Proforma-Rechnung: Wann brauche ich sie und wie erstelle ich sie?

1. Was ist eine Proforma-Rechnung?

Der Begriff Proforma stammt aus dem Lateinischen und bedeutet sinngemäß "der Form halber". Eine Proforma-Rechnung ist ein Dokument, das formal einer Rechnung ähnelt, aber keine steuerliche oder rechtliche Wirkung entfaltet. Sie ist weder ein Zahlungsbeleg noch eine Forderung gegenüber dem Empfänger.

Konkret handelt es sich um ein vorläufiges Informationsdokument, das Warenmengen, Warenwert und andere Lieferdaten enthält — häufig bevor die eigentliche Lieferung stattfindet oder bevor eine Zahlung abgewickelt wurde. Der Empfänger schuldet aufgrund einer Proforma-Rechnung keine Zahlung.

Die wichtigste Abgrenzung: Eine Proforma-Rechnung ersetzt niemals eine reguläre Rechnung. Sobald eine Lieferung tatsächlich stattgefunden hat und eine Forderung entsteht, muss eine ordentliche Rechnung im Sinne des österreichischen Umsatzsteuergesetzes (UStG) ausgestellt werden. Die Proforma-Rechnung ist ausschließlich ein Hilfsdokument für bestimmte Situationen — vor allem im internationalen Warenverkehr.

2. Wann braucht man eine Proforma-Rechnung?

Proforma-Rechnungen sind vor allem im internationalen Warenverkehr verbreitet. In folgenden Situationen wirst du als österreichisches Unternehmen typischerweise mit ihnen konfrontiert:

Export in Drittländer (außerhalb der EU)

Beim Versand von Waren in Länder außerhalb der Europäischen Union — etwa in die Schweiz, die USA, Großbritannien oder andere Drittstaaten — verlangen Zollbehörden eine detaillierte Wertangabe der Waren. Wenn noch keine Zahlung geflossen ist (z.B. bei einer Musterlieferung oder einer Vorabsendung), wird die Proforma-Rechnung als Wertdeklaration für den Zoll verwendet.

Muster- und Warensendungen ohne Verkaufswert

Wer Warenproben, Muster oder Testprodukte ins Ausland schickt, die nicht verkauft werden, benötigt trotzdem ein Zolldokument mit Wertangabe. Da kein tatsächlicher Verkaufspreis existiert, wird ein fiktiver Wert auf der Proforma-Rechnung angegeben — häufig der Herstellungswert oder Marktpreis der Ware.

Reparatur- und Garantiesendungen

Wenn du Waren zur Reparatur ins Ausland schickst und anschließend zurückerhältst (sogenannte Reparatursendungen im aktiven oder passiven Veredelungsverkehr), wird eine Proforma-Rechnung mit dem Warenwert benötigt. Dasselbe gilt für Garantieeinsendungen, bei denen der Kunde keine Zahlung leistet.

Vorauszahlungen und Akkreditivgeschäfte

Im internationalen Handelsverkehr fordern Banken und Importeure häufig eine Proforma-Rechnung als Grundlage für die Eröffnung eines Akkreditivs (Letter of Credit) oder für die Beantragung von Einfuhrgenehmigungen. Der Importeur kann damit bei seiner Hausbank die Freigabe von Devisen oder eine Finanzierungszusage einholen, bevor die Waren tatsächlich versandt werden.

Unentgeltliche Lieferungen und Schenkungen

Auch bei Schenkungen oder unentgeltlichen Überführungen von Waren ins Ausland — etwa bei humanitären Lieferungen oder Sachspenden — muss der Zoll den Warenwert kennen. Hier kommt ebenfalls die Proforma-Rechnung zum Einsatz.

3. Pflichtangaben auf einer Proforma-Rechnung

Obwohl die Proforma-Rechnung keine steuerliche Wirkung hat, müssen bestimmte Angaben enthalten sein — vor allem für die Zollabwicklung. Folgende Informationen sind standardmäßig erforderlich:

4. Proforma-Rechnung vs. Handelsrechnung (Commercial Invoice)

Im internationalen Handel werden Proforma-Rechnung und Handelsrechnung (Commercial Invoice) häufig verwechselt. Dabei sind die Unterschiede erheblich — sowohl rechtlich als auch praktisch:

Ein häufiges Missverständnis: Manche Unternehmen verwenden eine Proforma-Rechnung als "Vorrechnung" und stellen später keine echte Rechnung mehr aus. Das ist steuerrechtlich problematisch. Sobald eine Lieferung oder Leistung tatsächlich erbracht wurde und ein Entgelt dafür geschuldet wird, muss zwingend eine ordentliche Rechnung gemäß den Anforderungen des UStG ausgestellt werden.

Mehr zu den Pflichtangaben einer regulären Rechnung erfährst du in unserem Guide zu Rechnungen ins Ausland.

5. Proforma-Rechnung und Zoll in Österreich

Österreich ist Mitglied der Europäischen Union und damit Teil des EU-Zollgebiets. Das bedeutet: Innerhalb der EU gibt es keine Zollgrenzen mehr. Beim Export in Drittländer (Länder außerhalb der EU) hingegen sind Zollanmeldungen und entsprechende Dokumente Pflicht — und hier kommt die Proforma-Rechnung häufig ins Spiel.

Drittland-Export: Wann ist eine Proforma-Rechnung erforderlich?

Bei der Ausfuhr von Waren in Drittländer muss beim österreichischen Zoll eine Ausfuhranmeldung abgegeben werden. Diese erfolgt elektronisch über das System AES (Automated Export System). Als Begleitdokument zur Sendung wird in vielen Fällen eine Rechnung oder — wenn kein tatsächlicher Verkauf vorliegt — eine Proforma-Rechnung benötigt.

Die Proforma-Rechnung dient dem Zoll zur Feststellung des Zollwerts. Nach dem EU-Zollkodex (Verordnung (EU) Nr. 952/2013) richtet sich der Zollwert grundsätzlich nach dem Transaktionswert — also dem tatsächlich gezahlten oder zu zahlenden Preis. Bei unentgeltlichen Lieferungen muss der Zollwert anderweitig ermittelt werden, wofür die Proforma-Rechnung als Grundlage dient.

Intrastat-Meldungen bei innergemeinschaftlichem Handel

Innerhalb der EU gibt es zwar keine Zollgrenzen, aber statistische Meldepflichten: Unternehmen, die innergemeinschaftliche Lieferungen ab einem bestimmten Schwellenwert durchführen, müssen sogenannte Intrastat-Meldungen abgeben. Diese werden in Österreich über die Statistik Austria eingereicht. Eine Proforma-Rechnung hat für Intrastat-Meldungen keine direkte Relevanz — hier zählen die tatsächlichen Handelswerte.

Besondere Zollverfahren

In bestimmten Zollverfahren kann die Proforma-Rechnung besonders wichtig sein:

• Aktive Veredelung: Waren werden zur Be- oder Verarbeitung vorübergehend ausgeführt und dann reimportiert.
• Passive Veredelung: EU-Waren werden zur Verarbeitung in Drittländer geschickt (z.B. zur Reparatur).
• Vorübergehende Ausfuhr: Waren verlassen das EU-Zollgebiet und sollen zurückkehren (z.B. Messegüter, Leihgaben).
• Carnet ATA: Ein internationales Zolldokument für die zollfreie vorübergehende Ein- und Ausfuhr von Waren — hier wird oft eine Proforma-Rechnung als Anlage benötigt.

6. Proforma-Rechnung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen

Innerhalb der Europäischen Union existieren seit 1993 keine Zollgrenzen mehr. Für den reinen Warenverkehr zwischen EU-Mitgliedstaaten — also z.B. eine Lieferung von Wien nach München oder von Graz nach Mailand — ist eine Proforma-Rechnung daher grundsätzlich nicht erforderlich.

Dennoch gibt es Situationen, in denen eine Proforma-Rechnung auch im innergemeinschaftlichen Handel sinnvoll oder sogar notwendig sein kann:

Wenn du regelmäßig innergemeinschaftliche Lieferungen durchführst, solltest du auch die umsatzsteuerlichen Anforderungen kennen. In unserem Ratgeber zur Umsatzsteuer in Österreich findest du alle relevanten Informationen zu Steuerbefreiungen und Nachweispflichten bei innergemeinschaftlichen Lieferungen.

7. Häufige Fehler bei Proforma-Rechnungen

In der Praxis schleichen sich bei Proforma-Rechnungen immer wieder dieselben Fehler ein — manche davon können zu Verzögerungen beim Zoll oder zu steuerrechtlichen Problemen führen:

8. Muster einer Proforma-Rechnung

So könnte eine korrekt aufgebaute Proforma-Rechnung für eine Musterlieferung in die Schweiz aussehen:

Hinweis: Dies ist ein vereinfachtes Muster. Die konkreten Anforderungen können je nach Zielland und Zollverfahren variieren.

9. Häufig gestellte Fragen