Lieferschein erstellen: Pflichtangaben, Vorlage & Tipps für Österreich
Ein Lieferschein ist kein Muss — aber er schützt dich und deinen Kunden. Wann brauchst du einen? Was muss drauf? Und wie unterscheidet er sich von der Rechnung? Dieser Guide beantwortet alle Fragen für EPU und Kleinunternehmer in Österreich.
1. Was ist ein Lieferschein?
Ein Lieferschein (auch Liefernote oder Packzettel genannt) ist ein kaufmännisches Begleitdokument, das eine Warenlieferung begleitet. Er dokumentiert, welche Waren in welcher Menge und Qualität geliefert werden.
Der Lieferschein erfüllt mehrere praktische Funktionen:
- Für den Lieferanten: Nachweis, dass die Ware korrekt und vollständig übergeben wurde
- Für den Empfänger: Möglichkeit, die Lieferung gegen den Lieferschein zu prüfen
- Für beide: Dokumentation des Liefertermins und der gelieferten Menge bei späteren Reklamationen
Wichtig: Ein Lieferschein enthält keine Preise — das ist ein wesentliches Merkmal, das ihn von der Rechnung unterscheidet. Es gibt allerdings auch Ausnahmen, bei denen Lieferschein und Rechnung kombiniert werden.
2. Ist ein Lieferschein gesetzlich Pflicht?
Nein. In Österreich gibt es keine gesetzliche Pflicht, einen Lieferschein auszustellen. ⚠️ NICHT VERIFIZIERT: Es können branchenspezifische Sonderregelungen existieren (z.B. im Lebensmittelhandel oder bei Gefahrguttransporten), bitte im jeweiligen Fachrecht prüfen.
Obwohl kein Lieferschein gesetzlich vorgeschrieben ist, ist er in der Praxis aus folgenden Gründen dennoch empfehlenswert:
Gründe für einen Lieferschein
- Beweis der vollständigen Lieferung
- Schutz vor ungerechtfertigten Reklamationen
- Grundlage für spätere Rechnungsstellung
- Professionelles Auftreten gegenüber Kunden
- Erleichtert Wareneingangskontrolle beim Empfänger
Wann oft kein Lieferschein nötig
- Digitale Dienstleistungen ohne physische Ware
- Persönlich erbrachte Beratungsleistungen
- Kleinstmengen an Stammkunden
- Sofortige Rechnungsstellung bei Übergabe
3. Lieferschein vs. Rechnung: Die Unterschiede
Lieferschein und Rechnung werden oft verwechselt oder gleichgesetzt. Das ist ein Fehler — es handelt sich um grundlegend verschiedene Dokumente.
| Merkmal | Lieferschein | Rechnung |
|---|---|---|
| Zweck | Dokumentation der Lieferung | Zahlungsaufforderung |
| Preise | Üblicherweise keine | Ja, mit USt-Ausweis |
| Steuerrelevanz | Nein (nur Begleitdokument) | Ja, für Vorsteuerabzug |
| Gesetzliche Pflicht | Nein | Ja (ab Schwellenwerten) |
| Zeitpunkt | Bei / vor der Lieferung | Zeitnah nach der Lieferung |
| Unterschrift nötig? | Oft ja (Empfangsbestätigung) | Nein |
💡 Kombidokument: Lieferschein mit Rechnung
In manchen Branchen werden Lieferschein und Rechnung zu einem Dokument kombiniert — dem Lieferschein mit Rechnungscharakter. Dieses Kombidokument enthält alle Pflichtangaben einer Rechnung und die Lieferinformationen. Es ist rechtlich zulässig, wenn alle Rechnungspflichtangaben vollständig sind.
4. Inhalt & Pflichtangaben eines Lieferscheins
Da der Lieferschein kein gesetzlich geregeltes Dokument ist, gibt es keine bindenden Pflichtangaben — aber bewährte Inhalte, die in der kaufmännischen Praxis Standard sind:
Absender-Angaben (Lieferant)
- Name oder Firma
- Vollständige Adresse
- Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
- Optional: Logo, UID-Nummer
Empfänger-Angaben (Kunde)
- Name / Firma des Kunden
- Lieferadresse (kann von Rechnungsadresse abweichen)
- Kundennummer (wenn vorhanden)
Dokumentenspezifische Angaben
- →Lieferscheinnummer: Fortlaufende, eindeutige Nummer (ähnlich wie bei Rechnungen)
- →Datum: Datum der Lieferung (Lieferdatum) und ggf. Ausstellungsdatum
- →Bestellreferenz: Bestellnummer oder Auftragsnummer des Kunden (erleichtert die Zuordnung)
- →Warenposition: Genaue Beschreibung der gelieferten Waren, Artikelnummer, Menge, Einheit
- →Unterschrift / Stempel: Vom Empfänger bei Übernahme — als Empfangsbestätigung
Was auf den Lieferschein NICHT gehört (wenn er kein Kombidokument ist): Preise, Umsatzsteuer, Zahlungsziel, Bankverbindung. Diese Angaben gehören auf die Rechnung.
5. Muster-Lieferschein: Vorlage & Aufbau
So könnte ein typischer Lieferschein aussehen:
Max Mustermann
Musterstraße 1
1010 Wien
office@mustermann.at
LIEFERSCHEIN
Nr.: LS-2026-042
Datum: 09.03.2026
Bestellung: B-2026-017
Lieferadresse:
Kunde GmbH
Kundenstraße 5
8010 Graz
| Pos. | Artikel-Nr. | Beschreibung | Menge |
|---|---|---|---|
| 1 | ART-001 | Produkt A | 10 Stk |
| 2 | ART-002 | Produkt B | 5 Stk |
Mit Ihrer Unterschrift bestätigen Sie den vollständigen Empfang der oben angeführten Waren.
________________________
Datum / Unterschrift Empfänger
________________________
Stempel (optional)
6. Wann brauche ich einen Lieferschein?
Nicht jede Transaktion erfordert einen Lieferschein. Hier ist eine Orientierung:
Lieferschein empfehlenswert
- Physische Warenlieferungen (besonders größere Mengen)
- Lieferungen an Lager oder Zwischenhändler
- Wenn Rechnung zeitlich verzögert nach Lieferung kommt
- Bei Teillieferungen (Lieferschein pro Teillieferung)
- Export- oder EU-Lieferungen (als Zollbegleitdokument)
Lieferschein meist nicht nötig
- Reine Dienstleistungen ohne Warenübergabe
- Digitale Produkte oder Downloads
- Direktverkauf im Ladengeschäft mit sofortiger Quittung
- Kleine Gelegenheitslieferungen an Stammkunden
7. Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine
Lieferscheine, die du ausstellst oder erhältst, gelten als Buchungsbelege und unterliegen der Aufbewahrungspflicht nach §132 BAO (Bundesabgabenordnung). Die Aufbewahrungsfrist beträgt 7 Jahre.
Lies dazu unseren ausführlichen Guide zur Aufbewahrungspflicht für Belege in Österreich →
Die Aufbewahrung kann sowohl in Papierform als auch digital erfolgen — solange die Unveränderlichkeit und Lesbarkeit der Dokumente über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewährleistet ist.
8. Digitale Lieferscheine: Rechtlich zulässig?
Ja, digitale Lieferscheine sind rechtlich zulässig. In Österreich ist die digitale Dokumentation und Archivierung von Geschäftsunterlagen grundsätzlich anerkannt, sofern bestimmte Anforderungen erfüllt sind:
Anforderungen an digitale Lieferscheine
- Unveränderlichkeit: Das Dokument muss unveränderlich gespeichert sein (z.B. als PDF)
- Lesbarkeit: Über den gesamten Aufbewahrungszeitraum (7 Jahre) lesbar
- Vollständigkeit: Alle wesentlichen Inhalte des Originals müssen vorhanden sein
- Dokumentation: Das Scann- oder Erstellungssystem sollte dokumentiert sein
Digitale Unterschrift auf Lieferscheinen
Eine Empfangsbestätigung kann auch digital erfolgen — z.B. über eine Unterschriften-App auf einem Tablet oder via E-Mail-Bestätigung. Das ist besonders bei Lieferdiensten weit verbreitet. Rechtlich ist eine handschriftliche Unterschrift für die Wirksamkeit des Lieferscheins nicht zwingend erforderlich — sie ist aber der beste Beweis für die Übergabe.
Weiterführende Guides
9. FAQ
Ist ein Lieferschein in Österreich gesetzlich vorgeschrieben?
Nein, grundsätzlich nicht. Ein Lieferschein ist ein kaufmännisches Hilfsdokument ohne gesetzliche Pflicht für die meisten Branchen. Er ist aber in der Praxis sehr empfehlenswert, besonders bei Warenlieferungen.
Ersetzt ein Lieferschein die Rechnung?
Nein. Ein einfacher Lieferschein ohne Preisangaben und USt-Ausweis ist keine Rechnung. Für steuerliche Zwecke (Vorsteuerabzug, Buchführung) braucht es immer eine ordnungsgemäße Rechnung.
Müssen Lieferscheine aufbewahrt werden?
Ja. Lieferscheine gelten als Buchhaltungsbelege und müssen gemäß §132 BAO 7 Jahre aufbewahrt werden.
Kann ein Lieferschein auch als Rechnung dienen?
Ja, wenn er alle gesetzlichen Rechnungspflichtangaben enthält (Rechnungsnummer, Datum, Preise inkl. USt etc.). Dieses Kombidokument wird als "Lieferschein mit Rechnungscharakter" bezeichnet.
Braucht ein Lieferschein eine Unterschrift?
Gesetzlich ist keine Unterschrift vorgeschrieben. In der Praxis ist eine Unterschrift des Empfängers jedoch wertvoll als Nachweis der Übergabe — besonders bei späteren Reklamationen.
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