Steuernachzahlung + Zinsen
✅ Vorbeugung: Strikte Trennung von privatem und betrieblichem Konto. Klare Regeln für Privatanteil.
❌ Kein Fahrtenbuch trotz KFZ-Abzug
Folge: KFZ-Kosten werden aberkannt oder pauschal besteuert
✅ Vorbeugung: Fahrtenbuch führen (digital oder physisch) mit Datum, Zweck, Kilometer.
❌ Bewirtungskosten nicht halbiert
Folge: Bewirtungskosten sind nur zu 50 % absetzbar. Voller Abzug = Fehler
✅ Vorbeugung: Im Rechnungsprogramm oder Buchhaltungstool direkt korrekt klassifizieren.
❌ Fehlende Aufzeichnungen bei Barumsätzen
Folge: Bei Betrieben mit Barumsätzen: Hinzuschätzungen möglich
✅ Vorbeugung: Kassenbuch lückenlos führen. Bei Betrieben mit Registrierkassenpflicht: Kassensystem nutzen.
❌ USt-Voranmeldungen (UVA) unpünktlich oder fehlerhaft
Folge: Verspätungszuschläge, und erhöhtes Prüfungsrisiko
✅ Vorbeugung: UVA-Fristen im Kalender. Mit Rechnungsprogramm: automatische Zusammenfassung der USt.
8. Aufbewahrungspflichten in Österreich — Was muss wie lange aufbewahrt werden?
Grundsätzlich gilt in Österreich eine Aufbewahrungsfrist von 7 Jahrenfür alle steuerlich relevanten Unterlagen (§ 132 BAO). Bei Gebäuden oder Grundstücken sowie bei laufenden Verfahren verlängert sich die Frist.
| Unterlagentyp | Aufbewahrungsfrist | Format |
|---|---|---|
| Rechnungen (Ausgang & Eingang) | 7 Jahre | Papier oder digital |
| Bücher und Aufzeichnungen | 7 Jahre | Papier oder digital |
| Kontoauszüge | 7 Jahre | Papier oder digital |
| Verträge und Vereinbarungen | 7 Jahre (mind.) | Papier oder digital |
| Lohnzettel und Dienstnehmerunterlagen | 7 Jahre | Papier oder digital |
| Belege für Anlagevermögen | 7 Jahre nach Veräußerung | Papier oder digital |
| KFZ-Fahrtenbücher | 7 Jahre | Papier oder digital |
| Wertpapiere (GFB) | 4 Jahre Haltedauer + 7 Jahre | Papier oder digital |
Tipp: Digitale Ablage! Scanne alle Papierbelege und speichere sie geordnet (nach Jahr und Monat). Digitale Belege (z.B. E-Mails mit Rechnungen) können direkt gespeichert werden. Mit einem Rechnungsprogramm wie Rechnito sind deine ausgestellten Rechnungen automatisch digital archiviert.
Ordentliche Buchführung — der beste Schutz vor Prüfungsstress
Mit Rechnito hast du alle Rechnungen automatisch digital archiviert und nummeriert. Das Finanzamt liebt lückenlose Aufzeichnungen — und du sparst Zeit bei der Ablage.
Kostenlos starten →9. Häufige Fragen zur Betriebsprüfung
Wie oft wird ein EPU in Österreich betriebsgeprüft?▼
Was passiert wenn ich Fehler in meiner Buchhaltung habe?▼
Kann ich die Betriebsprüfung ablehnen oder verschieben?▼
Wie lange muss ich Belege für die Betriebsprüfung aufheben?▼
Was ist der Unterschied zwischen Betriebsprüfung, Umsatzsteuer-Nachschau und Außenprüfung?▼
Welche Rechte habe ich als EPU bei einer Betriebsprüfung?▼
Weiterführende Ratgeber
Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient zur allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Bei einer tatsächlichen Betriebsprüfung empfehlen wir dringend die Beiziehung eines österreichischen Steuerberaters. Aktuelle gesetzliche Regelungen: BAO (Bundesabgabenordnung) auf ris.bka.gv.at und Informationen auf bmf.gv.at.