Inhaltsverzeichnis
- 1. Was ist eine Mahnung in Österreich? (ABGB §1333, §1334)
- 2. Zahlungserinnerung vs. Mahnung — was ist der Unterschied?
- 3. Wann darf ich mahnen? (Fälligkeit, Zahlungsziel)
- 4. Verzugszinsen Österreich 2026 — wie viel darf ich berechnen?
- 5. Die 3 Mahnstufen: Zahlungserinnerung → 1. Mahnung → 2. Mahnung
- 6. Mahnschreiben: Was muss drinstehen? (ABGB Pflichtangaben)
- 7. Mahngebühren: Was ist erlaubt?
- 8. Inkasso & Klage: Was sind die nächsten Schritte?
- 9. Vorlage: Mahnung Österreich (Mustertext)
- 10. FAQ
1. Was ist eine Mahnung in Österreich?
Eine Mahnung ist eine schriftliche oder mündliche Aufforderung an einen Schuldner, eine fällige Schuld zu begleichen. Im österreichischen Recht ist die Mahnung vor allem im Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuch (ABGB) und im Unternehmensgesetzbuch (UGB) geregelt.
Die zwei wichtigsten Paragraphen für EPU und Selbstständige:
§ 1333 ABGB — Verzugszinsen
Regelt den Anspruch auf Verzugszinsen. Ab dem Zeitpunkt des Verzugs hat der Gläubiger Anspruch auf gesetzliche Zinsen. Im unternehmerischen Verkehr gilt § 456 UGB mit einem höheren Zinssatz (9,2 Prozentpunkte über Basiszinssatz).
§ 1334 ABGB — Verzugseintritt
Regelt, wann Verzug eintritt. Bei vereinbartem Zahlungstermin tritt Verzug automatisch nach Ablauf der Frist ein — ohne gesonderte Mahnung. Bei unbestimmter Fälligkeit ist eine Mahnung erforderlich, um den Verzug auszulösen.
Für EPU und Freelancer ist die Mahnung ein unverzichtbares Werkzeug im Forderungsmanagement. Unbezahlte Rechnungen sind einer der häufigsten Liquiditätsrisiken für Selbstständige — ein strukturiertes Mahnwesen schützt deine Einnahmen.
Wichtig: Eine Mahnung ist kein Zahlungsbefehl — sie hat keine unmittelbar vollstreckbare Wirkung. Erst ein gerichtlicher Zahlungsbefehl (Mahnklage beim Bezirksgericht) oder ein Inkassoverfahren verschaffen dir vollstreckbare Titel. Trotzdem ist die Mahnung der erste und wichtigste Schritt.
2. Zahlungserinnerung vs. Mahnung — was ist der Unterschied?
Im Alltag werden die Begriffe oft synonym verwendet, rechtlich gibt es jedoch einen wesentlichen Unterschied:
| Begriff | Zeitpunkt | Ton | Rechtliche Wirkung |
|---|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | Kurz nach Fälligkeit (1–7 Tage) | Freundlich, neutral | Keine Verzugszinsen (noch) |
| 1. Mahnung | 1–2 Wochen nach Fälligkeit | Sachlich, bestimmt | Verzugszinsen ab Fälligkeitsdatum + Mahngebühr möglich |
| 2. Mahnung | 1–2 Wochen nach 1. Mahnung | Nachdrücklich, Konsequenzen ankündigen | Höhere Mahngebühr, Inkasso- / Klagsandrohung |
In der Praxis empfehlen viele EPU-Berater, mit einer Zahlungserinnerung zu beginnen — einem freundlichen Hinweis, der die Geschäftsbeziehung schont. Oft handelt es sich schlicht um ein Vergessen des Kunden, und eine freundliche Erinnerung reicht völlig aus.
Praxis-Tipp: Manche EPU nennen ihre erste Kontaktaufnahme bewusst "Zahlungserinnerung" statt "1. Mahnung", um den Ton weich zu halten. Rechtlich macht das keinen Unterschied — entscheidend ist, dass du schriftlich eine Frist setzt und auf die offene Forderung hinweist.
3. Mahnung Österreich: Wann darf ich mahnen?
Du darfst mahnen, sobald eine Forderung fällig ist und nicht bezahlt wurde. Fälligkeit bedeutet: Der vereinbarte Zahlungstermin ist abgelaufen.
Zahlungsziel und Fälligkeit im Überblick
Zahlungsziel auf der Rechnung (z.B. 14 oder 30 Tage)
Du hast auf deiner Rechnung z.B. 'zahlbar innerhalb von 14 Tagen' angegeben. Nach Ablauf dieser 14 Tage ist die Rechnung fällig. Du kannst sofort mahnen. Verzug tritt automatisch ein (§ 1334 ABGB) — ohne weitere Mahnung.
Kein Zahlungsziel vereinbart
Steht kein Zahlungsziel auf der Rechnung oder im Vertrag, ist die Forderung sofort nach Rechnungsstellung fällig. Du musst jedoch erst mahnen, um den Verzug auszulösen. Erst nach der Mahnung laufen Verzugszinsen.
Vereinbarter Zahlungstermin (z.B. 'bis 31. März')
Wenn ein konkretes Datum vereinbart wurde, tritt Verzug automatisch am nächsten Tag ein. Eine separate Mahnung ist nicht erforderlich, um Verzugszinsen zu berechnen.
Wie lange darf ich mit der Mahnung warten?
Grundsätzlich gilt in Österreich eine allgemeine Verjährungsfrist von 3 Jahren(§ 1486 ABGB) für Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Das bedeutet: Du musst innerhalb von 3 Jahren nach Fälligkeit klagen (oder zumindest rechtliche Schritte setzen), sonst verjährt deine Forderung.
Achtung: Warte nicht zu lange! Je länger du mit der Mahnung wartest, desto schwieriger wird es, die Forderung durchzusetzen. Schuldner sind schwerer erreichbar, Beweise verschwinden, und die Geschäftsbeziehung kühlt ab. Reagiere spätestens 2 Wochen nach Ablauf des Zahlungsziels.
4. Verzugszinsen Österreich 2026 — wie viel darf ich berechnen?
Verzugszinsen entschädigen dich als Gläubiger dafür, dass du auf dein Geld warten musstest. In Österreich gibt es unterschiedliche Zinssätze je nachdem, ob es sich um B2B (Unternehmer an Unternehmer) oder B2C (Unternehmer an Konsument) handelt.
B2B — Unternehmer an Unternehmer
Rechtsgrundlage: § 456 UGB. Gilt für alle Geschäfte zwischen Unternehmern. Als EPU, der an Firmen, GmbHs oder andere Selbstständige fakturiert, gilt dieser Satz.
B2C — Unternehmer an Konsument
Rechtsgrundlage: § 1000 ABGB. Gilt, wenn du als Unternehmer an Privatpersonen (Konsumenten) fakturierst. Der KSchG schützt Konsumenten vor übermäßigen Zinsen.
Was ist der Basiszinssatz?
Der Basiszinssatz wird von der Österreichischen Nationalbank (OeNB) zweimal jährlich festgelegt (1. Jänner und 1. Juli). Er spiegelt das allgemeine Zinsniveau wider. Den aktuellen Basiszinssatz findest du immer auf oenb.at.
Rechenbeispiel: Verzugszinsen B2B
* Basiszinssatz variiert. Bitte den aktuellen Satz auf oenb.at prüfen und einsetzen.
Hinweis: Höhere Verzugszinsen können vertraglich vereinbart werden. Viele EPU und Freelancer schreiben in ihre AGB oder auf die Rechnung explizit einen vereinbarten Zinssatz (z.B. 10 % p.a.), um im Streitfall auf eine klare Vereinbarung verweisen zu können. Vereinbarte Zinsen gehen den gesetzlichen vor.
5. Die 3 Mahnstufen: Von der Erinnerung bis zur Klagedrohung
Das bewährte 3-Stufen-Modell ist für EPU ideal: Es schont die Geschäftsbeziehung, dokumentiert den Mahnverlauf lückenlos und signalisiert zunehmenden Ernst.
Zahlungserinnerung (optional, aber empfohlen)
Zeitpunkt: 3–7 Tage nach Fälligkeit · Ton: Freundlich, kollegial
- •Hinweis auf die offene Rechnung
- •Kein Vorwurf — oft einfach ein Vergessen
- •Keine Mahngebühr
- •Kurze Zahlungsfrist setzen (z.B. 7 Tage)
1. Mahnung
Zeitpunkt: 1–2 Wochen nach Fälligkeit · Ton: Sachlich, bestimmt
- •Bezug auf offene Rechnung + Fälligkeitsdatum
- •Verzugszinsen werden angekündigt / verrechnet
- •Mahngebühr (falls in AGB vereinbart)
- •Neue Zahlungsfrist: 7–10 Tage
- •Ankündigung weiterer Schritte bei Nichtzahlung
2. Mahnung (Letzte Mahnung vor Inkasso/Klage)
Zeitpunkt: 1–2 Wochen nach 1. Mahnung · Ton: Nachdrücklich, unmissverständlich
- •Gesamtsumme inkl. Verzugszinsen + Mahngebühren
- •Letzte Frist: 7 Tage (nicht verlängerbar)
- •Explizite Ankündigung von Inkasso oder Klage
- •Ggf. Einschreiben verwenden (Zustellnachweis)
- •Hinweis auf Kostenfolgen für den Schuldner
Tipp für EPU: Führe eine einfache Liste oder nutze dein Rechnungsprogramm, um den Mahnstatus jeder Rechnung zu tracken. Rechnito zeigt dir direkt auf dem Dashboard, welche Rechnungen überfällig sind — und erstellt Mahnungen auf Knopfdruck.
6. Mahnschreiben Österreich: Was muss drinstehen?
Das ABGB schreibt keine exakte Form für eine Mahnung vor — aber damit dein Mahnschreiben rechtlich wirksam ist und im Streitfall standhält, sollte es folgende Angaben enthalten:
Absender (vollständige Angaben)
Name / Firmenbezeichnung, Adresse, UID-Nummer (falls vorhanden), Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
Empfänger (vollständige Angaben)
Name / Firmenbezeichnung des Schuldners, vollständige Adresse
Datum der Mahnung
Eindeutiges Ausstellungsdatum des Mahnschreibens
Betreff / Bezug
Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, ursprüngliches Zahlungsziel — so kann der Schuldner die Mahnung eindeutig zuordnen
Offener Betrag
Exakter ausstehender Betrag, inkl. Mehrwertsteuer. Bei mehreren offenen Rechnungen: Auflistung
Neue Zahlungsfrist
Klare Frist mit konkretem Datum (z.B. 'bis spätestens 30. April 2026')
Bankverbindung
IBAN, BIC, Kontoinhaber — damit der Schuldner sofort zahlen kann
Verzugszinsen (falls geltend gemacht)
Zinssatz, Zeitraum, berechneter Betrag — separat ausweisen
Mahngebühr (falls vereinbart)
Betrag der Mahngebühr, Verweis auf AGB oder Vereinbarung
Ankündigung weiterer Schritte
Bei 2. Mahnung: expliziter Hinweis auf Inkasso / Klage bei Nichtzahlung
Empfehlung: Versende Mahnungen immer schriftlich per E-Mail(mit Lesebestätigung) oder per Einschreiben (bei hohen Beträgen oder schwierigen Schuldnern). Mündliche Mahnungen sind rechtlich möglich, aber schwer nachzuweisen. Dokumentiere jeden Mahnschritt mit Datum und Medium.
7. Mahngebühren: Was ist in Österreich erlaubt?
Mahngebühren dienen dazu, den Aufwand für das Mahnwesen zu entschädigen. In Österreich gibt es keine gesetzlich festgelegte Höhe für Mahngebühren — die Zulässigkeit hängt davon ab, ob und was vereinbart wurde:
B2B-Bereich (Unternehmer an Unternehmer)
- • Vertraglich oder per AGB vereinbarte Mahngebühren sind grundsätzlich zulässig
- • Übliche Beträge: €5–€40 pro Mahnung (je nach Aufwand)
- • Mahngebühren müssen dem tatsächlichen Aufwand entsprechen
- • § 458 UGB: Anspruch auf Pauschalbetrag von mindestens €40 bei B2B-Verzug (EU-Richtlinie)
B2C-Bereich (Unternehmer an Konsument)
- • KSchG schützt Konsumenten vor überhöhten Mahngebühren
- • Mahngebühren müssen angemessen und vorab vereinbart sein
- • Übliche Beträge: €5–€15 pro Mahnung
- • Mahngebühren über €15–€20 pro Mahnung an Konsumenten sind riskant und oft nicht durchsetzbar
Wichtig für EPU: Der gesetzliche Mindest-Pauschalbetrag von €40 nach § 458 UGB gilt nur im B2B-Bereich und nur bei Handelsgeschäften. Wenn du als Freelancer an andere Unternehmer fakturierst, hast du bei Verzug automatisch Anspruch auf diesen Betrag — unabhängig von vereinbarten Mahngebühren. Bei Kleinbeträgen (z.B. Rechnung €50) kann das die gesamte Forderung deutlich erhöhen.
8. Inkasso & Klage: Was sind die nächsten Schritte?
Wenn auch die 2. Mahnung erfolglos bleibt, hast du als EPU in Österreich zwei Hauptoptionen:
Inkasso beauftragen
- • Inkassobüro übernimmt das Forderungsmanagement
- • Oft auf Erfolgsbasis: Gebühr nur bei Einzug
- • Psychologische Wirkung auf Schuldner (offizielles Schreiben)
- • Geeignet für Forderungen unter €5.000
- • Kosten werden dem Schuldner auferlegt (falls berechtigt)
Gerichtliche Klage (Mahnklage)
- • Beim Bezirksgericht einreichen (bis €15.000 Streitwert)
- • Gerichtlicher Zahlungsbefehl ist vollstreckbar
- • Bei Widerspruch: ordentliches Verfahren
- • Kein Anwalt nötig (bis €5.000 Streitwert)
- • Kosten: Gerichtsgebühren (ab ca. €35) + Anwaltskosten bei höheren Beträgen
Wann lohnt sich welcher Weg?
| Forderungshöhe | Empfehlung | Begründung |
|---|---|---|
| unter €500 | Abwägen | Kosten-Nutzen prüfen; oft lohnt sich nur hartnäckiges Mahnen |
| €500 – €5.000 | Inkasso oder Mahnklage | Mahnklage ohne Anwalt möglich, Gerichtsgebühren gering |
| €5.000 – €15.000 | Mahnklage (Bezirksgericht) | Anwalt empfehlenswert; Klage beim Bezirksgericht |
| über €15.000 | Klage beim Landesgericht | Anwaltspflicht; professionelle Beratung unbedingt notwendig |
WKO-Tipp: Die Wirtschaftskammer Österreich (WKO) bietet EPU kostenlose Erstberatung zu Forderungsmanagement und rechtlichen Schritten. Die WKO-Hotline (05 90 900) kann direkt kontaktiert werden. Weitere Informationen: wko.at/forderungsmanagement
9. Vorlage: Mahnung Österreich (Mustertext)
Die folgenden Mustertexte kannst du direkt verwenden und an deine Situation anpassen. Ersetze alle Angaben in eckigen Klammern durch deine tatsächlichen Daten.
Muster: Zahlungserinnerung
[Dein Name / Firma]
[Adresse]
[E-Mail] | [Telefon]
[Name des Kunden]
[Adresse des Kunden]
Wien, [Datum]
Zahlungserinnerung — Rechnung Nr. [Rechnungsnummer]
Sehr geehrte/r [Anrede + Name],
ich möchte Sie freundlich daran erinnern, dass die oben genannte Rechnung vom [Rechnungsdatum] über € [Betrag] mit Fälligkeit [Fälligkeitsdatum] noch offen ist.
Möglicherweise hat sich diese Zahlung lediglich verzögert oder ist in Ihren Unterlagen untergegangen. Ich bitte Sie, den ausstehenden Betrag bis [neues Datum, z.B. in 7 Tagen] auf folgendes Konto zu überweisen:
IBAN: [Ihre IBAN]
BIC: [Ihr BIC]
Verwendungszweck: Rechnung [Rechnungsnummer]
Sollte Ihre Zahlung bereits unterwegs sein, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos. Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen,
[Unterschrift]
[Name]
Muster: 1. Mahnung
[Dein Name / Firma]
[Adresse]
[E-Mail] | [Telefon]
[Name des Kunden]
[Adresse des Kunden]
Wien, [Datum]
1. MAHNUNG — Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] — Fällig seit [Fälligkeitsdatum]
Sehr geehrte/r [Anrede + Name],
trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum der Erinnerung] ist der Rechnungsbetrag aus der Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] in Höhe von € [Betrag inkl. USt.] bisher nicht bei uns eingegangen.
Ich fordere Sie hiermit auf, den ausstehenden Betrag zuzüglich Verzugszinsenbis spätestens [Datum, z.B. 10 Tage] auf folgendes Konto zu überweisen:
Offener Rechnungsbetrag: € [Betrag]
Verzugszinsen ([Zinssatz] % p.a. ab [Fälligkeitsdatum] bis heute, [Anzahl] Tage): € [Zinsbetrag]
Mahngebühr: € [Mahngebühr]
Gesamtbetrag: € [Gesamtbetrag]
IBAN: [Ihre IBAN]
BIC: [Ihr BIC]
Verwendungszweck: Rechnung [Rechnungsnummer] — Mahnung 1
Sollte diese Zahlung bis zum genannten Termin nicht eingehen, sehe ich mich gezwungen, weitere rechtliche Schritte einzuleiten.
Mit freundlichen Grüßen,
[Unterschrift]
[Name]
Muster: 2. Mahnung (Letzte Mahnung)
[Dein Name / Firma]
[Adresse]
[E-Mail] | [Telefon]
[Name des Kunden]
[Adresse des Kunden]
Wien, [Datum]
2. MAHNUNG (LETZTE MAHNUNG) — Rechnung Nr. [Rechnungsnummer]
Sehr geehrte/r [Anrede + Name],
auch nach unserer 1. Mahnung vom [Datum der 1. Mahnung] ist der Gesamtbetrag aus der Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] nicht beglichen worden. Dies ist unsere letzte Mahnung vor Einleitung rechtlicher Schritte.
Ich fordere Sie hiermit letztmalig auf, den nachstehend aufgeführten Betrag bis [Datum — 7 Tage ab heute] auf mein Konto zu überweisen:
Offener Rechnungsbetrag: € [Betrag]
Verzugszinsen ([Zinssatz] % p.a. ab [Fälligkeitsdatum] bis heute): € [Zinsbetrag]
Mahngebühr 1. Mahnung: € [Betrag]
Mahngebühr 2. Mahnung: € [Betrag]
Gesamtforderung: € [Gesamtbetrag]
IBAN: [Ihre IBAN]
BIC: [Ihr BIC]
Verwendungszweck: Rechnung [Rechnungsnummer] — Letzte Mahnung
Sollte der Betrag nicht bis [Datum] auf meinem Konto eingegangen sein, werde ich ohne weitere Ankündigung ein Inkassobüro beauftragen bzw. einen gerichtlichen Zahlungsbefehl beantragen. Die damit verbundenen weiteren Kosten (Inkassogebühren, Gerichts- und Anwaltskosten) gehen zu Ihren Lasten.
Für eine außergerichtliche Einigung stehe ich bis zum oben genannten Termin unter [Telefon/E-Mail] zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen,
[Unterschrift]
[Name]
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Kostenlos starten →10. Häufige Fragen zur Mahnung in Österreich
Wie viele Mahnungen muss ich in Österreich schicken, bevor ich klagen kann?▼
Wie hoch sind die gesetzlichen Verzugszinsen in Österreich 2026?▼
Darf ich Mahngebühren verrechnen?▼
Wann ist ein Schuldner in Österreich im Verzug?▼
Was muss eine rechtsgültige Mahnung in Österreich enthalten?▼
Kann ich Mahnungen automatisch aus meiner Buchhaltungssoftware versenden?▼
Weiterführende Ratgeber
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