Auslagenersatz & durchlaufende Posten in Österreich 2026: Einfach erklärt

1. Was ist Auslagenersatz?

Von Auslagenersatz spricht man, wenn du im Rahmen eines Auftrags Kosten vorstreckst oder selbst einkaufst und diese Kosten später deinem Kunden weiterverrechnest. Typische Beispiele sind Fahrtkosten, Nächtigungskosten, Druckkosten, kleine Fremdleistungen oder Material, das du für die Durchführung deines Auftrags benötigst.

Wichtig: Wenn du diese Ausgaben im eigenen Namen tätigst, gehören sie steuerlich meist zu deiner Leistung. Das heißt: Auch wenn du nur 1:1 weiterverrechnest, ist das nicht automatisch neutral.

2. Was sind durchlaufende Posten?

Durchlaufende Posten liegen vor, wenn du Geld nur für deinen Kunden vereinnahmst oder ausgibst, ohne dass es wirtschaftlich zu deinem eigenen Umsatz gehört. Klassisch ist das der Fall, wenn du im Namen und für Rechnung deines Kunden handelst.

Dann bist du nur eine Art "Durchgangsstelle". Der Betrag wird nicht Teil deines Honorars und unterliegt grundsätzlich auch nicht deiner eigenen Umsatzsteuer.

• Beispiel: Du zahlst eine behördliche Gebühr ausdrücklich für deinen Kunden ein.
• Beispiel: Ein externer Fremdbetrag wird direkt dem Kunden zugerechnet und von dir nur weitergeleitet.

3. Der entscheidende Unterschied

Der häufigste Denkfehler: "Ich habe keinen Aufschlag verlangt, also ist es ein durchlaufender Posten." Das stimmt nicht. Entscheidend ist nicht, ob du daran verdienst, sondern wie rechtlich und wirtschaftlich eingekauft wurde.

4. Wann fällt Umsatzsteuer an?

Bei echtem Auslagenersatz gilt in der Praxis meist: Du stellst deinem Kunden den Betrag gemeinsam mit deinem Honorar in Rechnung. Dann wird der weiterverrechnete Betrag Teil des Entgelts und unterliegt grundsätzlich dem Umsatzsteuersatz deiner Leistung.

Bei echten durchlaufenden Posten dagegen ist der Betrag nicht Teil deines Entgelts. Er wird separat ausgewiesen und nicht noch einmal mit deiner Umsatzsteuer belastet.

5. Praxisbeispiele für EPU und Freelancer

Beispiel A: Zugticket zum Kundentermin

Du kaufst das Ticket selbst, fährst zum Kunden und verrechnest die Reisekosten weiter. Das ist typischerweise Auslagenersatz, weil die Reise Teil deiner Leistungserbringung ist.

Beispiel B: Behördliche Gebühr im Namen des Kunden

Du reichst für deinen Kunden Unterlagen ein und zahlst dabei eine amtliche Gebühr, die rechtlich dem Kunden zugeordnet ist. Das kann ein durchlaufender Posten sein, wenn klar dokumentiert ist, dass du nur für ihn gehandelt hast.

Beispiel C: Druckkosten für ein Kundenprojekt

Du beauftragst die Druckerei selbst und gibst die Kosten weiter. Das ist meist kein durchlaufender Posten, sondern Teil deiner Projektleistung.

6. So schreibst du es korrekt auf die Rechnung

Für die Praxis gilt: Weise dein Honorar und fremde Kosten sauber getrennt aus. So bleibt für den Kunden, für dich und im Prüfungsfall für das Finanzamt nachvollziehbar, was dein eigenes Entgelt ist und was nicht.

Ein echter durchlaufender Posten könnte dagegen separat angeführt werden, zum Beispiel:

Wenn du regelmäßig Rechnungen schreibst, hilft dir ein sauberes System enorm. In Rechnito kannst du Positionen klar trennen und Rechnungen nachvollziehbar aufbauen.

7. Häufige Fehler

• Jede Weiterverrechnung als durchlaufenden Posten behandeln: Das ist der Klassiker — und oft falsch.
• Belege nicht sauber dokumentieren: Ohne Zuordnung wird es im Prüfungsfall unangenehm.
• Honorar und Fremdkosten vermischen: Besser getrennt ausweisen, damit alles nachvollziehbar bleibt.
• Umsatzsteuer ungeprüft vom Fremdbeleg übernehmen: Maßgeblich ist oft deine eigene Leistung, nicht nur der Originalbeleg.

8. FAQ

Sind Porto oder Versandkosten durchlaufende Posten?

Meist nicht automatisch. Wenn du Versand im Rahmen deiner eigenen Leistung organisierst und verrechnest, handelt es sich häufig um Auslagenersatz bzw. Nebenleistung.

Kann ich Belege einfach an den Kunden weiterleiten?

Für die Dokumentation ja, steuerlich ersetzt das aber nicht die richtige Einordnung. Ein weitergeleiteter Beleg ist nicht automatisch ein durchlaufender Posten.

Was ist bei Kleinunternehmern zu beachten?

Auch Kleinunternehmer müssen sauber zwischen eigenem Entgelt und echten durchlaufenden Posten unterscheiden. Wenn du unter die Kleinunternehmerregelung fällst, weist du auf dein eigenes Entgelt keine Umsatzsteuer aus — die Abgrenzungsfrage bleibt aber trotzdem wichtig.