Name: Rechnito
Author: Rechnito

1. Grundlagen: Was zählt als berufliche Reise?

Damit Reisekosten abzugsfähig sind, muss ein klarer beruflicher Zweck bestehen. Eine berufliche Reise liegt vor, wenn du dich mindestens 25 km vom Mittelpunkt deiner Tätigkeit entfernst. Der Mittelpunkt ist in der Regel dein Büro oder dein regelmäßiger Arbeitsort. Für viele EPU ist das das Homeoffice.

Typische berufliche Anlässe sind Kundentermine, Projektarbeit vor Ort, Messen, Seminare oder Fortbildungen. Wichtig ist, dass du den Zweck nachweisen kannst. Ein kurzer Eintrag in der Reisekostenabrechnung oder ein Kalendereintrag reicht oft schon als nachvollziehbarer Nachweis.

Wenn du generell mehr über Betriebsausgaben wissen willst, hilft dir unserRatgeber zu Betriebsausgabenmit den wichtigsten Grundlagen.

2. Welche Reisekosten sind absetzbar?

Absetzbar sind alle Kosten, die direkt durch die berufliche Reise entstehen. Dazu zählen Fahrtkosten (PKW, Bahn, Flug), Tages- und Nächtigungsgelder, Taxikosten, Parkgebühren und notwendige Nebenkosten wie Gepäck oder Maut. Wichtig ist, dass die Kosten in einem klaren Zusammenhang mit der Reise stehen.

Bei längeren Reisen können auch anteilige Kosten für Arbeitsmittel, Projektmaterial oder berufliche Kommunikationskosten (z. B. Roaming) abzugsfähig sein. Private Ausgaben sind hingegen nicht abzugsfähig und müssen klar getrennt werden.

Wenn du mehrere Termine auf einer Reise kombinierst, kannst du die gesamten Reisekosten absetzen, solange der überwiegende Zweck beruflich ist. Plane deine Reiseroute daher bewusst und dokumentiere die Termine kurz (z. B. Kundenname, Projektbezug). So kannst du bei Nachfragen schnell erklären, warum die Reise notwendig war und welche Kosten dazu gehören.

Wenn du häufig unterwegs bist, lohnt sich eine klare Reisekostenstruktur. Mit einer sauberen Belegablage bleibt die Zuordnung später einfach.

3. Tages- und Nächtigungsgelder 2026

Für 2026 gelten als Richtwerte Diäten von 26,40 Euro pro Tag sowie ein pauschales Nächtigungsgeld von 15 Euro. Diese Pauschalen gelten, wenn keine tatsächlichen Nächtigungskosten nachgewiesen werden. Bei Hotelrechnungen kannst du die tatsächlichen Kosten absetzen.

Das Tagesgeld deckt Verpflegungsmehraufwand ab. Es ist nur für berufliche Reisen möglich und wird je nach Dauer der Reise anteilig berechnet. Wenn du nur kurz unterwegs bist, steht dir möglicherweise nur ein Teilbetrag zu.

Für viele EPU ist die Kombination aus Tagesgeld plus tatsächlicher Hotelrechnung die beste Lösung. Wichtig ist der Nachweis: Hotelrechnung, Buchungsbestätigung oder Rechnungskopie sollten immer abgelegt werden.

4. Kilometer-Geld & Fahrtkosten

Wenn du deinen privaten PKW für berufliche Reisen nutzt, kannst du das amtliche km-Geld ansetzen. Für 2026 beträgt es 0,42 Euro pro Kilometer. Wichtig ist eine nachvollziehbare Fahrtenaufzeichnung mit Datum, Strecke, Zweck und Kilometerzahl.

Das km-Geld deckt alle laufenden Kosten des Fahrzeugs ab: Treibstoff, Abnutzung, Versicherung und Wartung. Zusätzliche Kosten wie Parkgebühren oder Maut können separat als Betriebsausgabe angesetzt werden.

Wenn du häufig mit dem Auto unterwegs bist, lohnt sich eine einfache Kilometerliste. Tools oder Apps können die Strecke automatisch erfassen, aber ein sauberer Kalendereintrag reicht oft aus.

5. Öffentliche Verkehrsmittel, Taxi & Mietwagen

Tickets für Bahn, Bus, Flug oder Taxi sind in voller Höhe abzugsfähig, wenn die Reise beruflich ist. Auch Mietwagenkosten können angesetzt werden, sofern sie notwendig sind (z. B. Kundentermin am Land, Projekt vor Ort).

Wichtig ist, dass du die Belege aufbewahrst. Digitale Tickets reichen aus, solange sie klar zugeordnet werden können. Ein Screenshot der Buchung oder eine E-Mail-Bestätigung ist oft ausreichend.

Bei gemischten Reisen (beruflich und privat) gilt: Nur der berufliche Anteil ist abzugsfähig. Hier hilft eine kurze Notiz in der Reisekostenabrechnung.

6. Auslandsreisen & Währungsumrechnung

Bei Auslandsreisen gelten dieselben Grundprinzipien: beruflicher Zweck, klare Nachweise und saubere Belege. Zusätzlich kommt die Währungsumrechnung ins Spiel. Kosten in fremder Währung sollten mit dem Tageskurs oder einem nachvollziehbaren Umrechnungskurs dokumentiert werden.

Achte darauf, dass Rechnungen aus dem Ausland alle notwendigen Angaben enthalten. Falls ein Beleg nicht den österreichischen Anforderungen entspricht, solltest du eine Zusatznotiz mit Zweck und Betrag hinterlegen. Das reduziert spätere Rückfragen.

Wenn du international tätig bist, lohnt sich auch ein Blick auf das Thema Umsatzsteuer im Ausland. UnserRatgeber zu Rechnungen ins Auslanderklärt, worauf du achten musst.

7. Nachweispflichten & Reisekostenabrechnung

Ohne Nachweis keine Steuerersparnis. Das Finanzamt erwartet bei Reisekosten eine klare Dokumentation: Datum, Ziel, Zweck, Dauer, Kilometer oder Tickets. Zusätzlich sind Belege für Ausgaben nötig, z. B. Hotelrechnung, Parkticket oder Bahnticket.

Eine Reisekostenabrechnung muss nicht kompliziert sein. Eine einfache Tabelle reicht oft aus. Wichtig ist, dass der berufliche Zweck klar erkennbar ist. Wer regelmäßig reist, sollte sich eine fixe Vorlage bauen.

Tipp: Die Belege direkt nach der Reise digitalisieren. So geht nichts verloren und du kannst deine Reisekosten sofort zuordnen.

8. Firmenreise vs. Privatreise sauber trennen

Bei gemischten Reisen ist die Trennung entscheidend. Ein Beispiel: Du kombinierst einen Kundentermin mit einem privaten Wochenende. Dann sind nur die Kosten für den beruflichen Teil abzugsfähig. Das betrifft Fahrtkosten, Nächtigung und Diäten.

Das Finanzamt prüft bei Reisen besonders streng, ob der berufliche Zweck klar im Vordergrund steht. Je besser du trennst, desto weniger Rückfragen gibt es. Eine klare Aufteilung in der Reisekostenabrechnung ist daher Pflicht.

UnserRatgeber zum Privatanteilzeigt dir typische Fälle und die beste Dokumentation.

9. Seminare & Fortbildungskosten richtig ansetzen

Seminare, Konferenzen und Fortbildungen sind für Selbstständige oft eine Investition in die eigene Expertise. Die Reisekosten im Rahmen solcher Fortbildungen sind abzugsfähig, wenn der Zusammenhang mit deiner Tätigkeit gegeben ist.

Neben den Reisekosten kannst du auch die Teilnahmegebühren, Fachliteratur oder Seminarmaterialien ansetzen. Wichtig ist, dass die Fortbildung beruflich relevant ist und du sie belegen kannst.

In unseremSteuertipps-Artikelfindest du weitere Hinweise, wie du Weiterbildungskosten sinnvoll nutzt.

10. Unterschied Dienstgeber vs. Selbstständig

Angestellte erhalten Reisekosten oft vom Dienstgeber ersetzt. In diesem Fall gelten andere Regeln: Diäten und Kilometer-Geld sind für Arbeitnehmer meist steuerfrei, wenn sie im Rahmen der gesetzlichen Grenzen liegen. Als Selbstständiger setzt du Reisekosten hingegen als Betriebsausgabe ab.

Der Unterschied ist wichtig, weil du als Selbstständiger die Kosten selbst trägst und sie über die Steuer zurückholst. Das bedeutet: du brauchst eine lückenlose Dokumentation und musst die Kosten aktiv in deiner Buchhaltung erfassen.

Wenn du nebenberuflich selbstständig bist, kann die Trennung zwischen Dienstgeber und eigenen Reisekosten besonders wichtig sein. Achte hier auf klare Zuordnung.

11. Praxisbeispiel: 2-Tages-Kundentermin

Beispiel: Du fährst von Graz zu einem zweitägigen Kundentermin in Linz (Entfernung über 25 km). Du nutzt dein Auto, schläfst eine Nacht im Hotel und hast Verpflegungsmehraufwand. In deiner Reisekostenabrechnung stehen:

Fahrtenliste mit Datum, Zweck, Start/Ziel und Kilometerzahl
Km-Geld: Kilometer x 0,42 Euro
Hotelrechnung für die Übernachtung
Tagesgeld für die zwei Reisetage (26,40 Euro pro Tag)
Nebenkosten wie Parkgebühren

Wichtig: Die Diäten sind pauschal, du brauchst keine Restaurantbelege. Die Hotelrechnung und Parktickets hingegen sollten sauber abgelegt werden. So ist die Reise vollständig dokumentiert und steuerlich nachvollziehbar.

12. Häufige Fehler beim Finanzamt

Viele Reisekosten werden gestrichen, weil Nachweise fehlen oder der berufliche Zweck nicht klar ist. Die häufigsten Fehler sind:

Keine Reisekostenabrechnung oder unklare Angaben
Private Kosten werden als beruflich angesetzt
Fehlende Belege für Hotel oder Tickets
Km-Geld ohne Fahrtenliste oder Zweck
Unterschätzung der 25-km-Regel

Wer diese Punkte beachtet, reduziert Rückfragen und spart Zeit. Eine saubere Struktur ist der beste Schutz vor Kürzungen.

13. Reisekosten-Checkliste für EPU

Mit dieser Checkliste bleibt deine Reisekostenabrechnung sauber:

Reisezweck und Ziel dokumentieren
Entfernung (mindestens 25 km) festhalten
Fahrtenliste oder Tickets aufbewahren
Hotelrechnungen und Nebenkosten sammeln
Diäten und Nächtigung korrekt berechnen
Private Anteile klar abgrenzen

Wenn du regelmäßig reist, lohnt sich eine digitale Ablage. Rechnito unterstützt dich dabei, Belege direkt zu erfassen und sauber zu kategorisieren.

Reisekosten im Griff – ohne Papierchaos

Mit Rechnito verwaltest du Belege, Reisekosten und Betriebsausgaben zentral. So bist du beim Finanzamt jederzeit auf der sicheren Seite.

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FAQ zu Reisekosten

Kann ich Verpflegungskosten ohne Beleg ansetzen?

Ja, über das Tagesgeld (Diäten) ist der Verpflegungsmehraufwand pauschal abgedeckt. Einzelbelege für Essen sind dann nicht nötig.

Darf ich das km-Geld zusätzlich zu Spritkosten ansetzen?

Nein, das km-Geld deckt sämtliche PKW-Kosten ab. Zusätzliche Kosten wie Sprit können nicht extra abgesetzt werden.

Gilt die 25-km-Regel auch bei Bahnfahrten?

Ja, entscheidend ist die Entfernung vom Mittelpunkt der Tätigkeit. Liegt das Ziel unter 25 km, liegt in der Regel keine Reise vor.

Wie behalte ich Reisekosten im Überblick?

Eine einfache Reisekostenliste mit Datum, Zweck, Ziel und Kosten reicht oft aus. Digitale Tools erleichtern die Belegablage.

Zusammenfassung

Reisen gelten ab 25 km Entfernung vom Mittelpunkt der Tätigkeit.
Diäten 2026: 26,40 Euro pro Tag, Nächtigungsgeld: 15 Euro.
Km-Geld für PKW beträgt 0,42 Euro pro Kilometer.
Belege und eine klare Reisekostenabrechnung sind Pflicht.
Private Anteile müssen sauber getrennt werden.