Kassenbuch führen Österreich 2026 — Pflicht, Vorlage & Tipps für EPUs

Wer muss in Österreich ein Kassenbuch führen?

Die Pflicht zur Kassenbuchführung ergibt sich aus § 131 BAO(Bundesabgabenordnung): Wer Bareinnahmen erzielt, muss diese laufend aufzeichnen — in einem Kassenbuch oder einer gleichwertigen Aufzeichnung.

Konkret betroffen sind:

• EPUs und Einzelunternehmer mit Bar-Umsätzen
• Freiberufler die Honorare in bar erhalten (Ärzte, Therapeuten, Handwerker)
• Gastronomie, Handel, Dienstleister mit Ladenkasse
• Gewerbetreibende mit Registrierkassenpflicht (ab 15.000 € Jahresumsatz)

Registrierkasse vs. einfaches Kassenbuch — Was brauchst du?

Oft werden die beiden Pflichten verwechselt — dabei sind sie grundverschieden:

• Kassenbuchpflicht: Gilt für ALLE EPUs mit Bareinnahmen, unabhängig vom Umsatz. Auch wer unter der Registrierkassengrenze liegt, muss ein Kassenbuch führen.
• Registrierkassenpflicht: Gilt ab einem Jahresumsatz von 15.000 € UND einem Barumsatz von über 7.500 € — dann muss eine RKSV-konforme Registrierkasse verwendet werden (manipulationsgeschützt, Signaturzertifikat, DEP-Exportpflicht).

Kurz: Registrierkassenpflicht ist eine Teilmenge der Kassenbuchpflicht. Wer eine Registrierkasse hat, erfüllt damit automatisch die Kassenbuchpflicht.

RKSV-konforme Registrierkassen für EPUs

Wenn du die Schwellenwerte überschreitest, brauchst du eine zertifizierte Registrierkasse. Für EPUs gibt es günstige App-Lösungen:

• Kastner: Österreichische Lösung, weit verbreitet in Gastronomie und Handel
• Koasn: App-basiert, speziell für kleine Betriebe und EPUs
• myCash: Einfache Bedienung, iPad/Tablet-basiert
• QuickCash: Günstige Einstiegslösung, RKSV-zertifiziert

Kosten: Ab ca. 10–30 €/Monat für App-basierte Lösungen. Einmalige Anschaffungskosten für Hardware (Drucker, Display) kommen dazu.

Pflichtinhalt eines Kassenbuchs

Das österreichische Finanzamt erwartet folgende Mindestangaben:

Zusätzlich empfehlen sich:

• Rechnungsnummer oder Belegverweis für jede Buchung
• Name des Kunden oder Lieferanten bei größeren Beträgen
• USt-Betrag wenn du umsatzsteuerpflichtig bist

Kassenbuch Schritt-für-Schritt anlegen

Du fängst gerade erst an — oder du möchtest dein Kassenbuch neu aufsetzen? So gehst du systematisch vor:

Schritt 1: Vorlage wählen (Excel, Papier oder Software)

Entscheide zuerst, welches Medium du verwenden willst. Für die meisten EPUs mit wenigen Barbewegungen reicht eine Excel-Vorlage oder ein einfaches kariertes Heft. Wer häufige Barbeträge hat, ist mit einer Buchhaltungssoftware besser beraten. Die wichtigste Regel: Einmal wählen, konsequent dabei bleiben. Formatwechsel mitten im Jahr erschweren die Prüfung.

Schritt 2: Eröffnungssaldo festhalten

Am ersten Tag zählst du den tatsächlich vorhandenen Bargeldbestand und trägst ihn als Anfangssaldo in das Kassenbuch ein. Dieser Betrag ist dein Startpunkt — alle weiteren Buchungen laufen davon aus. Wichtig: Den Eröffnungssaldo schriftlich mit Datum und Unterschrift festhalten. Bei Jahreswechsel entspricht der Eröffnungssaldo dem Endbestand des Vorjahres.

Schritt 3: Buchungsregeln festlegen

Lege für dich persönlich klare Regeln fest — wann buchst du? Die Empfehlung lautet: sofort nach jeder Barzahlung, spätestens am selben Tag. Praktische Faustregel: Lege dir neben die Kasse einen kleinen Stapel Eigenbelege. Jede Barbestellung, jeder Einkauf bekommt sofort einen Beleg und wird am Abend eingetragen.

Schritt 4: Belegablage organisieren

Physische Belege kommen in einen beschrifteten Monatsordner (z. B. "Kassenbuch 2026-04"). Digitale Belege (Fotos, eingescannte Quittungen) in einen Ordner mit einheitlichem Namensschema: KB-2026-042-Büromateriaal.pdf. Die Belegnummer im Kassenbuch muss mit dem Dateinamen bzw. der physischen Ablage übereinstimmen — das ist die Brücke zwischen Buchung und Beleg, die der Prüfer zieht.

Schritt 5: Tagesabschluss-Ritual einführen (Kassensturz)

Jeden Abend — oder an jedem Tag mit Bargeldbewegungen — führst du einen Kassensturz durch: Bargeld zählen, mit dem rechnerischen Saldo im Kassenbuch vergleichen. Stimmt es? Gut. Gibt es eine Differenz? Sofort als "Kassendifferenz" buchen und notieren warum (Wechselgeld-Irrtum, vergessene Buchung etc.). Das schützt dich bei der Prüfung.

Schritt 6: Monatsabschluss mit Steuerberater synchronisieren

Am Ende jeden Monats exportierst oder druckst du das Kassenbuch aus, addierst die Gesamteinnahmen und Gesamtausgaben und übermittelst diese Zusammenfassung an deinen Steuerberater. Dieser gleicht die Zahlen mit der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ab. Fehler fallen so früh auf — nicht erst beim Jahresabschluss.

Kostenlose Kassenbuch-Vorlage für Excel

Eine gute Excel-Kassenbuch-Vorlage braucht keine Makros oder Spezialfunktionen — aber sie muss klar strukturiert und täglich befüllbar sein. So ist der empfohlene Spaltenaufbau:

Formeln die deine Vorlage enthalten sollte

• Laufender Saldo: =G1+E2-F2 — addiert Einnahmen, subtrahiert Ausgaben vom Vortag-Saldo
• Monatssumme Einnahmen: =SUMME(E2:E32) — Gesamteinnahmen des Monats
• Monatssumme Ausgaben: =SUMME(F2:F32) — Gesamtausgaben des Monats
• Negativkontrolle: =WENN(G2<0,"FEHLER!",G2) — warnt sofort wenn der Saldo negativ wird
• Zeilenzähler: =ZEILE()-1 — automatische laufende Nummer

Die goldenen Regeln der Kassenführung

1. Täglicher Kassenabschluss

Am Ende jedes Tages: Bargeld im Kassenbestand zählen, mit dem rechnerischen Kassenstand vergleichen. Stimmt es überein? Abweichungen dokumentieren. Das Finanzamt prüft auf Plausibilität — lückenlose tägliche Aufzeichnungen sind überzeugend.

2. Negativer Kassenstand = niemals!

Ein negativer Kassenstand ist faktisch unmöglich — du kannst nicht mehr Bargeld ausgeben als du hast. Wenn dein Kassenbuch einen negativen Saldo zeigt, hat sich ein Fehler eingeschlichen. Das Finanzamt wertet das als deutliches Zeichen für manipulierte Aufzeichnungen.

3. Belege für jede Buchung

Jede Kassenbewegung braucht einen Beleg — Quittung, Eigenbeleg, oder Kopie der ausgestellten Rechnung. Eigenbelege (selbst ausgestellte Belege für bare Kleinausgaben ohne fremde Quittung) sind erlaubt, sollten aber die Ausnahme sein.

4. Keine nachträglichen Änderungen

Korrekturen müssen als neue Buchung erfolgen (Stornobuchung), nicht durch Überschreiben. Bei Papierkassenbüchern: Kein Tipp-Ex, kein Durchstreichen mit unleserlichem Stift. Bei digitalen Kassenbüchern: Keine stillen Korrekturen — Änderungen müssen protokolliert werden.

Typische Kassenbuchfehler — und wie du sie vermeidest

Diese sechs Fehler sehen Steuerberater und Finanzprüfer immer wieder. Jeder einzelne kann bei einer Prüfung unangenehm werden:

Fehler 1: Privatentnahmen nicht gebucht

Du nimmst 50 € aus der Kasse für private Einkäufe — und buchst nichts. Ergebnis: Der tatsächliche Kassenstand ist niedriger als der rechnerische. Bei der Prüfung entsteht der Eindruck, Einnahmen wurden unterschlagen. Lösung: Jede Privatentnahme sofort als Ausgabe "Privatentnahme" buchen, auch kleine Beträge.

Fehler 2: Kassenbuch tage- oder wochenlang nicht nachgeführt

"Ich mach das am Wochenende nach" — das ist ein Klassiker. Wenn Buchungen aus dem Gedächtnis rekonstruiert werden, stimmen Zeitstempel und Beträge oft nicht mehr exakt. Das Finanzamt prüft auf zeitnahe Erfassung. Lösung: tägliche 5-Minuten-Routine, am besten direkt nach Ladenschluss.

Fehler 3: Eigenbelege fehlen

Du kaufst Büromaterial um 8 € bei einem Markt ohne Kassenbon. Buchst du die 8 € ohne Beleg, fehlt die Grundlage. Bei einer Prüfung werden Buchungen ohne Beleg oft nicht anerkannt. Lösung: Eigenbelege selbst ausstellen — Datum, Betrag, Zweck, Unterschrift. Das ist legal und ausreichend für Kleinstbeträge.

Fehler 4: Monatlicher statt täglicher Kassenabschluss

Wer nur einmal im Monat alle Barausgaben einträgt, macht es sich zu leicht — und dem Finanzamt zu schwer. Ohne tägliche Aufzeichnungen ist nicht nachvollziehbar, wann genau welche Beträge bewegt wurden. Das gilt als formaler Mangel und kann die Schätzungsbefugnis nach § 184 BAO auslösen.

Fehler 5: Falsche Buchungsrichtung

Eine Einnahme in der Ausgabenspalte — das passiert häufiger als man denkt, vor allem beim Erstellen des Kassenbuchs aus dem Gedächtnis. Ergebnis: Der Saldo stimmt nicht. Lösung: Immer zuerst prüfen — kommt Geld rein (Einnahmenspalte) oder geht es raus (Ausgabenspalte)? Bei Stornobuchungen: gegenläufige Buchung in der gleichen Spalte.

Fehler 6: Stornobuchungen als Überschreibung

Du hast einen falschen Betrag eingetragen und korrigierst ihn einfach. Im Papierkassenbuch mit Tipp-Ex, in Excel durch Überschreiben. Das ist nicht erlaubt — und fällt dem Prüfer sofort auf. Richtig: Die fehlerhafte Zeile bleibt stehen, du fügst eine Stornobuchung als neue Zeile ein (negativer Betrag mit Verweis auf die original Zeile), und buchst dann den richtigen Betrag erneut. Drei Zeilen statt einer — aber rechtssicher.

Kassenbuch bei der Finanzprüfung — Was erwartet das Finanzamt?

Eine Außenprüfung (Betriebsprüfung) durch das Finanzamt ist für EPUs seltener als für Kapitalgesellschaften — aber sie passiert. Wer sein Kassenbuch korrekt führt, hat nichts zu befürchten. Wer nicht — kann teuer dafür zahlen.

Was Prüfer zuerst anschauen

• Vollständigkeit: Gibt es für jeden Arbeitstag einen Eintrag (oder explizit "kein Umsatz")?
• Lückenlose Nummerierung der Belege — keine Sprünge, keine Doppelungen
• Plausibilität des Saldoverlaufs — keine Sprünge, keine negativen Stände
• Übereinstimmung von Kassenbuch und tatsächlichem Bargeldbestand (Kassensturz)
• Originalbelege zu jeder Buchung — vorhanden und lesbar?

Rote Flaggen für das Finanzamt

• Negativer Kassenstand: Faktisch unmöglich — sofortiger Verdacht auf Manipulation
• Fehlende Belege: Buchungen ohne Quittung oder Eigenbeleg werden nicht anerkannt
• Lücken im Kassenbuch: Wochenlang keine Einträge obwohl Betrieb läuft
• Runde Zahlen: Ausschließlich glatte Beträge (100 €, 200 €, 500 €) wirken unrealistisch
• Sprünge im Saldo: Plötzliche große Zu- oder Abgänge ohne Beleg
• Überschreibungen: Gestrichene oder mit Tipp-Ex korrigierte Zeilen im Papierbuch

Schätzungsbefugnis nach § 184 BAO

Wenn das Finanzamt das Kassenbuch als formal mangelhaft einstuft, darf es die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Das bedeutet: Das Finanzamt rechnet selbst aus, wie hoch die Einnahmen wahrscheinlich waren — basierend auf Branchendurchschnittswerten, Wareneinsatz, Mitarbeiterzahl. Diese Schätzung fällt fast immer höher aus als die tatsächlichen Einnahmen. Steuernachzahlung plus Zinsen plus mögliche Strafe sind die Folge.

§ 184 BAO ist kein Mittel gegen bewusste Steuerhinterziehung — er greift bereits bei formalen Mängeln, also auch wenn der Inhalt stimmt aber die Form falsch ist.

Richtigstellung vor der Prüfung — noch Zeit zum Korrigieren?

Wenn du weißt, dass dein Kassenbuch Lücken hat: Sprich sofort mit deinem Steuerberater. Selbstanzeigen und Korrekturen vor einer angekündigten Prüfung sind möglich — aber an strenge Fristen und Bedingungen geknüpft. Was nicht geht: Still nachträglich im Kassenbuch herumfuhrwerken ohne Protokoll. Das macht es schlimmer, nicht besser.

Digitales vs. papierbasiertes Kassenbuch

Beide Varianten sind erlaubt — mit unterschiedlichen Anforderungen:

• Papierkassenbuch: Klar und übersichtlich, leicht zu prüfen. Nachteil: Kein Backup, bei Verlust weg. Empfehlung: Kopien aufbewahren.
• Excel-Kassenbuch: Flexibel und kostenlos. Problem: Excel ist leicht manipulierbar — regelmäßige Ausdrucke oder unveränderliche Versionen (PDF) sind Pflicht.
• Buchhaltungssoftware/App: Beste Option für Rechtssicherheit. Änderungsprotokoll automatisch, GoBD-konform, Backup inklusive. Rechnito bietet eine integrierte Belegverwaltung.

Aufbewahrungspflicht: 7 Jahre

Das Kassenbuch und alle dazugehörigen Belege müssen nach § 132 BAOmindestens 7 Jahre aufbewahrt werden — ab dem Ende des Geschäftsjahres in dem die Buchung erfolgt ist.

Beispiel: Buchungen aus 2026 müssen bis Ende 2033 aufbewahrt werden.

Digitale Aufbewahrung ist erlaubt, wenn die Lesbarkeit über die gesamte Frist gewährleistet ist — also keine Formate verwenden, die in 7 Jahren vielleicht nicht mehr geöffnet werden können. Mehr dazu im Ratgeber zur Aufbewahrungspflicht für Belege in Österreich.

Häufige Fragen zum Kassenbuch in Österreich