Name: Rechnito
Author: Rechnito

Inhaltsverzeichnis

1. Kostenlos Rechnung schreiben — geht das wirklich?
2. Was muss eine österreichische Rechnung enthalten? (§11 UStG)
3. Kostenlose Rechnungsprogramme im Vergleich 2026
4. Rechnung kostenlos mit Word/Excel — Vor- und Nachteile
5. Rechnito: Kostenlos Rechnung schreiben mit AT-Pflichtangaben
6. Kostenlos vs. kostenpflichtig — wann lohnt sich ein Upgrade?
7. Kleinunternehmer-Rechnung kostenlos erstellen
8. FAQ

1. Kostenlos Rechnung schreiben — geht das wirklich?

Ja — und für die meisten EPU und Freelancer in Österreich reicht ein kostenloses Tool vollkommen aus. Die Frage ist nicht ob, sondern welches kostenlose Werkzeug am besten zu deiner Situation passt.

Grundsätzlich gibt es drei Wege, kostenlos Rechnungen zu schreiben:

📄

Word / Excel

Kostenlose Vorlagen, manuell ausfüllen. Flexibel, aber zeitaufwändig und fehleranfällig.

🌐

Online-Generatoren

Schnell einmalig eine Rechnung erzeugen. Oft kein Archiv, keine Nummerierung, keine Vorlagen.

✅

Rechnungssoftware (kostenlos)

Automatische Nummerierung, Pflichtangaben, PDF-Export. Kostenlos bis zu einem bestimmten Volumen.

Praxis-Tipp: Wer regelmäßig Rechnungen schreibt — auch nur 2–5 pro Monat — spart mit einer spezialisierten Gratis-Software mehr Zeit als mit Word-Vorlagen. Und die gesetzlichen Pflichtangaben sind automatisch korrekt.

2. Was muss eine österreichische Rechnung enthalten? (§11 UStG)

Das österreichische Umsatzsteuergesetz (§11 UStG) schreibt genau vor, welche Angaben eine gültige Rechnung enthalten muss. Fehlende Pflichtangaben können dazu führen, dass dein Kunde keinen Vorsteuerabzug geltend machen kann — und zu Problemen bei einer Betriebsprüfung.

Pflichtangaben nach §11 UStG — Übersicht

1Name und Anschrift des Rechnungsausstellersimmer

2Name und Anschrift des Leistungsempfängersimmer

3Ausstellungsdatum der Rechnungimmer

4Fortlaufende Rechnungsnummerimmer

5Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung/Wareimmer

6Leistungszeitraum oder Lieferdatumimmer

7Entgelt (netto) und angewendeter Steuersatzimmer

8Auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag (oder: Hinweis auf Steuerbefreiung)immer

9UID-Nummer des Ausstellersab €10.000

10UID-Nummer des Empfängersab €10.000

Kleinbetragsregelung: Bei Rechnungen bis €400 Brutto gelten vereinfachte Regeln — Name und UID des Empfängers können entfallen. Trotzdem müssen Rechnungsaussteller, Datum, Leistungsbeschreibung und Steuerbetrag vorhanden sein.

Fortlaufende Rechnungsnummer — warum ist das wichtig?

Die fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer ist eine der am häufigsten vergessenen oder falsch umgesetzten Pflichtangaben. Sie muss pro Jahr oder über alle Jahre hinweg lückenlos und ohne Wiederholung sein. Erlaubt sind Buchstaben, Zahlen oder Kombinationen (z.B. "2026-001"). Nicht erlaubt: dieselbe Nummer zweimal vergeben.

Bei Word-Vorlagen muss du die Nummer manuell vergeben und selbst darauf achten, dass sie fortlaufend ist. Rechnungsprogramme wie Rechnito vergeben die Nummer automatisch und lückenlos — ein häufiger Fehler wird dadurch technisch unmöglich.

3. Kostenlose Rechnungsprogramme im Vergleich 2026

Welches Tool eignet sich für österreichische EPU und Freelancer? Hier ein ehrlicher Vergleich der wichtigsten kostenlosen Optionen — ohne Werbung, ohne falsche Versprechen.

Merkmal	Word/Excel	Online-Generator	Rechnito (gratis)
AT-Pflichtangaben vollständig	⚠️ manuell	⚠️ teilweise	✅ automatisch
KU-Vermerk (§6 Abs. 1 Z 27)	⚠️ manuell	❌ oft nein	✅ automatisch
Fortlaufende Nummerierung	❌ manuell	❌ nein	✅ automatisch
Automatische Berechnung	⚠️ Excel: ja / Word: nein	✅ ja	✅ ja
PDF-Export	✅ ja	✅ meist ja	✅ ja
Rechnungsarchiv / Übersicht	❌ nein	❌ nein	✅ ja
UID-Feld vorhanden	⚠️ manuell	⚠️ teilweise	✅ ja
Mobilgeräte tauglich	❌ eingeschränkt	✅ ja	✅ ja
Kosten	gratis (Office nötig)	gratis	gratis (5 Rechnungen/Mo)

✅ = vollständig unterstützt · ⚠️ = teilweise / manuell · ❌ = nicht vorhanden

4. Rechnung kostenlos mit Word/Excel schreiben — Vor- und Nachteile

Word- und Excel-Vorlagen sind der klassische Weg, kostenlos Rechnungen zu schreiben. Microsoft 365 und Google Workspace (Docs/Sheets) bieten beide kostenlose Varianten an — und es gibt zahlreiche Vorlagen speziell für Österreich zum Download.

✅ Vorteile

• Keine Registrierung oder Account nötig
• Völlig kostenlos (wenn Office/Google Docs vorhanden)
• Freie Gestaltung — eigenes Layout und Branding
• Keine Internet-Verbindung nötig (Word lokal)
• Ideal für gelegentliche Einzelrechnungen

❌ Nachteile

• Keine automatische fortlaufende Nummerierung
• Pflichtangaben müssen manuell geprüft werden
• Kein KU-Vermerk-Automatismus
• Kein zentrales Rechnungsarchiv
• Berechnungsfehler bei komplexen Positionen möglich
• Kein strukturierter Überblick über offene Rechnungen
• Bei Betriebsprüfung: manuell lückenloses Register führen

Für wen eignet sich Word/Excel?

Word- und Excel-Vorlagen eignen sich gut für Personen, die:

Sehr selten Rechnungen schreiben (weniger als 1–2 pro Monat)
Bereits eine eigene, bewährte Vorlage haben und damit zufrieden sind
Kein Internet-Zugang für Online-Tools haben
Spezielle Layouts benötigen, die kein Rechnungsprogramm bietet

Wichtiger Hinweis: Wenn du mit Word arbeitest, musst du sicherstellen, dass alle Pflichtangaben nach §11 UStG vorhanden sind. Lade nur Vorlagen von seriösen österreichischen Quellen herunter (z.B. WKO) — viele kostenlose Vorlagen im Internet fehlen österreichspezifische Angaben wie KU-Vermerk oder UID-Feld.

5. Rechnito: Kostenlos Rechnung schreiben mit AT-Pflichtangaben

Rechnito ist ein österreichisches Rechnungsprogramm, das speziell für EPU, Freelancer und Kleinunternehmer entwickelt wurde. Der kostenlose Plan erlaubt bis zu 5 Rechnungen pro Monat — ohne Kreditkarte, ohne versteckte Kosten.

Was Rechnito im kostenlosen Plan bietet

🔢

Automatische Nummerierung

Fortlaufende Rechnungsnummer wird automatisch vergeben — gesetzeskonform und lückenlos.

🏷️

KU-Vermerk automatisch

Als Kleinunternehmer bekommst du den §6 Abs. 1 Z 27 UStG-Hinweis automatisch auf jede Rechnung.

🔢

UID-Feld vorhanden

Deine UID und die UID deines Kunden sind Pflichtfelder ab €10.000 — Rechnito erinnert dich daran.

🧮

Automatische Berechnung

Netto, Brutto und Umsatzsteuer werden automatisch berechnet — auch bei mehreren Positionen.

📄

PDF-Export

Professionelle Rechnungen als PDF — direkt zum Versenden per E-Mail.

📁

Rechnungsarchiv

Alle Rechnungen gespeichert, durchsuchbar und jederzeit abrufbar — auch auf dem Smartphone.

Wie schnell kann ich mit Rechnito eine Rechnung schreiben?

Nach der kostenlosen Registrierung (dauert etwa 2 Minuten) kannst du sofort loslegen. Eine typische Rechnung ist in 3–5 Minuten fertig:

Kundendaten eingeben oder aus Adressbuch wählen

Leistungspositionen hinzufügen (Beschreibung, Menge, Preis)

Steuersatz wählen (20%, 10%, 0% oder KU-befreit)

Rechnungsnummer wird automatisch vergeben

PDF generieren und per E-Mail versenden

Jetzt kostenlos starten auf Rechnito

5 Rechnungen pro Monat dauerhaft gratis. Keine Kreditkarte. Keine versteckten Kosten.

Alle österreichischen Pflichtangaben — KU-Vermerk, UID, fortlaufende Nummer — automatisch korrekt.

Kostenlos starten auf Rechnito →

6. Kostenlos vs. kostenpflichtig — wann lohnt sich ein Upgrade?

Für viele EPU ist der kostenlose Plan dauerhaft ausreichend. Hier ein ehrlicher Überblick, wann ein Upgrade Sinn ergibt:

Kostenloser Plan reicht, wenn...

• Du maximal 5 Rechnungen pro Monat schreibst
• Du nebenberuflich selbstständig bist
• Du gerade gegründet hast und noch wenige Kunden hast
• Du saisonal arbeitest (z.B. Sommerprojekte)
• Du die Grundfunktionen ausprobieren willst

Upgrade lohnt sich, wenn...

• Du mehr als 5 Rechnungen pro Monat brauchst
• Du wiederkehrende Rechnungen (Daueraufträge) hast
• Du Angebote und Lieferscheine zusätzlich benötigst
• Du mehrere Benutzer/Mitarbeiter im System brauchst
• Du eine DATEV-/Buchhaltungs-Schnittstelle benötigst

Wann wechseln die meisten EPU auf einen bezahlten Plan?

Erfahrungsgemäß wächst der Bedarf mit dem Geschäft. Wer als Gründer mit 2–3 Kunden startet, kommt mit dem kostenlosen Plan oft 6–12 Monate aus. Sobald das Geschäft läuft und regelmäßig mehr als 5 Rechnungen pro Monat anfallen, ist ein Upgrade sinnvoll — der Zeitaufwand für manuelle Lösungen übersteigt dann schnell den Preis eines günstigen Monatsplans.

7. Kleinunternehmer-Rechnung kostenlos erstellen

Die Kleinunternehmerregelung nach §6 Abs. 1 Z 27 UStG erlaubt es Selbstständigen mit einem Jahresumsatz unter der Kleinunternehmergrenze (ab 2025: €55.000 netto), keine Umsatzsteuer zu verrechnen und keine USt-Voranmeldung zu machen.

Als Kleinunternehmer gelten für deine Rechnung besondere Regeln:

Pflichtangaben für Kleinunternehmer-Rechnungen

✅ Alle normalen Pflichtangaben nach §11 UStG (Name, Adresse, Datum, Nummer, etc.)
✅ Hinweis auf Steuerbefreiung (KU-Vermerk), z.B.:
"Gemäß §6 Abs. 1 Z 27 UStG umsatzsteuerfrei (Kleinunternehmerregelung)"
❌ Kein Umsatzsteuerbetrag und kein Steuersatz ausweisen
❌ Du darfst als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen

Warum darf ich als Kleinunternehmer keine USt ausweisen?

Weil du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ans Finanzamt abführst, darfst du sie auch nicht an deinen Kunden verrechnen. Weist du trotzdem Umsatzsteuer aus, schuldest du diese dem Finanzamt — ohne dass du dafür einen Vorsteuerabzug hättest (die sogenannte "unberechtigte Rechnungsausstellung" nach §11 Abs. 12 UStG).

KU-Vermerk mit Rechnito automatisch

In Rechnito kannst du in deinen Einstellungen angeben, dass du Kleinunternehmer bist. Danach wird auf jeder Rechnung automatisch der korrekte KU-Vermerk eingefügt — kein manuelles Eintippen, kein Vergessen. Das reduziert das Risiko einer fehlerhaften Rechnung auf null.

Tipp für Neugründer: Wenn du noch nicht sicher bist, ob du Kleinunternehmer bist oder werden willst, sprich das mit deinem Steuerberater oder der Wirtschaftskammer (WKO) durch. Der Wechsel zwischen KU-Status und umsatzsteuerpflichtig hat steuerliche Konsequenzen, die du vorab kennen solltest.

8. Häufige Fragen zum kostenlosen Rechnung schreiben

Kann ich wirklich kostenlos Rechnungen schreiben?▼

Ja. Es gibt mehrere Möglichkeiten, kostenlos Rechnungen zu schreiben: Mit Word oder Excel (kostenlose Vorlagen), mit Online-Generatoren oder mit spezialisierten kostenlosen Plänen wie Rechnito (bis zu 5 Rechnungen pro Monat gratis). Für die meisten Gründer und Nebenberufler reicht ein kostenloser Plan völlig aus.

Was muss eine österreichische Rechnung laut §11 UStG enthalten?▼

Eine gültige Rechnung in Österreich muss laut §11 UStG enthalten: (1) Name und Anschrift des Rechnungsausstellers, (2) Name und Anschrift des Leistungsempfängers, (3) Ausstellungsdatum, (4) fortlaufende Rechnungsnummer, (5) Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung, (6) Leistungszeitraum oder -datum, (7) Entgelt und Steuersatz (oder Hinweis auf Steuerbefreiung), (8) den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag, (9) bei Rechnungen über €10.000 zusätzlich die UID-Nummer von Aussteller und Empfänger.

Was muss ein Kleinunternehmer auf die Rechnung schreiben?▼

Kleinunternehmer, die unter die Steuerbefreiung nach §6 Abs. 1 Z 27 UStG fallen, müssen KEINEN Umsatzsteuerbetrag ausweisen. Stattdessen muss ein Hinweis auf die Steuerbefreiung auf der Rechnung stehen, z.B.: 'Gemäß §6 Abs. 1 Z 27 UStG umsatzsteuerfrei (Kleinunternehmerregelung)'. Rechnito fügt diesen KU-Vermerk automatisch ein, wenn du als Kleinunternehmer eingetragen bist.

Was ist der Unterschied zwischen Word-Vorlage und einem Rechnungsprogramm?▼

Bei einer Word- oder Excel-Vorlage musst du jede Rechnung manuell ausfüllen, die fortlaufende Nummer selbst vergeben und Berechnungen selbst prüfen. Ein Rechnungsprogramm wie Rechnito erledigt das automatisch: fortlaufende Nummerierung, automatische Berechnung (Netto/Brutto/USt), UID-Felder, KU-Vermerk und PDF-Export. Das spart Zeit und vermeidet Fehler bei den gesetzlichen Pflichtangaben.

Brauche ich eine UID-Nummer auf der Rechnung?▼

Eine UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) ist auf Rechnungen bis €10.000 nicht zwingend erforderlich. Bei Rechnungen über €10.000 Brutto muss die UID von Aussteller und Empfänger angegeben werden. Kleinunternehmer ohne UID können diese Pflicht nicht erfüllen — für sie gilt dann die Kleinbetragsregelung oder sie müssen eine UID beim Finanzamt beantragen.

Wie viele kostenlose Rechnungen kann ich mit Rechnito schreiben?▼

Rechnito bietet einen dauerhaft kostenlosen Plan mit bis zu 5 Rechnungen pro Monat. Das reicht für viele Nebenberufler, Gründer in der Startphase oder EPU mit wenigen Kunden vollkommen aus. Bei mehr Bedarf gibt es günstige Upgrade-Optionen. Alle Pflichtangaben nach österreichischem UStG (inkl. KU-Vermerk und UID) sind auch im kostenlosen Plan enthalten.

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5 Rechnungen pro Monat — dauerhaft gratis, keine Kreditkarte.

Rechnito ist speziell für österreichische EPU und Freelancer gebaut: KU-Vermerk, UID, fortlaufende Nummerierung und automatische Berechnung — alles inklusive.