Ersten Mitarbeiter einstellen als EPU in Österreich 2026: Kosten, Pflichten & Schritte
Der Schritt vom Einpersonenunternehmen (EPU) zum Arbeitgeber ist ein Meilenstein — und gleichzeitig ein bürokratischer Sprung. ASVG-Anmeldung, Dienstzettel, Kollektivvertrag, Lohnnebenkosten, GPLA: dieser Guide führt dich Schritt für Schritt durch alles, was du wissen und tun musst.
Zuletzt aktualisiert: April 2026
1. Vorüberlegungen: Anstellung oder Werkvertrag?
Bevor du einen Mitarbeiter einstellst, stellt sich die Frage: Brauche ich wirklich eine Anstellung, oder tut es auch ein Werkvertrag oder freier Dienstvertrag?
| Form | Wann geeignet | Risiko |
|---|---|---|
| Anstellung (ASVG) | Dauerhaft, eingegliedert, weisungsgebunden | Niedrig — rechtssicher |
| Freier Dienstvertrag | Wiederkehrende Tätigkeit, nicht eingegliedert | Mittel — ASVG-pflichtig |
| Werkvertrag | Konkretes Projekt mit definiertem Ergebnis | Hoch bei dauerhafter Einbindung |
| Geringfügig (ASVG) | Bis €551,10/Monat (2026), regelmäßig | Niedrig — klare Grenze |
⚠️ Scheinselbständigkeit vermeiden
Wenn jemand dauerhaft in deinen Betrieb eingebunden ist, zu fixen Zeiten arbeitet und keine eigenen Auftraggeber hat, liegt ein Dienstverhältnis vor — egal wie der Vertrag heißt. Wähle die ehrliche Form von Anfang an.
2. Vor Dienstantritt: Was muss vorbereitet werden?
Bevor dein erster Mitarbeiter seinen ersten Arbeitstag hat, musst du folgende Punkte abgearbeitet haben:
- Dienstzettel/Arbeitsvertrag erstellen — muss schriftlich vorliegen und am ersten Arbeitstag übergeben werden
- ASVG-Voranmeldung bei der ÖGK — muss vor dem ersten Arbeitstag erfolgen (ELDA oder online)
- Lohnkonto einrichten — als Arbeitgeber bist du zur Führung von Lohnkonten verpflichtet
- Lohnverrechnungssoftware oder Steuerberater beauftragen— Lohnverrechnung ist komplex und fehleranfällig
- Kollektivvertrag prüfen — welcher KV gilt für deine Branche und welches Mindestgehalt ist vorgeschrieben?
- Betriebliche Mitarbeitervorsorge (BV) — muss bei einer BV-Kasse angemeldet werden (ab erstem Beschäftigungstag)
3. ASVG-Anmeldung: Schritt für Schritt
Die Pflichtversicherungsanmeldung nach ASVG ist der wichtigste administrative Schritt. Sie muss vor Dienstantritt erfolgen.
ELDA-Zugang beantragen
ELDA (Elektronischer Datenaustausch der Sozialversicherung) ist die Pflichtplattform für Meldungen. Registrierung unter elda.at. Alternativ: FinanzOnline nutzen.
Voranmeldung durchführen
Mindestangaben: Name, Versicherungsnummer, Beginn des Dienstverhältnisses, Arbeitgeber. Frist: vor Dienstantritt, bei kurzfristiger Einstellung bis Dienstbeginn am ersten Tag.
Vollständige Anmeldung
Innerhalb von 7 Tagen nach Dienstantritt muss die vollständige Anmeldung erfolgen mit Gehaltsangabe, Beschäftigungsart, Wochenstunden etc.
Bestätigung aufbewahren
Die Anmeldebestätigung aufbewahren — bei einer GPLA-Prüfung wird sie angefordert.
Betriebliche Vorsorge anmelden
Gleichzeitig bei einer BV-Kasse (z.B. BUAK, VBV, APK etc.) die Mitarbeitervorsorge anmelden. 1,53% des Bruttos fließen monatlich in die BV-Kasse.
⚠️ Strafe bei verspäteter Anmeldung
Beitragszuschlag: 9,3% der Beitragsgrundlage für jeden nicht gemeldeten Monat. Bei absichtlicher Nichtanmeldung (Schwarzarbeit): bis zu €10.900 Verwaltungsstrafe und strafrechtliche Konsequenzen.
4. Dienstzettel: Pflichtinhalt in Österreich
Der Dienstzettel (§ 2 AVRAG) ist die österreichische Bezeichnung für die schriftliche Bestätigung der wichtigsten Arbeitsbedingungen. Er ist Pflicht und muss spätestens am ersten Arbeitstag ausgehändigt werden.
Pflichtangaben Dienstzettel (§ 2 Abs. 2 AVRAG)
- ✓Name + Anschrift Arbeitgeber
- ✓Name + Anschrift Arbeitnehmer
- ✓Beginn des Dienstverhältnisses
- ✓Bei Befristung: Ende
- ✓Arbeitsort
- ✓Tätigkeitsbeschreibung
- ✓Einstufung in KV
- ✓Grundgehalt/Grundlohn
- ✓Sonderzahlungen (13./14.)
- ✓Arbeitszeit (Stunden/Woche)
- ✓Urlaubsausmaß (mind. 5 Wochen)
- ✓Kündigungsfristen
- ✓Anwendbarer Kollektivvertrag
- ✓Betriebliche Vorsorge (BV-Kasse)
💡 Tipp: Mustervorlagen
Die Wirtschaftskammer Österreich (WKO) stellt kostenlose Musterdienstzettel für verschiedene Branchen auf wko.at zur Verfügung. Empfehlenswert als Ausgangspunkt — aber immer auf deinen konkreten KV anpassen.
5. Kollektivvertrag: Welcher gilt für mich?
In Österreich gibt es über 450 Kollektivverträge (KV). Als Arbeitgeber bist du automatisch an den KV deiner Branche gebunden — eine Mitgliedschaft bei der WKO oder einer Gewerkschaft ist nicht notwendig.
Den für dich geltenden KV kannst du auf der Website der Wirtschaftskammer (kollektivvertrag.at) oder beim WKO-Kollektivvertrags-Service herausfinden. Wichtig: Der KV bestimmt:
- Mindestgehalt/Mindestlohn für deine Beschäftigungsgruppe
- Urlaubsanspruch (gesetzlich 5 Wochen, KV kann mehr vorsehen)
- Sonderzahlungen (13./14. Monatsgehalt — fast alle KV sehen das vor)
- Überstundenregeln und Zulagen
- Kündigungsfristen
⚠️ KV-Mindestlohn ist Untergrenze
Du kannst mehr als den KV-Mindestlohn zahlen, aber nicht weniger. Verstöße gegen KV-Mindestlöhne werden bei GPLA-Prüfungen aufgedeckt und führen zu Nachzahlungen inklusive Verzugszinsen.
6. Lohnnebenkosten 2026: Die vollständige Übersicht
Als Arbeitgeber zahlst du neben dem Bruttogehalt noch zahlreiche Abgaben. Hier die vollständige Übersicht für 2026:
| Abgabe | AG-Anteil | AN-Anteil | Empfänger |
|---|---|---|---|
| Krankenversicherung (KV) | 3,87% | 3,87% | ÖGK |
| Pensionsversicherung (PV) | 12,55% | 10,25% | PVA |
| Unfallversicherung (UV) | 1,20% | — | AUVA |
| Arbeitslosenversicherung (ALV) | 3,00% | 3,00% | AMS |
| Insolvenz-Entgeltsicherung | 0,10% | — | IEF-Service |
| Dienstgeberbeitrag (DB) | 3,90% | — | Finanzamt |
| Zuschlag zum DB | 0,34–0,44% | — | WKO |
| Kommunalsteuer | 3,00% | — | Gemeinde |
| Betriebliche Vorsorge (BV) | 1,53% | — | BV-Kasse |
| Gesamt AG-Anteil | ca. 29–30% | ca. 18% |
💡 Faustformel
Als grobe Faustregel gilt: Die Gesamtkosten eines Mitarbeiters betragen ca. 1,7–1,9× das Nettogehalt, oder ca. 1,4–1,5× das Bruttogehalt (ohne Sonderzahlungen). Mit 13./14. Monatsgehalt und BV etwa 1,6× das Bruttogehalt.
7. Gesamtkosten-Kalkulation: Drei Beispiele
Was kostet dich ein Mitarbeiter monatlich wirklich — inklusive aller Abgaben und Sonderzahlungen?
| Posten | €1.800 Brutto | €2.500 Brutto | €3.500 Brutto |
|---|---|---|---|
| Bruttogehalt | €1.800 | €2.500 | €3.500 |
| AG-SV (ca. 21%) | €378 | €525 | €735 |
| Kommunalsteuer (3%) | €54 | €75 | €105 |
| DB + Zuschlag (~4,3%) | €77 | €108 | €151 |
| BV-Kasse (1,53%) | €28 | €38 | €54 |
| Urlaubs- + Weihnachtsgeld /12 | €300 | €417 | €583 |
| Gesamtkosten/Monat | ≈ €2.637 | ≈ €3.663 | ≈ €5.128 |
| Gesamtkosten/Jahr | ≈ €31.640 | ≈ €43.950 | ≈ €61.540 |
* Näherungswerte, ohne Überstunden, Zulagen oder branchenspezifische KV-Besonderheiten. Berechnung immer durch einen Steuerberater oder Lohnverrechnungssoftware empfohlen.
8. Lohnsteuer & Lohnverrechnung
Als Arbeitgeber bist du verpflichtet, die Lohnsteuer monatlich einzubehalten und bis zum 15. des Folgemonats an das Finanzamt abzuführen. Die Lohnsteuer richtet sich nach der Lohnsteuertabelle und dem Jahresbrutto des Mitarbeiters.
- Lohnverrechnungssoftware: Empfehlung für EPU — nutze eine Lohnverrechnungssoftware (z.B. BMD, DATEV, Lohnix) oder beauftrage einen Steuerberater/Lohnverrechner
- Lohnkonten führen: Für jeden Mitarbeiter ist ein Lohnkonto zu führen, das alle Bezüge und Abzüge dokumentiert
- Lohnzettel (L16): Jährlich bis Ende Februar ans Finanzamt und dem Mitarbeiter aushändigen
- Jahreslohnzettelübermittlung: Elektronisch via ELDA bis Ende Februar des Folgejahres
✅ Tipp: Steuerberater für Lohnverrechnung
Für EPU mit einem oder wenigen Mitarbeitern lohnt es sich fast immer, die Lohnverrechnung an einen Steuerberater auszulagern. Kosten: ca. €30–60/Monat pro Mitarbeiter. Das spart Zeit, vermeidet Fehler und schützt bei GPLA-Prüfungen.
9. GPLA & laufende Pflichten als Arbeitgeber
Als Arbeitgeber wirst du periodisch einer GPLA (Gemeinsame Prüfung lohnabhängiger Abgaben) unterzogen. Finanzamt und ÖGK prüfen gemeinsam alle lohnabhängigen Abgaben der letzten 5 Jahre.
Laufende Pflichten als Arbeitgeber:
| Pflicht | Frist | Plattform |
|---|---|---|
| SV-Beiträge abführen | 15. des Folgemonats | ELDA/ÖGK |
| Lohnsteuer abführen | 15. des Folgemonats | FinanzOnline |
| Kommunalsteuer | 15. des Folgemonats | Gemeinde |
| Dienstgeberbeitrag (DB) | 15. des Folgemonats | FinanzOnline |
| BV-Kasse Beiträge | 15. des Folgemonats | BV-Kasse |
| Lohnzettel L16 | Ende Februar Folgejahr | ELDA/FinanzOnline |
| Urlaubsaufzeichnungen führen | Laufend | Intern/Lohnkonto |
| Dienstzeitnachweis | Laufend | Intern |
Rechnungen für dein wachsendes Unternehmen
Wenn du Mitarbeiter einstellst, wächst auch dein Rechnungsvolumen. Rechnito hält deine Ausgangsrechnungen automatisiert und rechtssicher — damit du dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst.
Kostenlos starten