Barrechnung & Registrierkassenpflicht in Österreich 2026
Wann brauche ich eine Registrierkasse? Was gilt als Barzahlung? Und was muss auf dem Beleg stehen? Dieser Guide erklärt die Registrierkassenpflicht nach §131b BAO — inklusive Umsatzgrenzen, technischer Anforderungen, Belegpflicht, Ausnahmen und Strafen.
Hinweis
Die genauen Regelungen und Umsatzgrenzen können sich ändern — im Zweifel deinen Steuerberater konsultieren.
1. Was ist eine Barrechnung?
Eine Barrechnung ist eine Rechnung, die im Zusammenhang mit einem Bargeschäft ausgestellt wird — also mit einer Zahlung, die sofort und in bar (oder einem gleichgestellten Mittel) erfolgt. Sie unterscheidet sich damit von der klassischen Ausgangsrechnung mit Zahlungsziel, bei der der Empfänger erst später per Überweisung zahlt.
Bargeschäft vs. unbares Geschäft
| Merkmal | Bargeschäft | Unbares Geschäft |
|---|---|---|
| Zahlungszeitpunkt | Sofort bei Übergabe | Später (z.B. 14-30 Tage) |
| Zahlungsmittel | Bargeld, Bankomat, Kreditkarte, Gutschein | Überweisung, Lastschrift (SEPA) |
| Registrierkassenpflicht | Ja (wenn Grenzen überschritten) | Nein |
| Belegpflicht | Ja (§132a BAO) | Normale Rechnungspflicht (§11 UStG) |
Typische Bargeschäfte in Österreich sind Käufe im Einzelhandel, Friseurbesuche, Restaurantbesuche, Taxifahrten oder Handwerkerleistungen, die sofort bezahlt werden.
Wichtig: Was ist kein Bargeschäft?
Rechnungen mit Zahlungsziel (z.B. "zahlbar innerhalb von 14 Tagen"), die der Kunde später per Überweisung begleicht, sind keine Bargeschäfte. Für sie gelten die normalen Rechnungsvorschriften nach §11 UStG, aber nicht die Registrierkassenpflicht.
2. Registrierkassenpflicht in Österreich (§131b BAO)
Die Registrierkassenpflicht in Österreich ist in §131b der Bundesabgabenordnung (BAO) geregelt und gilt seit 1. Jänner 2016. Sie betrifft Unternehmer, die bestimmte Umsatzgrenzen überschreiten.
Die Registrierkassenpflicht gilt, wenn BEIDE Grenzen überschritten werden:
15.000 EUR
Jahresumsatz (netto) aus allen Umsätzen
7.500 EUR
Davon Barumsatz (netto) pro Jahr
Beide Grenzen müssen gleichzeitig überschritten werden. Liegt der Barumsatz unter 7.500 EUR, besteht auch bei höherem Gesamtumsatz keine Registrierkassenpflicht.
Wann tritt die Pflicht in Kraft?
Die Registrierkassenpflicht entsteht nicht rückwirkend. Sobald du die Grenzen in einem Kalender- oder Wirtschaftsjahr überschreitest, musst du ab dem Folgemonat eine Registrierkasse einsetzen. Du hast also etwas Zeit, um die technischen Voraussetzungen zu schaffen.
Praxisbeispiel
Du betreibst ein kleines Café und erzielst im Jahr 2025 einen Jahresumsatz von 20.000 EUR, davon 16.000 EUR in bar (inkl. Kartenzahlung). Beide Grenzen sind überschritten — du bist registrierkassenpflichtig. Hättest du nur 6.000 EUR Barumsatz, wäre die Pflicht trotz 20.000 EUR Gesamtumsatz nicht erfüllt.
Hinweis
Die genauen Regelungen und Umsatzgrenzen können sich ändern — im Zweifel deinen Steuerberater konsultieren.
3. Technische Anforderungen an die Registrierkasse
Eine einfache Kasse genügt nicht. Das österreichische Recht schreibt mit der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) technische Mindeststandards vor, die seit 2017 vollständig umgesetzt sein müssen.
Sicherheitseinrichtung (RKSV)
Jede Registrierkasse muss mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein, die jede Transaktion mit einer kryptografischen Signatur versieht. Damit können Manipulationen nachträglich erkannt werden.
Kryptografische Signatur auf dem Beleg
Jeder Beleg trägt eine maschinenlesbare Signatur (als QR-Code oder alphanumerischer Code). Diese ermöglicht es dem Finanzamt — und jedem Kunden —, den Beleg über die BMF-App zu prüfen.
Registrierung in FinanzOnline
Jede Registrierkasse muss vor der Inbetriebnahme über FinanzOnline beim Finanzamt angemeldet werden. Du erhältst dabei eine eindeutige Kassenidentifikationsnummer.
Startbeleg, Monatsbeleg und Jahresbeleg
Bei Inbetriebnahme einer neuen Kasse muss ein Startbeleg gedruckt und in FinanzOnline geprüft werden. Zusätzlich sind am Ende jedes Monats ein Monatsbeleg und am Ende jedes Jahres ein Jahresbeleg (als Nullbon) zu erstellen. Der Jahresbeleg muss bis 15. Februar des Folgejahres in FinanzOnline übermittelt werden.
Datenerfassungsprotokoll (DEP)
Alle Transaktionen werden in einem manipulationssicheren Datenerfassungsprotokoll gespeichert. Dieses muss auf Verlangen der Finanzbehörde vorgelegt werden können und unterliegt der 7-jährigen Aufbewahrungspflicht.
Prüfung mit der BMF-App
Das Bundesministerium für Finanzen stellt eine kostenlose App zur Verfügung, mit der jeder Kunde den QR-Code auf dem Kassenbon scannen und die Echtheit des Belegs überprüfen kann. Das erhöht die Transparenz und schützt ehrliche Unternehmer.
4. Belegerteilungspflicht (§132a BAO)
Parallel zur Registrierkassenpflicht gilt die Belegerteilungspflicht nach §132a BAO: Für jeden Barumsatz muss dem Kunden ein Beleg ausgestellt werden — unabhängig davon, ob er danach fragt oder nicht. Der Kunde ist verpflichtet, den Beleg entgegenzunehmen (oder zumindest nicht aktiv abzulehnen).
Mindestinhalte des Belegs
Ein Beleg nach §132a BAO muss mindestens enthalten:
- Name/Bezeichnung des Unternehmens und Adresse
- Fortlaufende Belegnummer (Bon-Nummer)
- Datum und Uhrzeit der Barzahlung
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Waren oder Leistungen
- Betrag der Barzahlung (Brutto)
- Umsatzsteuerbetrag oder Steuersatz (je nach Steuerpflicht)
- Kassenidentifikationsnummer
- Kryptografische Signatur (Prüfwert als QR-Code oder alphanumerisch)
Belegentgegennahmepflicht des Kunden
Kunden sind gesetzlich verpflichtet, den Beleg entgegenzunehmen und bis zum Verlassen der Betriebsstätte bei sich zu tragen. In der Praxis wird das selten kontrolliert — die Pflicht des Unternehmers zur Belegerteilung ist jedoch streng durchgesetzt.
5. Was zählt als Barumsatz?
Die Definition des Barumsatzes ist weiter als viele denken. Entscheidend ist nicht das Zahlungsmittel "Schein und Münze", sondern ob die Zahlung sofort und ohne spätere Überweisung erfolgt.
✅ Gilt als Barzahlung (i.S.d. §131b BAO)
- 💵 Bargeld (Scheine und Münzen)
- 💳 Bankomatkarte / Debitkarte
- 💳 Kreditkarte
- 📱 Mobile Payment (z.B. Apple Pay, Google Pay)
- 🎁 Gutscheine und Wertmarken
- 🔄 Tauschgeschäfte (Naturalien)
- 💱 Kryptowährungen (wenn sofort bezahlt)
❌ Gilt NICHT als Barzahlung
- 🏦 Überweisung (Banküberweisung)
- 📋 SEPA-Lastschrift
- 📄 Zahlung auf Rechnung mit Zahlungsziel
- 🔁 Daueraufträge
- 💼 Verrechnungsschecks (bei Unternehmen)
Achtung: Bankomat = Bar!
Der häufigste Irrtum: Kartenzahlungen per Bankomat oder Kreditkarte gelten steuerrechtlich als Barzahlung. Sie zählen daher zum Barumsatz und müssen über die Registrierkasse erfasst werden. Nur Überweisungen und Lastschriften sind keine Barzahlungen im Sinne des Gesetzes.
Sonderfall: Gutscheine
Bei Gutscheinen gibt es zwei relevante Zeitpunkte:
- Verkauf des Gutscheins: Der Verkauf eines Wertgutscheins (z.B. "50 EUR Einkaufsgutschein") ist noch keine Leistung — der Barumsatz entsteht erst bei der Einlösung.
- Einlösung des Gutscheins: Wenn der Kunde den Gutschein einlöst, entsteht der steuerlich relevante Umsatz. Dieser muss über die Registrierkasse erfasst werden.
6. Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht
Nicht jeder Unternehmer mit Barumsätzen ist automatisch registrierkassenpflichtig. Das Gesetz sieht mehrere Ausnahmen vor:
📊 Unterschreitung der Umsatzgrenzen
Wer weniger als 15.000 EUR Jahresumsatz ODER weniger als 7.500 EUR Barumsatz erzielt, ist von der Registrierkassenpflicht befreit. Beide Grenzen müssen gleichzeitig überschritten werden.
🧤 Kalte-Hände-Regelung (§2 BARKUV)
Die Kalte-Hände-Regelung befreit Unternehmer, die ihre Waren oder Leistungen überwiegend im Freien und von nicht ortsfesten Verkaufsständen anbieten. Gedacht ist die Ausnahme für:
- Marktstandler (Bauernmärkte, Wochenmärkte)
- Straßenhändler und Hausierer
- Ambulante Händler ohne feste Betriebsstätte
- Verkauf von selbst hergestellten land- und forstwirtschaftlichen Produkten direkt vom Erzeuger
Achtung: Die Umsatzgrenzen (15.000/7.500 EUR) müssen trotzdem beobachtet werden. Die Ausnahme gilt nur für den Einsatz der Registrierkasse, nicht für die Belegerteilungspflicht.
🤖 Warenautomaten und Dienstleistungsautomaten
Automaten (z.B. Getränkeautomaten, Parkautomaten) sind grundsätzlich von der RKSV-Pflicht ausgenommen, wenn sie technisch keine Registrierkasse im Sinne des Gesetzes sind. Es gelten eigene Regelungen für die Aufzeichnungspflicht bei Automaten.
🚨 Technischer Ausfall (Vereinfachungsregel)
Bei einem technischen Ausfall der Registrierkasse darf der Betrieb weitergeführt werden. Die Belege sind dann händisch auszustellen und nach Wiederherstellung der Kasse nachzuerfassen. Der Ausfall muss dokumentiert werden.
Sonderregelungen für bestimmte Branchen
Für manche Branchen (z.B. Taxis, Ärzte, bestimmte gemeinnützige Vereine) gelten Sonderregelungen oder erleichterte Anforderungen. Im Zweifel beim Steuerberater nachfragen, ob für deine Branche Besonderheiten gelten.
7. Strafen bei Verstößen
Die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht wird in Österreich aktiv kontrolliert. Die Finanzpolizei führt regelmäßig Schwerpunktkontrollen durch — besonders in der Gastronomie, im Handel und bei Dienstleistern.
❌ Verletzung der Registrierkassenpflicht
Wer trotz Pflicht keine Registrierkasse einsetzt, begeht eine Finanzordnungswidrigkeit. Die Strafe kann bis zu 5.000 EUR betragen. Bei wiederholten Verstößen oder Verdacht auf vorsätzliche Steuerhinterziehung drohen deutlich höhere Strafen nach dem Finanzstrafgesetz.
❌ Verletzung der Belegerteilungspflicht
Wer keinen Beleg ausstellt oder einen Beleg ohne die gesetzlich vorgeschriebenen Mindestangaben aushändigt, kann ebenfalls als Finanzordnungswidrigkeit bestraft werden — bis zu 5.000 EUR Geldstrafe.
⚠️ Manipulation der Registrierkasse
Die bewusste Manipulation einer Registrierkasse (z.B. durch sogenannte "Zapper-Software") ist kein Kavaliersdelikt, sondern Abgabenhinterziehung nach dem Finanzstrafgesetz. Hier drohen empfindliche Geldstrafen und bei schweren Fällen sogar Freiheitsstrafen. Die kryptografische Signatur (RKSV) macht Manipulationen nachweisbar.
Finanzpolizei-Kontrollen im Alltag
Die Finanzpolizei tritt bei Kontrollen oft als reguläre Kunden auf und testet, ob ein Beleg ausgehändigt wird. Außerdem prüfen sie die technische Korrektheit der Kasse und ob die Registrierung in FinanzOnline vollständig ist. Eine korrekt eingerichtete und gewartete Kasse schützt dich vor Problemen.
Hinweis
Die genauen Regelungen und Strafrahmen können sich ändern — im Zweifel deinen Steuerberater oder einen Finanzstrafrechtsspezialisten konsultieren.
8. Barrechnung vs. normale Rechnung — Unterschiede
Im Unternehmensalltag stellt sich oft die Frage: Wann genügt ein Kassenbon, wann brauche ich eine vollständige Rechnung nach §11 UStG? Hier sind die wesentlichen Unterschiede:
| Kriterium | Barrechnung / Kassenbon | Rechnung nach §11 UStG |
|---|---|---|
| Zahlungsart | Sofortige Barzahlung | Überweisung, Zahlungsziel |
| Gesetzliche Grundlage | §132a BAO, §131b BAO | §11 UStG |
| Rechnungsnummer | Belegnummer (aus Kasse) | Fortlaufende Rechnungsnummer |
| Empfängerangabe | Nicht erforderlich (außer Kundenwunsch) | Pflicht (Name + Adresse) |
| Kryptografische Signatur | Ja (RKSV-Pflicht) | Nein |
| Für Vorsteuerabzug des Empfängers | Nur bis 400 EUR (Kleinbetragsrechnung) | Ja (vollständige Angaben) |
Wann brauche ich eine vollständige Rechnung bei Barzahlung?
Auch wenn ein Bargeschäft vorliegt, kann der Kunde eine vollständige Rechnung nach §11 UStG verlangen — zum Beispiel wenn er den Vorsteuerabzug geltend machen möchte. In diesem Fall musst du neben dem Kassenbon auch eine vollständige Rechnung ausstellen. Die Kassenbon-Pflicht entfällt dadurch aber nicht.
Tipp für Handwerker und Dienstleister
Wenn du größere Barzahlungen entgegennimmst (z.B. 500 EUR für eine Reparatur), solltest du sowohl einen Kassenbon als auch eine vollständige Rechnung ausstellen. Der Kassenbon erfüllt die Belegerteilungspflicht; die vollständige Rechnung ermöglicht dem Kunden den Vorsteuerabzug. Mit einem Tool wie Rechnito geht das in Sekunden.
Weiterführende Ratgeber
9. FAQ
Ab welchem Umsatz gilt die Registrierkassenpflicht in Österreich?
Zählt Kartenzahlung (Bankomat, Kreditkarte) als Barzahlung für die Registrierkassenpflicht?
Was ist die Kalte-Hände-Regelung bei der Registrierkassenpflicht?
Was muss auf einem Beleg laut Belegerteilungspflicht stehen?
Welche Strafen drohen bei Verstößen gegen die Registrierkassenpflicht?
Muss ich auch als Kleinunternehmer eine Registrierkasse haben?
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