Reisekostenabrechnung Österreich 2026 — Vorlage & Anleitung für Selbstständige
Das Wichtigste auf einen Blick
Kilometergeld PKW: € 0,42/km (max. 30.000 km/Jahr) | Tagesgeld Inland: € 26,40/Tag (ab 12h Abwesenheit) | Nächtigungsgeld: € 15/Nacht (pauschal) | Belege: nur für Hotelkosten, Maut, Tickets nötig
Was zählt als Dienstreise?
Eine Dienstreise liegt vor, wenn du für betriebliche Zwecke vorübergehend deinen Betriebsort verlässt. Als Selbstständiger oder EPU gilt das für:
- Kundenbesuche und -meetings außer Haus
- Messen, Konferenzen und Fortbildungen
- Behördengänge (Finanzamt, WKO, SVS)
- Materialeinkäufe und Lieferantenbesuche
- Besichtigungen und Projekttermine
Wichtig: Der Weg von Zuhause zur fixen Arbeitsstätte (z. B. dein Büro) gilt nicht als Dienstreise, sondern als Pendlerverkehr — dafür gibt es das Pendlerpauschale.
Kilometergeld 2026: Sätze & Limits
| Fahrzeug | Satz je km | Max. km/Jahr | Max. Abzug/Jahr |
|---|---|---|---|
| PKW / Kombi | € 0,42 | 30.000 km | € 12.600 |
| Motorrad / Moped | € 0,24 | 30.000 km | € 7.200 |
| Fahrrad / E-Bike | € 0,38 | 30.000 km | € 11.400 |
Das Kilometergeld ersetzt alle KFZ-Kosten pauschal: Sprit, Wartung, Versicherung, Abschreibung und Reparaturen. Du musst keine Einzelbelege sammeln — das ist der große Vorteil gegenüber dem Nachweis der tatsächlichen KFZ-Kosten.
Tagesgeld: Wann und wie viel?
Das Tagesgeld (auch Diäten genannt) deckt Verpflegungsmehraufwand auf Dienstreisen ab. Als Selbstständiger kannst du folgende Tagessätze als Betriebsausgabe ansetzen:
| Abwesenheitsdauer | Tagesgeld Inland |
|---|---|
| 3 bis 8 Stunden | Kein Tagesgeld |
| 8 bis unter 12 Stunden | € 13,20 |
| 12 Stunden und mehr | € 26,40 |
Voraussetzungen für das Tagesgeld: Du musst mindestens 25 km vom Betriebsort oder Wohnort entfernt sein, und die Reise muss betrieblich veranlasst sein. Das Tagesgeld ist pauschal — du brauchst keine Restaurantbelege.
Auslandstagesgeld
Bei Auslandsreisen gelten länderspezifische Sätze. Einige häufige Beispiele (voller Tagessatz):
- Deutschland: € 35,80/Tag
- Schweiz: € 57,70/Tag
- USA: € 52,30/Tag
- Großbritannien: € 48,50/Tag
- Übriges Europa (Durchschnitt): ca. € 35–50/Tag
Die aktuellen Auslandssätze findest du in der Reisekostenliste des BMF (Bundesministerium für Finanzen), die jährlich aktualisiert wird.
Nächtigungsgeld: Pauschal oder tatsächlich
Für Übernachtungen auf Dienstreisen hast du zwei Möglichkeiten:
- Pauschal: € 15 pro Nacht ohne Beleg
- Tatsächliche Kosten: Nachgewiesene Hotelkosten mit Originalrechnung
In der Praxis ist ein Hotelzimmer in Österreich meistens teurer als € 15. Setz daher immer die tatsächlichen Kosten an und heb die Hotelrechnung auf.
Reisekostenabrechnung richtig führen
Eine korrekte Reisekostenabrechnung enthält diese Pflichtangaben:
- Datum der Reise (von–bis)
- Abfahrtsort und Zielort
- Zweck der Reise (z. B. "Kundentreffen Firma XY", "Messe Wien")
- Zurückgelegte Kilometer (bei PKW: Kilometerstand Start und Ende)
- Abwesenheitszeit (für Tagesgeld: Uhrzeit Abfahrt und Rückkehr)
- Berechnete Beträge (Kilometergeld, Tagesgeld, Nächtigungsgeld)
- Belege für Hotelkosten, Maut, Parken, Öffis/Flug
Vorlage: Reisekostenabrechnung
REISEKOSTENABRECHNUNG
Datum: __________ | Von: __________ Uhr | Bis: __________ Uhr
Reisezweck: __________________________________________
Reiseroute: __________________________________________
Fahrtkosten
□ PKW: ____ km × € 0,42 = € ________
□ Öffentliche Verkehrsmittel: Beleg beifügen — € ________
□ Maut/Parkgebühren: Beleg beifügen — € ________
Verpflegung
□ Tagesgeld: Abwesenheit ___h → € 0 / € 13,20 / € 26,40
Unterkunft
□ Nächtigungsgeld pauschal: ____ Nächte × € 15 = € ________
□ Hotel tatsächlich: Beleg beifügen — € ________
GESAMT: € ________
Reisekosten in der E/A-Rechnung
Als EPU oder Kleinunternehmer mit Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) trägst du Reisekosten unter Betriebsausgaben ein. Wichtig:
- Kilometergeld, Tagesgeld und Nächtigungsgeld sind 100 % abzugsfähig
- Hotelkosten, Tickets und Maut sind 100 % abzugsfähig (mit Beleg)
- Bewirtungskosten (Restaurantbesuche mit Kunden) sind nur 50 % abzugsfähig
- Private Reiseanteile müssen herausgerechnet werden
Häufig gestellte Fragen
Wie hoch ist das Kilometergeld in Österreich 2026?
Das amtliche Kilometergeld für PKW beträgt seit 2022 € 0,42 pro Kilometer und wurde für 2026 nicht geändert. Für Motorräder gilt € 0,24/km, für Fahrräder € 0,38/km. Das Kilometergeld ist für die ersten 30.000 km/Jahr als Betriebsausgabe abzugsfähig. Ab 30.001 km kannst du nur noch die tatsächlichen KFZ-Kosten ansetzen.
Wie viel Tagesgeld darf ich als Selbstständiger absetzen?
Selbstständige können pauschales Tagesgeld als Betriebsausgabe absetzen: € 26,40 pro Tag für Inlandsreisen (bei mehr als 12 Stunden Abwesenheit), € 13,20 für 8–12 Stunden. Das Tagesgeld gilt nur wenn du mehr als 25 km vom Betriebsort entfernt bist. Bei Auslandsreisen gelten länderspezifische Sätze (meist € 35–58/Tag).
Brauche ich Belege für Reisekosten?
Für Kilometergeld und Tagesgeld brauchst du keinen Kassenbon, aber du musst ein Fahrtenbuch oder eine Reisekostenabrechnung führen. Pflichtangaben: Datum, Reisezweck (Geschäftszweck), Abfahrtsort, Zielort, Kilometerstand (bei PKW) und Dauer. Für Hotelkosten, Maut und Parktickets brauchst du die originalen Belege.
Kann ich als EPU Reisekosten absetzen?
Ja, als EPU oder Freiberufler kannst du betrieblich veranlasste Reisekosten vollständig als Betriebsausgaben absetzen. Dazu zählen: Kilometergeld (€ 0,42/km), Tagesgeld (€ 26,40/Tag), Nächtigungsgeld (€ 15/Nacht pauschal oder nachgewiesene Hotelkosten), Bahn/Flug-Tickets und Nebenkosten wie Maut, Parkgebühren. Voraussetzung: Die Reise muss betrieblich veranlasst sein.
Was ist Nächtigungsgeld und wie hoch ist es?
Nächtigungsgeld ist die steuerliche Abgeltung für Übernachtungskosten bei Dienstreisen. Du kannst entweder den pauschalen Satz von € 15 pro Nacht absetzen (ohne Beleg) oder die tatsächlichen Hotelkosten mit Rechnung. Tipp: Falls das Hotel mehr als € 15 kostet, heb immer den Beleg auf und setz die echten Kosten an.