Anzahlungsrechnung erstellen: Muster & Pflichtangaben für Österreich
Du nimmst einen großen Auftrag an und willst eine Anzahlung absichern? Eine Anzahlungsrechnung ist das richtige Werkzeug — wenn sie korrekt ausgestellt ist. Hier erfährst du, was auf eine Anzahlungsrechnung gehört, wie die Umsatzsteuer behandelt wird und wie der Weg von der Anzahlung zur Schlussrechnung aussieht.
1. Was ist eine Anzahlungsrechnung?
Eine Anzahlungsrechnung (auch: Akonto-Rechnung, Vorauszahlungsrechnung oder Vorschussrechnung) ist eine Rechnung, die vor der vollständigen Erbringung einer Leistung oder Lieferung ausgestellt wird. Sie fordert den Kunden auf, einen Teil des vereinbarten Gesamtpreises im Voraus zu bezahlen — als finanzielle Absicherung für den Auftragnehmer.
Wichtig ist die Abgrenzung zu verwandten Begriffen:
| Dokument | Zeitpunkt | Bezug |
|---|---|---|
| Anzahlungsrechnung | Vor oder zu Beginn der Leistung | Vorauszahlung auf den Gesamtauftrag |
| Teilrechnung | Während der Leistung | Abgeschlossener, abgrenzbarer Leistungsteil |
| Schlussrechnung | Nach vollständiger Leistungserbringung | Gesamtleistung abzüglich geleisteter Anzahlungen |
| Vorschuss / Akonto | Formlose Vorauszahlung | Ohne förmliche Rechnung (steuerlich unvollständig) |
Der Begriff Akonto oder Vorschuss wird im Alltag oft synonym mit Anzahlung verwendet. Steuerrechtlich ist jedoch entscheidend: Sobald du Umsatzsteuer ausweisen musst, brauchst du eine ordnungsgemäße Anzahlungsrechnung — kein formloser Zahlungsbeleg.
💡 Tipp
Die Schlussrechnung und ihre Beziehung zur Anzahlungsrechnung ist ein eigenes Thema. Mehr dazu im Guide Teilrechnung & Schlussrechnung richtig erstellen.
2. Wann braucht man eine Anzahlungsrechnung?
Anzahlungsrechnungen sind in vielen Branchen und Situationen sinnvoll oder sogar üblich:
- Große Projekte mit langer Laufzeit: Webentwicklung, Bauprojekte, Softwareentwicklung, Beratungsmandate — hier schützt die Anzahlung vor dem Risiko, monatelang zu arbeiten und am Ende keinen Cent zu sehen.
- Handwerk und Bau: Tischler, Installateure, Maler — Material muss oft vor Baubeginn eingekauft werden. Die Anzahlungsrechnung deckt die Materialkosten.
- Individuelle Anfertigungen: Maßgeschneiderte Produkte wie Kleidung, Möbel, Kunstwerke oder gravierte Gegenstände sind nach Auftrag nicht anderweitig verkäuflich. Eine Anzahlung sichert den Auftragnehmer ab.
- Veranstaltungen und Events: Catering, Locations, Musikbands — Buchungen weit im Voraus werden branchenüblich mit Anzahlung gesichert.
- Neue Kunden ohne Bonitätsnachweis: Bei unbekannten Kunden oder aus dem Ausland kann eine Anzahlung das Ausfallrisiko erheblich reduzieren.
⚠️ Rechtlicher Hinweis
Eine Anzahlung ist nur möglich, wenn sie im Vertrag oder Angebot vereinbart wurde. Du kannst also nicht einfach nachträglich eine Anzahlungsrechnung schicken, wenn das nicht vereinbart war. Halte die Vereinbarung schriftlich fest — im Angebot oder im Auftragsbestätigungsschreiben.
3. Pflichtangaben auf der Anzahlungsrechnung
Eine Anzahlungsrechnung ist steuerrechtlich eine vollwertige Rechnung und muss alle Pflichtangaben nach §11 UStG (Österreich) enthalten. Zusätzlich sollte sie klar als Anzahlungsrechnung gekennzeichnet sein und den Bezug zum Gesamtauftrag herstellen.
Checkliste: Pflichtangaben der Anzahlungsrechnung
- ✓Bezeichnung „Anzahlungsrechnung“ (klar ersichtlich im Titel)
- ✓Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (du)
- ✓Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Kunde)
- ✓UID-Nummer des Ausstellers (wenn vorhanden und Betrag ≥ €10.000 oder auf Anfrage)
- ✓UID-Nummer des Empfängers (bei B2B-Rechnungen)
- ✓Ausstellungsdatum der Anzahlungsrechnung
- ✓Fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer
- ✓Beschreibung der zu erbringenden Leistung / des Auftrags (Bezug zum Gesamtauftrag)
- ✓Nettobetrag der Anzahlung
- ✓Anzuwendender Umsatzsteuersatz (z. B. 20 %)
- ✓Umsatzsteuerbetrag in Euro
- ✓Bruttobetrag der Anzahlung (Zahlbetrag)
- ✓Zahlungsziel und Bankverbindung (IBAN)
Der Verweis auf den Gesamtauftrag ist zwar keine gesetzliche Pflicht im strengen Sinn, aber dringend empfohlen — er schafft Klarheit für beide Seiten und erleichtert die spätere Verbuchung. Schreibe z. B.: „Anzahlung auf Auftrag Nr. 2026-042 vom 15.02.2026 — Umbau Büro Wien“.
🇦🇹 Österreich-Hinweis: Kleinunternehmer
Wenn du als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit bist (§6 Abs. 1 Z 27 UStG AT), weist du auf der Anzahlungsrechnung keine Umsatzsteuer aus. Dafür musst du den Hinweis „Umsatzsteuerbefreit gemäß §6 Abs. 1 Z 27 UStG“ anführen. Der Empfänger hat in diesem Fall keinen Vorsteuerabzug.
4. Umsatzsteuer bei Anzahlungen
Die umsatzsteuerliche Behandlung von Anzahlungen ist eines der häufigsten Missverständnisse in der Praxis. Daher hier die wichtigsten Regeln für Österreich:
Steuerschuld entsteht mit Zahlungseingang
Nach dem österreichischen UStG entsteht die Umsatzsteuerschuld bei Anzahlungen im Zeitpunkt der Vereinnahmung — also wenn das Geld auf deinem Konto eingeht. Das ist unabhängig davon, wann du die Leistung tatsächlich erbringst. Du musst die Umsatzsteuer bereits in dem Voranmeldungszeitraum (Monat oder Quartal) abführen, in dem die Zahlung eingegangen ist.
Vorsteuerabzug beim Empfänger
Der Leistungsempfänger (dein Kunde, sofern vorsteuerabzugsberechtigt) kann die Vorsteuer aus einer Anzahlungsrechnung geltend machen, sobald er eine ordnungsgemäße Rechnung erhalten hat und die Zahlung geleistet hat. Beide Voraussetzungen müssen gleichzeitig erfüllt sein.
Sonderfall: Istbesteuerung
Wer die Istbesteuerung (Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten) anwendet — das ist für viele EPUs und KMUs in Österreich möglich — schuldet die Umsatzsteuer ohnehin erst bei Zahlungseingang. Bei der Sollbesteuerung (nach vereinbarten Entgelten) gibt es hingegen einen eigenen Sondertatbestand für Anzahlungen, der zum gleichen Ergebnis führt.
⚠️ Steuerberater empfohlen
Die genaue USt-Behandlung kann je nach Besteuerungsart, Branche und Einzelfall variieren. Besonders bei größeren Projekten mit mehreren Anzahlungen empfiehlt sich die Rücksprache mit einem Steuerberater oder einer Steuerberaterin.
5. Von der Anzahlung zur Schlussrechnung
Der typische Ablauf bei einem größeren Projekt mit Anzahlungen sieht so aus:
Auftragserteilung & Anzahlungsrechnung
Der Auftrag wird schriftlich bestätigt. Du stellst die Anzahlungsrechnung aus (z. B. 30 % des Gesamtpreises). Der Kunde bezahlt innerhalb des vereinbarten Zahlungsziels.
Projektdurchführung
Die Leistung wird erbracht. Bei sehr langen Projekten können optional Teilrechnungen für abgeschlossene Leistungsphasen gestellt werden.
Leistungsabnahme
Der Kunde nimmt die vollständig erbrachte Leistung ab. Jetzt bist du berechtigt, die Schlussrechnung auszustellen.
Schlussrechnung mit Abzug der Anzahlungen
Die Schlussrechnung weist den Gesamtbetrag aus. Darunter werden die geleisteten Anzahlungen (mit Datum, Rechnungsnummer und USt-Betrag) abgezogen. Der Restbetrag ist der tatsächliche Zahlbetrag.
Mehr zum Thema Schlussrechnung — inklusive Muster und Buchungsbeispiele — findest du im Guide Teilrechnung & Schlussrechnung richtig erstellen.
6. Muster einer Anzahlungsrechnung
Das folgende Beispiel zeigt eine Anzahlungsrechnung für einen Handwerksbetrieb. Der Auftrag: Kücheneinbau zum Gesamtpreis von € 6.000,00 (netto), Anzahlung 30 %.
ANZAHLUNGSRECHNUNG
Rechnungs-Nr.: AZ-2026-0003
Datum: 10.03.2026
Leistungserbringer:
Tischler Huber e.U.
Hauptstraße 12
4020 Linz
UID: ATU98765432
Leistungsempfänger:
Mustermann Immobilien GmbH
Bahnhofstr. 7
4040 Linz
UID: ATU12345678
Auftrag: Einbau Einbauküche, Auftragsnr. 2026-042 vom 28.02.2026
Leistungszeitraum: April 2026 (geplant)
| Beschreibung | Netto | USt 20 % | Brutto |
|---|---|---|---|
| Anzahlung 30 % auf Einbauküche (Gesamtauftrag € 7.200,00 brutto) | € 1.800,00 | € 360,00 | € 2.160,00 |
| Zahlbetrag | € 1.800,00 | € 360,00 | € 2.160,00 |
Zahlungsziel: 14 Tage ab Rechnungsdatum
IBAN: AT12 3456 7890 1234 5678 · BIC: BAWAATWW
Hinweis zum Muster: Im Beispiel wird auf den Gesamtbetrag von € 7.200,00 brutto verwiesen, damit der Kunde den Zusammenhang sofort erkennt. Die Anzahlung von 30 % entspricht € 2.160,00 brutto (= € 1.800,00 netto + € 360,00 USt).
7. Buchhalterische Behandlung
Anzahlungen haben besondere buchhalterische Eigenschaften, weil sie noch keine Erlöse darstellen — die Leistung wurde ja noch nicht erbracht. Hier ein Überblick:
Beim Auftragnehmer (du stellst die Anzahlungsrechnung aus)
- Vereinnahmung: Die eingegangene Anzahlung wird zunächst als erhaltene Anzahlung (Verbindlichkeit) verbucht — nicht als Erlös. Die Umsatzsteuer wird sofort als Zahllast erfasst.
- Beispiel Buchungssatz: Bank € 2.160,00 an Erhaltene Anzahlungen € 1.800,00 + USt € 360,00
- Nach Leistungserbringung (Schlussrechnung): Die erhaltene Anzahlung wird in Erlöse umgebucht. Der verbleibende Restbetrag wird als normale Forderung erfasst.
Beim Auftraggeber (dein Kunde leistet die Anzahlung)
- Zahlung: Die geleistete Anzahlung wird als geleistete Anzahlung (Forderung / Aktivposten) verbucht — ebenfalls noch nicht als Aufwand. Die Vorsteuer wird bei Vorliegen der ordnungsgemäßen Rechnung und nach Zahlung geltend gemacht.
- Beispiel Buchungssatz: Geleistete Anzahlungen € 1.800,00 + VSt € 360,00 an Bank € 2.160,00
- Nach Erhalt der Schlussrechnung: Die geleistete Anzahlung wird gegen die Schlussrechnung aufgerechnet. Nur der Restbetrag wird als Aufwand erfasst.
⚠️ EAR-Rechner (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung)
Wenn du die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung anwendest (kein doppeltes Buchführungssystem), gelten vereinfachte Regeln. Hier wird die Anzahlung bei Zahlungseingang als Einnahme erfasst — ohne eigene Konten für Anzahlungen. Frage bei Unsicherheiten deinen Steuerberater.
8. Häufige Fehler bei Anzahlungsrechnungen
Kein klarer Titel „Anzahlungsrechnung“
Wenn auf dem Dokument nur „Rechnung“ steht, ist nicht klar, ob es sich um eine Anzahlung handelt. Das führt zu Verwirrung in der Buchhaltung des Kunden und kann die korrekte Verbuchung erschweren.
Kein Bezug zum Gesamtauftrag
Ohne Verweis auf den Auftrag (Auftragsnummer, Auftragsdatum, Projektbezeichnung) kann der Kunde die Anzahlungsrechnung keinem konkreten Projekt zuordnen. Besonders bei Kunden mit mehreren laufenden Projekten ist das problematisch.
USt-Abfuhr vergessen
Viele Unternehmer denken, die Umsatzsteuer wird erst mit der Schlussrechnung fällig. Falsch: Bei Anzahlungen entsteht die Steuerschuld bereits mit Zahlungseingang. Wer das vergisst, riskiert Nachzahlungen und Säumniszuschläge.
Anzahlung in der Schlussrechnung nicht abgezogen
Die Schlussrechnung muss die geleisteten Anzahlungen (mit Verweis auf Rechnungsnummer und Datum) explizit abziehen. Wer das vergisst, stellt dem Kunden doppelt in Rechnung — was zu Zahlungsverzögerungen und Ärger führt.
Fehlende oder unvollständige Pflichtangaben
Eine Anzahlungsrechnung ohne ordnungsgemäße Rechnungsnummer, ohne UID-Nummer (sofern erforderlich) oder ohne Steuersatz ist keine gültige Rechnung im Sinne des UStG. Der Empfänger kann in diesem Fall keinen Vorsteuerabzug geltend machen.
Anzahlung ohne vertragliche Grundlage
Eine Anzahlungsrechnung setzt voraus, dass eine Anzahlung vereinbart wurde. Ohne schriftliche Vereinbarung im Angebot oder Vertrag kann der Kunde die Zahlung verweigern oder zurückfordern.
9. FAQ
Was ist der Unterschied zwischen Anzahlungsrechnung und Teilrechnung?
Wann entsteht die Umsatzsteuerschuld bei einer Anzahlungsrechnung?
Kann der Empfänger einer Anzahlungsrechnung die Vorsteuer sofort abziehen?
Wie weise ich in der Schlussrechnung die Anzahlung aus?
Brauche ich eine eigene Rechnungsnummer für die Anzahlungsrechnung?
Weiterführende Guides
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