Name: Rechnito
Author: Rechnito

Was sich ändert, welche Formate gelten und wie du als EPU die Umstellung auf E-Rechnung einfach schaffst — ohne IT-Kenntnisse.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist nicht einfach ein PDF per E-Mail — das ist eine digitale Rechnung, aber keine strukturierteE-Rechnung im Rechtssinne.

Eine echte E-Rechnung ist eine maschinenlesbare XML-Datei, die alle Rechnungsdaten in einem standardisierten Format enthält — sodass das Empfänger-System sie automatisch verarbeiten kann, ohne manuelle Dateneingabe.

In Österreich sind zwei Formate relevant:

ebInterface 5.0 — das österreichische Format, entwickelt von der WKÖ. Pflichtformat für B2G (Rechnungen an Bundesbehörden).
EN16931 (europäischer Standard) — für grenzüberschreitende Rechnungen in der EU und als Basis für künftige B2B-Regeln.

Wichtig: Ein PDF per E-Mail ist KEINE E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. Auch ein PDF mit eingebettetem XML (wie ZUGFeRD in Deutschland) ist in Österreich noch nicht der Standard. Maßgeblich ist die reine XML-Datei in ebInterface-Format.

E-Rechnungspflicht in Österreich — Zeitplan

B2G (Unternehmen → Behörden): Seit 1.1.2025 Pflicht

Seit dem 1. Jänner 2025 müssen alle Lieferanten von Bundesbehörden ihre Rechnungen elektronisch im Format ebInterface 5.0 über die Plattform e-Rechnung.gv.at einreichen. Das gilt für:

Rechnungen an Bundesministerien und nachgeordnete Dienststellen
Rechnungen an Bundesbehörden (Finanzamt, AMS, BMBWF etc.)
Aufträge ab 10.000 Euro netto (unterhalb dieser Grenze noch freiwillig)

Viele österreichische Länder und Gemeinden haben eigene E-Rechnungs-Plattformen oder nutzen ebenfalls e-Rechnung.gv.at. Erkundige dich bei deinem Auftraggeber, über welchen Kanal sie E-Rechnungen empfangen.

B2B (Unternehmen → Unternehmen): Ab 2027 schrittweise

Die EU-Richtlinie "VAT in the Digital Age" (ViDA) sieht eine schrittweise E-Rechnungspflicht für B2B-Transaktionen vor — ab 2027 für grenzüberschreitendeund ab 2030 für inländische B2B-Umsätze in der EU. Österreich wird diese Richtlinien in nationales Recht umsetzen.

Praktischer Tipp: Bereite dich jetzt vor — die Umstellung ist technisch einfach, wenn das richtige Rechnungsprogramm vorhanden ist. Mit Rechnito sind alle Formate bereits integriert.

Achtung Verwechslung: In Deutschland gibt es ab 2025 eine separate E-Rechnungspflicht (XRechnung/ZUGFeRD) für deutsche Unternehmen. Wenn du als österreichisches EPU Kunden in Deutschland hast, gelten dort deutsche Regeln — sprich Rechnungen im EN16931-Format.

Das Format ebInterface 5.0 erklärt

ebInterface ist das seit 2005 in Österreich entwickelte XML-Standard für E-Rechnungen. Die aktuelle Version 5.0 ist kompatibel mit dem europäischen Standard EN16931 und enthält österreichische Besonderheiten wie:

UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)
Österreichisches Steuerrecht (USt, RCh, EU-Dreiecksgeschäfte)
Bankverbindung inkl. IBAN und BIC
Zahlungsbedingungen nach österreichischem Standard

Eine ebInterface-Datei sieht technisch so aus:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<eb:Invoice xmlns:eb="http://www.ebinterface.at/schema/5p0/"
  GeneratingSystem="Rechnito" InvoiceDate="2026-04-09"
  InvoiceCurrency="EUR" DocumentTitle="Rechnung">
  <eb:InvoiceNumber>2026-0042</eb:InvoiceNumber>
  <eb:Biller>
    <eb:VATIdentificationNumber>ATU12345678</eb:VATIdentificationNumber>
    <eb:Address>...</eb:Address>
  </eb:Biller>
  ...
</eb:Invoice>

Wie übermittle ich E-Rechnungen an Bundesbehörden?

E-Rechnungen an österreichische Bundesbehörden werden über e-Rechnung.gv.at übermittelt — die offizielle Empfangsplattform des Bundes.

E-Rechnung erstellen: Rechnito erstellt automatisch eine ebInterface 5.0 XML-Datei — du musst kein XML schreiben.
Auf e-Rechnung.gv.at hochladen: Einloggen mit Bürgerkarte/Handysignatur oder Unternehmensserviceportal (USP), Datei hochladen, Empfänger auswählen.
Bestätigung erhalten: Du erhältst eine automatische Bestätigung der erfolgreichen Einreichung.

Der Service ist kostenlos. Für große Volumina gibt es auch eine API-Anbindung.

Rechnito-Tipp: In Rechnito kannst du bei jeder Rechnung die E-Rechnung (ebInterface 5.0) als XML herunterladen — direkt neben dem PDF-Download. Einfach auf e-Rechnung.gv.at hochladen, fertig. Kein Zusatz-Tool, kein Aufwand. Jetzt Rechnung erstellen →

Checkliste: Bist du E-Rechnung-bereit?

✅ Rechnungsprogramm unterstützt ebInterface 5.0 XML-Export
✅ USP-Zugang eingerichtet (für e-Rechnung.gv.at Login)
✅ UID-Nummer im System hinterlegt (für B2G-Rechnungen erforderlich)
✅ IBAN und BIC vollständig in Firmendaten
✅ Kontakt beim Auftraggeber: Welches Empfangssystem nutzen sie?

Vorteile der E-Rechnung für EPUs

E-Rechnung klingt nach mehr Aufwand — ist es aber nach der Umstellung nicht:

Schnellere Zahlungen: Bundesbehörden verarbeiten E-Rechnungen schneller als Papier — oft 7–10 Tage schneller bezahlt.
Keine Portokosten: Kein Drucken, kein Frankieren, kein physischer Versand.
Automatische Bestätigung: Sofortige Eingangsbestätigung statt wochenlangem Warten ob die Rechnung angekommen ist.
Digitale Archivierung: Alle E-Rechnungen sind automatisch digital archiviert — GoBD-konform für 7 Jahre.
Fehlerreduktion: Strukturiertes Format verhindert Eingabefehler beim Empfänger.

Häufige Fragen zur E-Rechnung in Österreich

Ab wann ist E-Rechnung in Österreich Pflicht?

Für Rechnungen an Bundesbehörden (B2G) gilt seit 1. Jänner 2025 die E-Rechnungspflicht. Für B2B (Unternehmen an Unternehmen) ist eine schrittweise Einführung ab 2027 geplant — der genaue Zeitplan wird noch durch EU-Richtlinien und nationales Recht festgelegt. Für Privatrechnungen (B2C) gibt es keine E-Rechnungspflicht.

Was ist ebInterface und brauche ich es als EPU?

ebInterface ist das österreichische XML-Format für elektronische Rechnungen — entwickelt von der Wirtschaftskammer Österreich. Die aktuelle Version ist ebInterface 5.0. Als EPU brauchst du ebInterface nur, wenn du an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Gemeinden) fakturierst. Für private Unternehmen ist es freiwillig. Rechnito kann ebInterface-Rechnungen automatisch erstellen.

Was ist der Unterschied zwischen ebInterface und EN16931?

ebInterface ist das österreichische Format, EN16931 (auch bekannt als European Standard oder CIUS) ist der europaweite Standard. Beide sind XML-basierte strukturierte Rechnungsformate. Für Rechnungen an österreichische Bundesbehörden wird ebInterface 5.0 akzeptiert. Für grenzüberschreitende B2G-Rechnungen in der EU ist EN16931 (z. B. als ZUGFeRD-Profil oder UBL) relevant. Rechnito unterstützt beide Formate.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Wenn du als Kleinunternehmer (Umsatz unter 42.000 Euro, keine USt-Pflicht) an öffentliche Stellen fakturierst, gilt die E-Rechnungspflicht für B2G ebenfalls. Für B2B-Kunden ist E-Rechnung noch freiwillig. Praktisch empfiehlt sich aber die frühzeitige Umstellung, da die B2B-Pflicht kommt.

Wie schicke ich eine E-Rechnung an Bundesbehörden?

E-Rechnungen an österreichische Bundesbehörden werden über die Plattform e-Rechnung.gv.at übermittelt — kostenlos, via Upload oder API. Du benötigst eine gültige ebInterface 5.0 XML-Datei. Rechnito erstellt diese Datei automatisch — du lädst sie dann auf e-Rechnung.gv.at hoch.

E-Rechnung mit Rechnito — so einfach geht's

Rechnito ist ein österreichisches Rechnungsprogramm, das von Anfang an für E-Rechnung gebaut wurde. Jede Rechnung die du erstellst kann mit einem Klick als:

PDF — für E-Mail-Versand an private Kunden
ebInterface 5.0 XML — für Upload auf e-Rechnung.gv.at
EN16931 XML — für europäische B2B-Kunden

exportiert werden. Kein zusätzliches Tool, kein technisches Know-how nötig.

E-Rechnung Österreich 2026 — Pflicht, Formate & Umsetzung für EPUs