Rechnung ohne UID-Nummer: Was ist erlaubt?
Die UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) gehört in Österreich zu den gesetzlichen Pflichtangaben auf Rechnungen — aber eben nicht immer. Für Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen und bestimmte B2C-Geschäfte gibt es klare Ausnahmen. Dieser Ratgeber erklärt, wann du eine Rechnung ohne UID-Nummer ausstellen darfst, wann du sie unbedingt brauchst und was bei Verstößen droht.
1. Was ist die UID-Nummer?
Die UID-Nummer steht für Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (auch USt-IdNr. oder VAT-ID). Sie ist eine eindeutige Identifikationsnummer, die Unternehmen innerhalb der Europäischen Union für steuerliche Zwecke erhalten. In Österreich hat die UID-Nummer stets das Format ATU gefolgt von acht Ziffern — zum Beispiel: ATU12345678.
Das Kürzel ATU setzt sich zusammen aus:
- AT — Ländercode für Österreich (gemäß ISO 3166-1 alpha-2)
- U — steht für Umsatzsteuer
- Acht Ziffern — die eigentliche Identifikationsnummer
Die UID-Nummer wird vom zuständigen Finanzamt auf Antrag vergeben. Sie ist nicht dasselbe wie die Steuernummer, die jeder Steuerpflichtige automatisch erhält. Während die Steuernummer rein für die interne Kommunikation mit dem österreichischen Finanzamt dient, ermöglicht die UID-Nummer den grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU unter Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens und ermöglicht steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen.
| Merkmal | Steuernummer | UID-Nummer |
|---|---|---|
| Format | XX-XXX/XXXX | ATU + 8 Ziffern |
| Vergabe | Automatisch bei Registrierung | Auf Antrag beim Finanzamt |
| Zweck | Interne Steueridentifikation | EU-Handel & Umsatzsteuer |
| Auf Rechnung | Nicht erforderlich | Unter Bedingungen Pflicht |
ℹ️ Hinweis: Nicht zu verwechseln
Viele Gründer verwechseln Steuernummer und UID-Nummer. Du bekommst die Steuernummer automatisch nach der Finanzamt- Registrierung. Die UID-Nummer musst du separat beantragen — und sie wird nicht jedem automatisch zugeteilt.
2. Wann ist die UID-Nummer auf Rechnungen Pflicht?
Die gesetzliche Grundlage für die Rechnungspflichtangaben in Österreich ist §11 UStG (Umsatzsteuergesetz). Die UID-Nummer des Rechnungsausstellers ist in folgenden Situationen verpflichtend auf der Rechnung anzuführen:
Rechnungen über 10.000 EUR (§11 Abs. 1 Z 9 UStG)
Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 10.000 EUR übersteigt, muss die UID-Nummer des leistenden Unternehmers und — sofern vorhanden — auch die UID-Nummer des Leistungsempfängers angegeben werden. Diese Grenze bezieht sich auf den Bruttobetrag der einzelnen Rechnung.
Innergemeinschaftliche Lieferungen & Leistungen
Bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen (§7 UStG) und bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen innerhalb der EU ist die UID-Nummer beider Geschäftspartner zwingend erforderlich. Das Reverse- Charge-Verfahren, das die Steuerschuldnerschaft auf den Empfänger überträgt, setzt eine gültige UID-Nummer des Empfängers voraus.
Regelbesteuerte Unternehmer im B2B-Bereich
Wenn du der Regelbesteuerung (also der normalen Umsatzsteuerpflicht) unterliegst und an andere Unternehmer leistest, ist die Angabe deiner UID-Nummer branchenüblich und wird vom Empfänger für den Vorsteuerabzug benötigt. Auch wenn die gesetzliche Pflicht erst ab 10.000 EUR greift, empfiehlt es sich, sie stets anzuführen.
⚠️ Rechtlicher Hinweis
Die hier dargestellten Regelungen basieren auf dem österreichischen UStG in der Fassung März 2026. Steuergesetze können sich ändern. Bitte konsultiere für verbindliche Auskünfte einen Steuerberater oder das BMF (bmf.gv.at).
3. Kleinunternehmer und UID-Nummer
In Österreich gilt die Kleinunternehmerregelung nach §6 Abs. 1 Z 27 UStG. Kleinunternehmer sind von der Umsatzsteuer befreit, solange ihr Jahresumsatz die gesetzliche Grenze nicht überschreitet. Als Kleinunternehmer:
- Stellst du keine Umsatzsteuer in Rechnung und führst keine USt ab
- Hast du kein Recht auf Vorsteuerabzug
- Bist du grundsätzlich nicht verpflichtet, eine UID-Nummer zu besitzen oder auf Rechnungen anzugeben
- Musst du auf deinen Rechnungen den Hinweis auf die Steuerbefreiung anführen (z.B. "Gemäß §6 Abs. 1 Z 27 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.")
Freiwillige UID-Nummer als Kleinunternehmer
Auch als Kleinunternehmer kannst du freiwillig eine UID-Nummer beantragen. Das macht Sinn, wenn du:
- Dienstleistungen oder Waren aus anderen EU-Ländern einkaufst (innergemeinschaftlicher Erwerb)
- Leistungen an Unternehmer in anderen EU-Mitgliedstaaten erbringst
- Professionell auftreten und die UID-Nummer auf Rechnungen ausweisen möchtest
⚠️ Wichtig: UID-Nummer ≠ Verlust der Kleinunternehmerregelung
Die freiwillige Beantragung einer UID-Nummer bedeutet nicht automatisch, dass du zur Umsatzsteuer optierst. Du bleibst Kleinunternehmer mit allen Vorteilen und Einschränkungen, bekommst aber eine Identifikationsnummer für den EU-Handel.
Wann braucht ein Kleinunternehmer zwingend eine UID-Nummer?
Eine UID-Nummer wird für Kleinunternehmer verpflichtend, sobald ein innergemeinschaftlicher Erwerb stattfindet — also wenn du Waren oder Leistungen von einem Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat beziehst, die in Österreich steuerbar sind. In diesem Fall muss der ausländische Lieferant deine UID-Nummer kennen, und du musst den Erwerb ordnungsgemäß versteuern.
💡 Praxisbeispiel: Software-Abo aus Deutschland
Du bist österreichischer Kleinunternehmer und abonnierst ein Cloud-Tool bei einem deutschen Anbieter. Der Anbieter verlangt deine UID-Nummer, um dir die Rechnung korrekt ausstellen zu können. Ohne UID-Nummer berechnet er dir die deutsche Mehrwertsteuer. Mit UID-Nummer wendet er das Reverse-Charge-Verfahren an — du musst die Steuer in Österreich selbst abführen (sog. Erwerbsteuer).
4. Rechnung ohne UID — wann ist das erlaubt?
Es gibt drei Hauptkonstellationen, in denen eine Rechnung in Österreich ohne UID-Nummer ausgestellt werden darf:
✅ 1. Kleinbetragsrechnungen bis 400 EUR (§11 Abs. 6 UStG)
Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 400 EUR (brutto) unterliegen vereinfachten Pflichtangaben. Die UID-Nummer des Ausstellers ist hier gesetzlich nicht erforderlich. Es reichen:
- Name und Anschrift des Ausstellers
- Ausstellungsdatum
- Handelsübliche Leistungsbeschreibung
- Bruttobetrag
- USt.-Betrag oder Steuersatz
* Für den Vorsteuerabzug des Empfängers kann die UID-Nummer trotzdem hilfreich sein.
✅ 2. Rechnungen von Kleinunternehmern
Kleinunternehmer nach §6 Abs. 1 Z 27 UStG sind nicht verpflichtet, eine UID-Nummer zu besitzen oder auf Rechnungen anzugeben. Ihre Rechnungen enthalten keinen Umsatzsteuer-Ausweis und tragen den entsprechenden Steuerbefreiungshinweis.
Ausnahme: Wird eine UID-Nummer freiwillig beantragt und genutzt, sollte sie der Vollständigkeit halber angeführt werden.
✅ 3. B2C-Rechnungen im Inland unter 10.000 EUR
Rechnungen an Endverbraucher (B2C) im österreichischen Inland müssen die UID-Nummer des Ausstellers nur dann enthalten, wenn der Rechnungsbetrag 10.000 EUR übersteigt. Darunter ist die UID-Nummer zwar empfehlenswert, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben.
Da Privatpersonen keinen Vorsteuerabzug geltend machen können, ist die UID-Nummer für sie in der Praxis ohne Bedeutung.
| Konstellation | UID-Nummer Pflicht? |
|---|---|
| Kleinbetragsrechnung (≤ 400 EUR brutto) | Nein |
| Kleinunternehmer-Rechnung (ohne USt) | Nein |
| B2C-Inland-Rechnung unter 10.000 EUR | Nein |
| B2B-Inland-Rechnung über 10.000 EUR | Ja |
| Innergemeinschaftliche Lieferung (EU) | Ja (beide Parteien) |
| Reverse-Charge-Leistung ins EU-Ausland | Ja (beide Parteien) |
5. Konsequenzen einer fehlenden UID-Nummer
Wenn die UID-Nummer auf einer Rechnung fehlt, obwohl sie gesetzlich vorgeschrieben ist, hat das konkrete rechtliche und wirtschaftliche Folgen:
Fehlt eine gesetzlich vorgeschriebene Pflichtangabe — wie die UID-Nummer — ist die Rechnung formal nicht ordnungsgemäß. Der Rechnungsempfänger verliert damit das Recht, die ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer beim Finanzamt geltend zu machen. Dies kann bei größeren Rechnungsbeträgen erhebliche finanzielle Auswirkungen haben.
Das wiederholte oder vorsätzliche Ausstellen von Rechnungen ohne die vorgeschriebene UID-Nummer kann als Finanzordnungswidrigkeit gewertet werden und Geldbußen nach sich ziehen. Das gilt insbesondere bei innergemeinschaftlichen Geschäften, wo die UID-Nummer für die korrekte Versteuerung unverzichtbar ist.
Eine fehlerhafte Rechnung kann nachträglich berichtigt werden. Dazu stellt der Rechnungsaussteller eine Korrekturrechnung (Rechnungsberichtigung) aus, die eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist und die fehlende UID-Nummer ergänzt. Der Vorsteuerabzug kann dann ab dem Zeitpunkt der berichtigten Rechnung geltend gemacht werden. ⚠️ Die genauen Modalitäten solltest du mit einem Steuerberater abstimmen.
💡 Empfehlung: Im Zweifel UID-Nummer angeben
Wenn du der Regelbesteuerung unterliegst und eine UID-Nummer besitzt, empfehlen wir, sie auf allen Rechnungen anzugeben — unabhängig vom Betrag und vom Rechnungsempfänger. Das schafft Klarheit, ermöglicht dem Empfänger problemlos den Vorsteuerabzug und vermeidet spätere Rückfragen.
6. UID-Nummer beantragen — so geht's
Die Beantragung der UID-Nummer in Österreich ist kostenlos und erfolgt beim zuständigen Finanzamt. Es gibt zwei Wege:
Option 1: FinanzOnline
- ✦ Einloggen auf finanzonline.bmf.gv.at
- ✦ Unter "Eingaben" → "Anträge" das Formular U15 ausfüllen
- ✦ Antrag elektronisch übermitteln
- ✦ UID-Nummer wird nach Prüfung per Post oder elektronisch zugestellt
Option 2: Formular U15 (postalisch)
- ✦ Formular U15 auf bmf.gv.at herunterladen
- ✦ Ausgefüllt und unterschrieben per Post oder persönlich beim Finanzamt einreichen
- ✦ UID-Nummer wird nach Bearbeitung zugestellt
Voraussetzungen für die Vergabe
- Du bist als Unternehmer beim Finanzamt erfasst (Steuernummer vorhanden)
- Du übst eine unternehmerische Tätigkeit im Sinne des UStG aus
- Es bestehen keine offenen, fälligen Steuerrückstände (in der Praxis wird dies geprüft)
Bearbeitungsdauer
Die Bearbeitungsdauer variiert je nach Finanzamt und Auslastung. In der Regel ist mit einer Wartezeit von einigen Wochen zu rechnen. Bei dringenden Fällen empfiehlt sich eine direkte Kontaktaufnahme mit dem zuständigen Finanzamt. ⚠️ NICHT VERIFIZIERT: Bitte aktuelle Bearbeitungszeiten beim Finanzamt erfragen.
💡 Tipp: UID-Nummer gleich bei der Gründung beantragen
Wenn du absehen kannst, dass du EU-Geschäfte machen wirst oder dich aus professionellen Gründen mit UID-Nummer präsentieren möchtest, beantrage die UID-Nummer gleich bei der Finanzamt-Registrierung. Das erspart dir später zusätzliche Behördenwege.
7. UID-Nummer prüfen mit VIES
Wenn du Rechnungen von ausländischen Geschäftspartnern erhältst oder innergemeinschaftliche Lieferungen tätigst, solltest du die angegebene UID-Nummer vor der Transaktion überprüfen. Eine ungültige UID-Nummer kann dazu führen, dass du zu Unrecht keine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt hast und diese nachzahlen musst.
VIES: Das EU-Prüfsystem für UID-Nummern
Das VIES (VAT Information Exchange System) ist die offizielle Datenbank der Europäischen Kommission zur Überprüfung von UID-Nummern aller EU-Mitgliedstaaten. Die Nutzung ist kostenlos.
So überprüfst du eine UID-Nummer:
- Öffne ec.europa.eu/taxation_customs/vies
- Wähle das EU-Land des Geschäftspartners
- Gib die UID-Nummer ohne Länderpräfix ein
- Das System zeigt an, ob die Nummer gültig und aktiv ist
⚠️ VIES-Abfrage dokumentieren
Bewahre den Nachweis der VIES-Abfrage auf (Screenshot oder Ausdruck mit Datum). Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt den Nachweis verlangen, dass du die UID-Nummer des Geschäftspartners vor der Lieferung geprüft hast. Nur dann bist du bei einer ungültigen UID-Nummer auf der sicheren Seite.
8. Sonderfälle
Neugründer ohne UID-Nummer
Direkt nach der Gründung haben viele Unternehmer noch keine UID-Nummer, da diese separat beantragt werden muss. Wenn du in dieser Anfangsphase Rechnungen schreiben musst:
- Für Rechnungen im Inland unter 10.000 EUR an Endverbraucher ist das problemlos möglich— die UID-Nummer ist nicht erforderlich.
- Für B2B-Rechnungen über 10.000 EUR oder EU-Geschäfte solltest du die UID-Nummer so rasch wie möglich beantragen und die Rechnungsstellung bis zur Vergabe möglichst aufschieben oder mit dem Kunden absprechen.
- Für EU-Geschäfte ohne UID-Nummer musst du in der Regel die österreichische Umsatzsteuer in Rechnung stellen, bis die Nummer vorliegt.
Ausländische Unternehmer mit Leistungen in Österreich
Ausländische Unternehmer, die in Österreich steuerbare Leistungen erbringen, müssen sich in bestimmten Fällen beim österreichischen Finanzamt registrieren und eine österreichische UID-Nummer beantragen. Das betrifft zum Beispiel:
- Ausländische Unternehmer, die in Österreich umsatzsteuerpflichtige Leistungen an Privatpersonen erbringen (z.B. Veranstaltungen, Bauleistungen)
- Online-Händler aus Drittstaaten, die Waren an österreichische Konsumenten verkaufen (Schwellenwerte beachten)
Für ausländische Unternehmer, die das Reverse-Charge- Verfahren anwenden und ausschließlich an österreichische Unternehmer leisten, ist in der Regel keine österreichische UID-Nummer erforderlich. ⚠️ NICHT VERIFIZIERT: Bitte die konkreten Pflichten mit einem österreichischen Steuerberater klären.
9. Häufige Fragen (FAQ)
Muss eine Rechnung in Österreich immer eine UID-Nummer enthalten?
Kann ein Kleinunternehmer freiwillig eine UID-Nummer beantragen?
Was passiert, wenn die UID-Nummer auf einer Rechnung fehlt, obwohl sie Pflicht wäre?
Wie überprüfe ich die UID-Nummer eines Geschäftspartners?
Wie lange dauert es, bis man nach Antrag eine UID-Nummer erhält?
Gilt die Pflicht zur UID-Nummer auch für Proforma-Rechnungen?
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