Verpflegungspauschale 2026: Tagesgeld & Diäten für Selbstständige in Österreich
Als Selbstständiger oder EPU kannst du Tagesgelder (Verpflegungspauschale) für beruflich veranlasste Reisen als Betriebsausgaben absetzen — ohne Restaurantbelege sammeln zu müssen. Dieser Guide erklärt die Sätze 2026 für Inland und Ausland, wann das Tagesgeld wirklich absetzbar ist, und wie du die Dokumentation korrekt führst.
Zuletzt aktualisiert: April 2026
1. Was ist die Verpflegungspauschale für Selbstständige?
Die Verpflegungspauschale (auch Tagesgeld oder Diäten genannt) ist ein steuerlicher Pauschalbetrag, den Selbstständige, Gewerbetreibende und EPU für beruflich veranlasste Reisen als Betriebsausgabe absetzen können — ohne konkrete Restaurantbelege vorweisen zu müssen.
Der Hintergrund: Bei einer Dienstreise entstehen typischerweise Mehrkosten für die Verpflegung, weil man nicht zu Hause oder am gewohnten Betriebsort essen kann. Das Steuerrecht erkennt diese Mehrkosten pauschal an — unabhängig davon, ob du tatsächlich mehr ausgegeben hast oder nicht.
⚠️ Wichtig: Selbstständige vs. Dienstnehmer
Die Regelungen für Selbstständige (§ 4 Abs. 5 EStG) sind etwas restriktiver als für Dienstnehmer. Bei Dienstnehmern zahlt der Arbeitgeber das Tagesgeld steuerfrei aus. Selbstständige setzen es direkt als Betriebsausgabe ab — was denselben steuerlichen Effekt hat, aber andere Nachweisanforderungen mit sich bringt.
Gesetzliche Grundlage ist § 4 Abs. 5 EStG in Verbindung mit der Auslandsreisekostenverordnung (ARKV) des Bundesministeriums für Finanzen.
2. Sätze 2026: Inland und Ausland
Die Tagesgeld-Sätze sind seit Jahren stabil und wurden zuletzt mit dem Budgetbegleitgesetz angepasst. Für 2026 gelten folgende Beträge:
Inland (Österreich)
| Abwesenheit | Tagesgeld | Hinweis |
|---|---|---|
| Über 12 Stunden | 26,40 € | Voller Tagessatz |
| 3 bis 12 Stunden | 13,20 € | Halber Tagessatz |
| Unter 3 Stunden | 0 € | Kein Anspruch |
Ausland (Auswahl nach ARKV)
Für Auslandsreisen gelten die Sätze der Auslandsreisekostenverordnung (ARKV), die nach Ländern differenziert. Der Tagessatz gilt bei mehr als 12 Stunden Abwesenheit im jeweiligen Land. Einige Beispiele:
| Land | Tagesgeld (voller Tag) |
|---|---|
| Deutschland | 35,30 € |
| Schweiz | 55,00 € |
| Italien | 35,30 € |
| Frankreich | 40,10 € |
| USA | 52,30 € |
| Großbritannien | 44,40 € |
| Polen | 27,90 € |
💡 An- und Abreisetag
An Tagen, an denen die Abwesenheit weniger als 12 Stunden beträgt (typisch für reine An- oder Abreisetage), gilt der halbe Auslandssatz. Dokumentiere daher die genaue Abfahrts- und Ankunftszeit.
3. Bedingungen: Wann ist Tagesgeld absetzbar?
Nicht jede Fahrt gibt Anspruch auf Tagesgeld. Das Finanzamt prüft bei einer Betriebsprüfung, ob folgende Grundvoraussetzungen erfüllt sind:
✅ 1. Berufliche Veranlassung
Die Reise muss betrieblich/beruflich veranlasst sein. Kundenbesuche, Lieferantentermine, Messen, Fortbildungen, Behördengänge — all das zählt. Rein private Reisen (auch wenn du dabei das Laptop mitgenommen hast) sind nicht absetzbar.
✅ 2. Mindestentfernung vom Betriebs-/Wohnort
Fahrten innerhalb des Ortsgebietes oder zu nahe gelegenen Orten (unter 25 km Luftlinie) werden nicht anerkannt. Als Faustregel gilt: Der Reiseort muss außerhalb des üblichen Tätigkeitsgebietes liegen und so weit entfernt sein, dass ein Mehraufwand für Verpflegung plausibel ist.
✅ 3. Keine regelmäßige Tätigkeit am Ort
Wird ein Ort regelmäßig und dauerhaft aufgesucht (z.B. wöchentlich beim selben Kunden), gilt er nach einer gewissen Anlaufphase als "weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit". Ab diesem Zeitpunkt fällt das Tagesgeld weg. Als sicherer Rahmen gilt: ein Ort, der seltener als einmal pro Woche aufgesucht wird.
✅ 4. Abwesenheit von mindestens 3 Stunden
Die Gesamtabwesenheit vom Wohn- oder Betriebsort muss mindestens 3 Stunden betragen, um überhaupt einen (halben) Tagesgeldanspruch zu begründen. Kürzere Abwesenheiten geben keinen Anspruch.
4. Nachweis & Dokumentation
Da das Tagesgeld eine Pauschale ist, brauchst du keine Restaurantbelege. Du musst aber die Dienstreise selbst glaubhaft nachweisen können. Das Finanzamt erwartet bei einer Prüfung mindestens folgende Angaben pro Reise:
- Datum der Reise (Tag oder Zeitraum)
- Reiseziel (Ort, ggf. Land)
- Reisezweck (z.B. "Kundentermin bei Firma X", "Messe Wien")
- Abfahrts- und Ankunftszeit (für die Berechnung des Tagessatzes)
- Berechneter Betrag (voller oder halber Tagessatz)
💡 Akzeptierte Nachweisformen
- Eigene Reisekostenabrechnung (Excel oder Vorlage)
- Kalendereinträge (Google Calendar, Outlook) mit Zeiten und Zweck
- Hotelrechnungen (belegen Ort und Datum automatisch)
- Tankbelege mit Ort und Zeitstempel
- E-Mail-Bestätigungen von Terminen
⚠️ Aufbewahrungspflicht
Alle Belege und Aufzeichnungen zu Reisekosten müssen 7 Jahre aufbewahrt werden (§ 132 BAO). Das gilt auch für digitale Aufzeichnungen (Kalender-Exporte, PDF-Rechnungen etc.).
5. Kombination mit anderen Reisekosten
Das Tagesgeld ist nur eine von mehreren Reisekostenkategorien. Folgende Posten können zusätzlich abgesetzt werden:
| Kostenart | Absetzbar | Nachweis |
|---|---|---|
| Tagesgeld (Verpflegung) | Pauschale (26,40 €/Tag) | Reisekostenabrechnung |
| Nächtigungskosten | Tatsächliche Kosten oder 15 €/Nacht pauschal | Hotelrechnung oder Eigenbeleg |
| Fahrtkosten (eigenes Kfz) | 0,42 €/km (Kilometergeld) | Fahrtenbuch oder Einzelaufzeichnung |
| Fahrtkosten (öffentlich) | Tatsächliche Kosten | Tickets, Rechnungen |
| Flugkosten | Tatsächliche Kosten | Buchungsbestätigung |
✅ Praxisbeispiel: Geschäftsreise nach Graz
Du fährst von Wien nach Graz zum Kundentermin (280 km hin und zurück), übernachtest eine Nacht im Hotel (85 €) und bist insgesamt 26 Stunden weg.
- Tagesgeld: 2 × 26,40 € = 52,80 € (Tag 1: voller Satz, Tag 2: voller Satz)
- Kilometergeld: 280 km × 0,42 € = 117,60 €
- Hotel: 85,00 € (mit Beleg)
- Gesamt absetzbar: 255,40 €
6. Checkliste: Tagesgeld richtig absetzen
- ☐Reise ist beruflich veranlasst (Kundentermin, Messe, Fortbildung …)
- ☐Reiseort liegt mehr als 25 km vom Betriebs-/Wohnort entfernt
- ☐Reiseort wird nicht regelmäßig (öfter als 1× pro Woche) aufgesucht
- ☐Abwesenheit beträgt mindestens 3 Stunden
- ☐Datum, Reiseziel, Zweck und genaue Abfahrts-/Ankunftszeit dokumentiert
- ☐Reisekostenabrechnung oder Kalendereinträge vorhanden
- ☐Korrekter Tagessatz angewandt (voll ab 12h, halb bei 3–12h)
- ☐Für Auslandsreisen: richtiger ARKV-Ländersatz verwendet
- ☐Belege 7 Jahre aufbewahrt (digital oder physisch)