Inhaltsverzeichnis
- 1. Überblick: Der Weg von der Mahnung zur Exekution
- 2. Zahlungserinnerung vs. Mahnung: Der Unterschied
- 3. Wann zum Inkasso-Büro? Kosten und Anbieter
- 4. Mahnklage beim Bezirksgericht — so geht es
- 5. Europäischer Zahlungsbefehl (grenzüberschreitend)
- 6. Exekution: Was passiert wenn der Schuldner nicht zahlt
- 7. Kosten im Überblick: INKV, Gerichtsgebühren, wer zahlt
- 8. Verjährung: Wann verjähren Forderungen in Österreich?
- 9. Praktische Tipps für EPU: Vorbeugung ist besser
- 10. FAQ
1. Überblick: Der Weg von der Mahnung zur Exekution
Wenn ein Kunde nicht zahlt, gibt es einen klaren Eskalationspfad. Jede Stufe kostet mehr Zeit und Geld — aber erhöht den Druck auf den Schuldner erheblich. Die gute Nachricht: Die meisten offenen Forderungen werden bereits auf den ersten zwei Stufen erledigt.
Zahlungserinnerung
5–7 Tage nach FälligkeitFreundlicher Hinweis per E-Mail oder Brief. Kein Vorwurf, kein Druck. Klärt Missverständnisse.
Erste Mahnung
14 Tage nach ErinnerungFormeller Ton, klare Frist, Verzugszinsen ankündigen. Basis für spätere Schritte.
Letzte Mahnung
14 Tage nach 1. MahnungLetzte Frist mit klarer Androhung: Inkasso oder gerichtliche Betreibung.
Inkasso-Büro
Ab ca. 45–60 Tage nach FälligkeitProfessionelles Forderungsmanagement. KSV1870, Creditreform, CRIF & Co. üben Druck aus.
Mahnklage / Klage
Wenn Inkasso scheitertAntrag beim Bezirksgericht (bis €75.000). Zahlungsbefehl — bei Widerspruch → ordentliches Verfahren.
Exekution
Nach rechtskräftigem Urteil/ZahlungsbefehlZwangsvollstreckung: Pfändung von Lohn, Bankguthaben, Fahrnisexekution (Pfändung beweglicher Sachen).
Wichtig: Verzugszinsen laufen automatisch ab dem ersten Tag des Verzugs. Im B2B-Bereich (Unternehmer zu Unternehmer) beträgt der gesetzliche Verzugszinssatz in Österreich gemäß § 456 UGB den Basiszinssatz der OeNB + 9,2 Prozentpunkte (derzeit ca. 9,45 % p.a.). Diese Zinsen kannst du zusätzlich zur Hauptforderung einfordern.
2. Zahlungserinnerung vs. Mahnung: Der Unterschied
Im Alltag werden die Begriffe oft synonym verwendet — rechtlich gibt es jedoch einen wichtigen Unterschied, der für die Verzugsbegründung relevant ist.
| Merkmal | Zahlungserinnerung | Mahnung |
|---|---|---|
| Tonfall | Freundlich, verständnisvoll | Formell, bestimmt |
| Zeitpunkt | 5–7 Tage nach Fälligkeit | 14+ Tage nach Erinnerung |
| Frist | Großzügig (10–14 Tage) | Knappe Frist (7–10 Tage) |
| Mahngebühren | Nein | Möglich (ab 1. oder 2. Mahnung) |
| Verzugszinsen | Noch nicht angekündigt | Explizit angedroht/verrechnet |
| Rechtliche Wirkung | Kann Verzug begründen (§ 1334 ABGB) | Begründet Verzug sicher |
| Konsequenzen angedroht | Nein | Inkasso / gerichtliche Betreibung |
Rechtlicher Hinweis (§ 1333–1334 ABGB): Ist ein Zahlungsziel vertraglich vereinbart (z.B. "zahlbar innerhalb von 14 Tagen"), gerät der Schuldner automatisch mit Ablauf dieser Frist in Verzug — ohne dass eine Mahnung erforderlich ist. In diesem Fall laufen Verzugszinsen bereits ab Fälligkeit. Fehlt eine Fristvereinbarung, ist eine Mahnung zur Verzugsbegründung notwendig.
Empfehlung für EPU: Gib auf deinen Rechnungen immer ein konkretes Zahlungsziel an (z.B. "Zahlbar bis [Datum]"). Damit bist du rechtlich auf der sicheren Seite und musst keine gesonderte Mahnung zur Verzugsbegründung schicken.
3. Wann zum Inkasso-Büro? Kosten und Anbieter in Österreich
Ein Inkasso-Unternehmen übernimmt das Mahnwesen professionell. Es schreibt im eigenen Namen Mahnbriefe, telefoniert mit dem Schuldner und setzt — im Rahmen des Rechts — psychologischen Druck ein. Für den Gläubiger (also dich) ist das bequem und oft günstiger als ein Anwalt.
Wann lohnt sich Inkasso?
Inkasso ist sinnvoll wenn …
- ✓ Forderung über €500
- ✓ Schuldner ist grundsätzlich zahlungsfähig
- ✓ Zwei Mahnungen wurden ignoriert
- ✓ Du willst Kundenbeziehung ganz aufgeben
- ✓ Du hast keine Zeit für das Mahnwesen
- ✓ Kein Wohnsitzwechsel/Unbekannt verzogen
Besser direkt zum Gericht wenn …
- • Schuldner bestreitet die Forderung
- • Offensichtliche Zahlungsunfähigkeit
- • Forderung unter €300
- • Schuldner reagiert auf nichts
- • Verjährungsfrist naht (nicht mehr viel Zeit)
- • Schuldner ist ins Ausland (EU) verzogen → EZB
Bekannte Inkasso-Unternehmen in Österreich
Kreditschutzverband von 1870 — Österreichs größte Wirtschaftsauskunftei und Inkasso-Dienstleister. Gut vernetzt, hohe Schuldnerreaktion wegen KSV-Eintrag-Androhung.
Internationales Netzwerk, stark im B2B-Bereich. Gut für grenzüberschreitende Forderungen (z.B. Deutschland, Tschechien).
Kombination aus Wirtschaftsauskunftei und Forderungsmanagement. Besonders stark in der Bonitätsprüfung vor Auftragsannahme.
Tipp: Vor Beauftragung eines Inkasso-Büros: Prüfe, ob der Schuldner noch unter der bekannten Adresse erreichbar ist (ZMR-Abfrage möglich). Außerdem: Schicke das Inkasso-Büro erst los, wenn du alle relevanten Unterlagen parat hast — Rechnung, Mahnungen mit Datum, Zahlungsbeleg (nicht vorhanden), Vertrag oder Auftragsbestätigung.
4. Mahnklage beim Bezirksgericht — so geht es
Die Mahnklage (§ 244 ff. ZPO) ist das schnellste gerichtliche Instrument für unbestrittene Geldforderungen in Österreich. Sie funktioniert ohne Verhandlung — solange der Schuldner keinen Widerspruch einlegt.
Zuständigkeit und Ablauf
Zuständiges Gericht bestimmen
Das Bezirksgericht ist für Geldforderungen bis €75.000 zuständig (§ 49 JN). Zuständig ist das Gericht am Wohnsitz/Sitz des Schuldners. Ab €75.001 ist das Landesgericht zuständig — dann ist anwaltliche Vertretung Pflicht.
Mahnklage einreichen
Die Mahnklage wird schriftlich beim Bezirksgericht eingereicht — persönlich, per Post oder elektronisch über ERV (Elektronischer Rechtsverkehr). Das Formular 'Antrag auf Erlassung eines Zahlungsbefehls' findest du auf der Justiz-Website (justiz.gv.at). Bis €5.000 brauchst du keinen Anwalt.
Zahlungsbefehl ergeht
Das Gericht prüft nur formal (keine inhaltliche Prüfung). Ist alles in Ordnung, ergeht der Zahlungsbefehl an den Schuldner. Dieser hat 4 Wochen Zeit, Einspruch einzulegen.
Kein Einspruch → Exekutionstitel
Legt der Schuldner keinen Einspruch ein, wird der Zahlungsbefehl rechtskräftig und vollstreckbar. Du kannst sofort die Exekution beantragen.
Einspruch → ordentliches Verfahren
Legt der Schuldner Einspruch ein, wird das Mahnverfahren in ein ordentliches Klageverfahren umgewandelt. Dann kommt es zur mündlichen Verhandlung — und die anwaltliche Vertretung empfiehlt sich.
Was muss in die Mahnklage?
- → Vollständige Bezeichnung von Kläger (du) und Beklagtem (Schuldner)
- → Zuständiges Gericht
- → Streitwert (Hauptforderung) und Verzugszinsen (Zinssatz, ab wann)
- → Kurze Begründung: Wann wurde was geleistet, welche Rechnung, seit wann offen
- → Beilagen: Rechnung(en), Mahnschreiben (als Beweis), ggf. Vertrag/Auftragsbestätigung
- → Antrag auf Kostenersatz (Gerichtsgebühren müssen Schuldner angelastet werden)
Gerichtsgebühren (GGG): Die Pauschalgebühr für eine Mahnklage richtet sich nach dem Streitwert. Beispiele: Bei €500 Streitwert ca. €27; bei €1.000 ca. €40; bei €5.000 ca. €127; bei €10.000 ca. €215; bei €50.000 ca. €818. Diese Kosten werden im Erfolgsfall dem Schuldner angelastet.
5. Europäischer Zahlungsbefehl — für grenzüberschreitende EU-Forderungen
Hat dein Kunde seinen Sitz in einem anderen EU-Mitgliedstaat (z.B. Deutschland, Tschechien, Ungarn), ist der Europäische Zahlungsbefehl (EZB) das richtige Instrument. Er basiert auf der EG-Verordnung Nr. 1896/2006 und ermöglicht die grenzüberschreitende Eintreibung ohne langwierige Prozesse im Ausland.
Voraussetzungen EZB
- ✓ Grenzüberschreitende Rechtssache (Gläubiger und Schuldner in verschiedenen EU-Staaten)
- ✓ Geldforderung (keine Naturalleistung)
- ✓ Fälligkeit zum Zeitpunkt der Antragstellung
- ✓ Gilt für alle EU-Staaten außer Dänemark
Ablauf EZB
- 1. Antrag auf Formblatt A beim Bezirksgericht Wien Innere Stadt
- 2. Gericht prüft und erlässt EZB
- 3. Schuldner hat 30 Tage Zeit für Einspruch
- 4. Kein Einspruch → in allen EU-Staaten vollstreckbar
- 5. Einspruch → nationale Gerichtsverfahren im Schuldnerstaat
Für Drittstaaten (z.B. UK, Schweiz, USA): Hier gibt es kein einheitliches EU-Instrument. Forderungen gegen Schuldner in Drittstaaten müssen über bilaterale Abkommen oder nationalen Klagsweg im jeweiligen Land eingetrieben werden — in der Regel nur mit Unterstützung eines lokalen Anwalts wirtschaftlich sinnvoll.
6. Exekution: Was passiert wenn der Schuldner immer noch nicht zahlt
Hast du einen rechtskräftigen Zahlungsbefehl oder ein Urteil (den sogenannten Exekutionstitel), aber der Schuldner zahlt trotzdem nicht, kannst du beim zuständigen Bezirksgericht die Exekution (Zwangsvollstreckung)beantragen. Das Exekutionsrecht ist in der Exekutionsordnung (EO) geregelt.
Die wichtigsten Exekutionsarten
Forderungsexekution (Lohn-/Gehaltspfändung)
§ 290 ff. EOPfändung des Einkommens des Schuldners. Der Arbeitgeber muss einen pfändbaren Teil des Lohns direkt an den Gläubiger überweisen. Pfändungsfreigrenze 2026: ca. €1.281/Monat netto.
Sehr effektiv bei Unselbstständigen
Bankkonten-Exekution
§ 292a EOPfändung von Bankguthaben. Das Kreditinstitut überweist das Guthaben (über dem Pfändungsschutz-Minimum) an den Gläubiger. Schnell und direkt — aber Schuldner kann Konto räumen.
Schnell, wenn Guthaben vorhanden
Fahrnisexekution
§ 249 ff. EOPfändung und Versteigerung beweglicher körperlicher Sachen (Fahrzeuge, Maschinen, Wertgegenstände). Ein Gerichtsvollzieher kommt und schätzt pfändbare Gegenstände.
Mäßig — viele Sachen sind unpfändbar
Immobilienexekution
§ 87 ff. EOZwangsversteigerung von Liegenschaften. Aufwendig, langwierig (1–3 Jahre), aber bei werthaltigen Immobilien sehr effektiv. Nur wenn Schuldner Eigentümer ist.
Sehr effektiv, aber langwierig
Was tun wenn der Schuldner zahlungsunfähig ist?
Ist der Schuldner nachweislich zahlungsunfähig (kein Einkommen, kein Vermögen, kein Konto), bleibt die Forderung vorerst uneinbringlich. Du kannst:
- → Den Exekutionstitel aufbewahren (30 Jahre gültig nach § 1489 ABGB)
- → Bei Insolvenzantrag des Schuldners: Forderung beim Insolvenzverwalter anmelden
- → Die uneinbringliche Forderung als Betriebsausgabe abschreiben (§ 4 EStG)
- → Regelmäßig prüfen, ob sich die Vermögenslage des Schuldners ändert
7. Kosten im Überblick: INKV, Gerichtsgebühren, wer zahlt was
Inkasso-Gebühren sind in Österreich durch das Inkassoentgeltsgesetz (INKV)gedeckelt. Die folgende Tabelle zeigt die Schritte bei Zahlungsausfall mit Zeitraum, Kosten und Erfolgschancen — damit du weißt, womit du rechnen musst.
| Schritt | Zeitraum | Kosten (ca.) | Wer zahlt | Erfolgschance |
|---|---|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | Tag 5–7 | Kostenlos | — | 70–80 % |
| 1. Mahnung | Tag 19–21 | €5–€20 (Porto, Zeit) | Gläubiger vorgestreckt | 10–15 % |
| 2. Mahnung (letzte) | Tag 33–35 | €5–€20 | Gläubiger vorgestreckt | 5 % |
| Inkasso (€500 Forderung) | Ab Tag 45 | Max. ~€30 (INKV) | Im Erfolgsfall: Schuldner | 30–50 % |
| Inkasso (€1.000 Forderung) | Ab Tag 45 | Max. ~€62 (INKV) | Im Erfolgsfall: Schuldner | 30–50 % |
| Inkasso (€5.000 Forderung) | Ab Tag 45 | Max. ~€210 (INKV) | Im Erfolgsfall: Schuldner | 30–50 % |
| Mahnklage (€500) | Ab Misserfolg Inkasso | ~€27 GGG | Im Erfolgsfall: Schuldner | Hoch (wenn kein Widerspruch) |
| Mahnklage (€5.000) | Ab Misserfolg Inkasso | ~€127 GGG | Im Erfolgsfall: Schuldner | Hoch (wenn kein Widerspruch) |
| Exekution | Nach Rechtskraft | €50–€200+ | Vorgestreckt, zurückforderbar | Abhängig v. Vermögen |
INKV-Grundsatz: Die Inkasso-Gebühren nach INKV sind Höchstsätze — im Erfolgsfall werden sie dem Schuldner angelastet. Scheitert das Inkasso, weil der Schuldner zahlungsunfähig ist, trägt der Gläubiger die Kosten. Viele Inkasso-Büros bieten daher "No-Win-No-Fee"-Modelle an: Du zahlst nur, wenn Geld fließt.
8. Verjährung: Wann verjähren Forderungen in Österreich?
Die Verjährung ist eine der häufigsten Fallen für EPU: Wer zu lange wartet, verliert den Anspruch auf gerichtliche Durchsetzung seiner Forderung. Das österreichische ABGB kennt mehrere Verjährungsfristen.
Kurze Verjährung (für Handels- und Dienstleistungsforderungen)
§ 1486 ABGBGilt für die meisten Alltagsforderungen von EPU: Honorare für erbrachte Dienstleistungen, Kaufpreisforderungen zwischen Kaufleuten, Mieten, Pachten, Lohnforderungen. Die Frist beginnt mit Fälligkeit der Forderung.
Beispiel: Rechnung vom 1. April 2023, Zahlungsziel 30. April 2023 → verjährt am 30. April 2026.
Lange Verjährung (allgemeine Frist)
§ 1489 ABGBGilt als Auffangtatbestand für Forderungen, die nicht unter die kurzen Fristen fallen. Besonders relevant: Schadenersatzforderungen nach bekanntem Schaden und Täter. Auch: rechtskräftige Urteile und Exekutionstitel verjähren erst nach 30 Jahren.
Beispiel: Rechtskräftiger Zahlungsbefehl vom 1. Mai 2026 → vollstreckbar bis 1. Mai 2056.
Verjährung unterbrechen — so geht es
Die Verjährungsfrist kann unterbrochen oder gehemmt werden. Dadurch beginnt sie neu zu laufen:
- → Klage einbringen (§ 1497 ABGB): Die Verjährung wird mit Einbringung der Klage oder des Mahnklage-Antrags unterbrochen. Die Frist beginnt neu, wenn das Verfahren endet.
- → Schuldanerkenntnis (§ 1497 ABGB): Wenn der Schuldner die Schuld schriftlich oder mündlich anerkennt (auch durch Teilzahlung), wird die Verjährung unterbrochen.
- → Mahnschreiben (§ 1497 ABGB): Ein schriftliches Mahnschreiben kann unter bestimmten Umständen die Verjährung hemmen — sicherer ist jedoch die Klage.
Praxis-Warnung: Viele EPU verlassen sich auf ihre Mahnschreiben als Verjährungsunterbrechung — das ist rechtlich unsicher! Wenn die Verjährungsfrist naht (also fast 3 Jahre nach Fälligkeit), solltest du unbedingt eine Mahnklage einbringen. Das kostet wenig, sichert aber die Forderung ab.
9. Praktische Tipps für EPU: Vorbeugung ist besser als Eintreiben
Die beste Inkasso-Strategie ist die, die du nie brauchst. Mit diesen Maßnahmen reduzierst du das Risiko von Zahlungsausfällen erheblich:
Schriftliche Verträge und Auftragsbestätigungen
Jeder Auftrag ab €200 sollte schriftlich bestätigt sein — per E-Mail genügt. Im Streitfall brauchst du den Beweis, dass die Leistung beauftragt war. Ohne Schriftform wird es schwer, die Forderung durchzusetzen.
AGB mit klaren Zahlungsbedingungen
Deine Allgemeinen Geschäftsbedingungen sollten Zahlungsziel (max. 30 Tage gemäß § 904 ABGB), Verzugszinssatz, Mahngebühren und Eigentumsvorbehaltsklausel enthalten. Einmal erstellt — für alle Aufträge gültig.
Vorauszahlungen und Anzahlungen
Bei Neukunden oder großen Projekten: Vereinbare eine Anzahlung von 30–50 % vor Beginn. Das reduziert dein Risiko drastisch und zeigt dir gleichzeitig, ob der Kunde zahlungsfähig und -willig ist.
Bonitätsprüfung vor großen Aufträgen
Für Aufträge über €2.000 lohnt sich eine Bonitätsauskunft via KSV1870 oder CRIF (ab ca. €5 pro Abfrage). So erkennst du schlechte Zahler vor Auftragsannahme.
Factoring: Forderungen sofort verkaufen
Factoring-Anbieter kaufen deine Forderungen gegen einen Abschlag (3–8 %) sofort ab — du erhältst das Geld unmittelbar, der Anbieter übernimmt das Inkasso-Risiko. Für EPU mit regelmäßigen B2B-Kunden eine interessante Alternative.
Offene Rechnungen im Blick behalten
Nutze ein Rechnungsprogramm mit automatischer Überwachung überfälliger Rechnungen. Je früher du reagierst, desto höher die Erfolgsquote. Viele Forderungen werden nicht bezahlt, weil der Selbstständige das Follow-up vergisst.
Rechnito — Rechnungen schreiben, Mahnwesen automatisieren
Mit Rechnito siehst du auf einen Blick, welche Rechnungen offen und überfällig sind. Schreib Rechnungen in 30 Sekunden, automatisiere Zahlungserinnerungen und behalte dein Cashflow im Griff — bevor es zum Inkasso-Fall wird.
Kostenlos starten →5 Rechnungen/Monat kostenlos · Keine Kreditkarte
10. Häufige Fragen: Inkasso in Österreich für EPU
Ab wann sollte ich ein Inkasso-Unternehmen beauftragen?▼
Was kostet Inkasso in Österreich — und wer zahlt die Gebühren?▼
Wie lange kann ich eine unbezahlte Rechnung in Österreich einklagen?▼
Was ist eine Mahnklage und wie reiche ich sie ein?▼
Kann ich Inkasso-Kosten als Betriebsausgabe absetzen?▼
Was ist der Unterschied zwischen Inkasso und gerichtlicher Betreibung?▼
Weiterführende Ratgeber
Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient zur allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Gesetzliche Regelungen, Fristen und Gebühren können sich ändern. Für deine individuelle Situation — insbesondere bei größeren Forderungen oder strittigen Sachverhalten — empfehlen wir die Beratung durch einen österreichischen Rechtsanwalt. Aktuelle Gesetzestexte: ris.bka.gv.at. Gerichtskostenrechner: justiz.gv.at. Offizielle Inkasso-Information: wko.at.